專案排程範本

簡化複雜的工作。在融貫的排程表中組織專案任務、交付項目和里程碑。瞭解如何在 Asana 中建立自訂的專案排程範本。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

timeline icon時間軸dependency icon相依性automation icon自動化project icon專案概觀

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大型、複雜的專案需要借助一定的形態結構才能保持進度正常。將專案拆解為較小型的步驟後,您需要定義每一項可行動任務的參與人員、內容和時間,然後將它們輸入專案排程。專案排程可將所有任務集中在同一處位置,藉而使工作聚焦。

[產品 UI] Asana 中的活動專案排程 (時間軸檢視)

什麽是專案排程?

專案排程為您展示專案的里程碑、任務和交付項目,將這些內容整齊地顯示在時間軸上,讓您在同一個空間中從頭到尾簡化整個專案。

專案排程是專案管理的關鍵要素。排程表會根據您的專案藍圖和專案生命週期,將工作以可行動的順序組織起來。

為什麼要使用專案排程範本?

在規劃階段,一切都感覺大有可能。嶄新的工作閃閃發亮,您通常很期待開始進行。但是,若在沒有明確排程表的情況下投入專案,您可能很快就會遺失大方向——您開始此專案的原因,以及希望實現的成果。若您提前花些時間建立一份專案排程範本,便能有一個參考點來指引您完成每個步驟。

雖然有很多種方法可以管理專案排程範本,但使用專案管理工具將幫助您充分利用之。您可以將自己喜歡的排程儲存為範本,並在每個新專案中重複使用。使用這項工具還能讓您做到:

  • 在視覺化的時間軸中設計您的排程表,可讓您立即查看待辦事項、團隊成員和截止日期之間的關聯。

  • 新增相依性,讓您以正確的順序完成工作。

  • 使用專案里程碑慶祝和認可成就。

  • 連結所有專案資訊——從任務清單到報告,所有內容都集中存放在同一處位置。

  • 跨團隊分享您的專案排程,以利交叉協作和取得支援。

  • 在排程表中將工作流程自動化,完成設定後便可無後顧之憂。

  • 隨著優先事項的變化調整截止日期。

  • 為所有專案關係人提供專案狀態的快速概覽。

[產品 UI] 產品行銷發布專案範例 (時間軸)

專案排程的類型

工作文件、草稿紙、整合軟體——技術上來說,您可以在任何地方建立專案排程。在專案管理軟體問世之前,公司曾使用書面行事曆和厚厚的活頁夾來追蹤專案。現在,有賴於數位工具的優勢,我們可以隨著專案的進行自動追蹤和調整,從而減少工作附帶事務並提高生產力。

以下是組織專案排程的三種常見方法,以及每種方法的優缺點:

1. 數位文件 

在數位專案排程範本中使用文件的情形已經越來越少見,但它們仍然是最容易取得的方式。

優點:通常可免費使用、易於建立,且任何人都可取得。

缺點:專案可能隨時發生變化,但文件並不會隨之改變。要將這些文件轉變成活的排程表幾乎是不可能的。因此,維護這些文件非常耗時,並且需要大量的手動更新。由於人們可能會忽略任務或忘記截止日期,故這個作法會增加人為錯誤的風險。此外,人們還必須要記得參考這些文件,但當專案發生變化時,卻沒有提醒或工具來告知專案關係人。

2. 試算表 

試算表可以很容易地轉換為專案排程,但它的優勢也僅只於此。

優點:試算表的網格設計自然很適用於製作排程表。您還可以輸入規則和公式來將一些工作自動化。此外,大多數組織都能取得試算表,且大部份功能都可以免費使用。

缺點:試算表是以規則和公式為基礎運作,但您必須對這些規則和公式有所瞭解,才能有效地使用這個工具。雖然任何人都可以建立試算表,卻只有一部份的人有能力熟練地使用之。若非如此,試算表充不過是帶有網格版面配置的文件,在自動化、調整內容和與團隊溝通等方面的能力十分有限。

3. 數位時間軸 

這種可視化的專案排程也稱為甘特圖,用以顯示繪製於時間軸上的任務。

優點:甘特圖範本是建立自訂專案排程的理想方式。它經過視覺設計並包含所有必要的細節,因此您可以一次查看所有內容。這個工具特別有用,能讓您可視化關鍵路徑或專案取得成功所需的最短任務序列。它能為所有專案關係人提供專案狀態的快速概覽,並且很容易更改。您只需用滑鼠輕點幾下即可調整任務、團隊成員或截止日期。若您新增相依性和自動化規則,還可以從頭到尾將整個專案工作流程自動化。

缺點:通常需要使用特定的專案管理軟體才能建立易於編輯的數位時間軸。

[產品 UI] 行銷活動管理專案範例 (時間軸)

建立您自己的自訂排程

所有專案時間軸都包含相同的基本功能:期限和任務。您可以由此開始進行自訂。這取決於您使用專案排程範本的方式。例如,若您需要協調跨部門的協作工作,您可能會想新增專案依存項來管理工作流程。

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整您依存項的截止日期。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

推薦的應用程式

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Outlook。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產),您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著,您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期,並將其新增至專案中,使之與其他相關工作相互連結。

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

若要開始建立您自己的專案時間軸,請依循以下這些最佳作法:

  • 使用一個可讓您輕鬆調整期限的系統。藉助專案管理工具,您可以一次變更多個期限,並即時通知重要的專案關係人。

  • 利用專案相依性減少遺失工作的可能性。這個功能在您需要完成某個項目以便執行下一個任務時最為管用。例如,需要先取得法務核准才能發佈網站。

  • 指派任務及委派工作,讓所有專案關係人在專案中都有所擔責。

  • 新增專案里程碑以追蹤和慶祝每項成就。

  • 透過明確的交付項目、期望的開始日期,以及預期的結束日期,為每項待辦事項定義其工作範疇。

建立您的範本

常見問題

如何建立專案排程範本?

建立數位專案範本很容易。首先,請查看專案概覽並建立一份任務清單。寫下每一項需要完成的可行動任務。接下來,請查看行事曆、您團隊的工作負荷以及任何˙沒有調整空間的期限。請留意是否有漏缺之處和可用的資源。然後,在時間軸上繪製所有這些資訊、指派任務,並為每個待辦事項建立期限。完成了!您已經建立好一份專案排程範本了。

專案排程範本的功用是什麼?

專案排程範本在時間軸上列出您的任務,故您可以查看每天、每週、每月所需完成的工作,直到專案完成為止。

專案排程範本中應該包含哪些內容?

您的專案排程範本應該包含順利管理工作所需的一切內容。切確的元素會有所不同,但您總是應該納入預估的開始和結束日期、工作任務、里程碑成就、工作團隊成員,以及任何已知的專案相依性。將這些步驟納入其中,將幫助您在專案排程中建立明確的檢查點。

專案排程範本和工作計劃範本有何區別?

專案排程範本是以日期為基礎的序列性任務。工作計劃範本則是專案的完整概覽,其中還包括預算、人員配置和廣泛的目標。

為什麼專案排程範本很重要?

經常錯過期限?有一個簡單的解決方案可以因應,那就是數位專案排程範本。這種整潔的範本提供了可視化的檢視,為您展示從頭到尾需要完成的所有事項。在此,您唯一需要做的就是為每項任務指派期限和團隊成員,以保持專案持續向前推進。

可以在 Excel 中建立專案排程範本嗎?

可以。您可以使用試算表建立專案排程範本,但仍需要手動進行更新和維護,這麼做不僅耗時又會降低生產力。請改變作法,使用專案管理軟體來建立、標準化和分享您的專案排程範本。

專案排程範本如何融入專案管理?

專案排程範本是專案管理流程中的一個步驟。這種範本是多功能、多用途的專案,可以在多個團隊中使用,以追蹤需要完成的工作和期限。團隊可使用此範本輕鬆啟動專案工作。此後,專案排程將成為一份參考指南,用以確保工作按計劃進行。

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