營運計劃範本

當您擁有一個系統時,營運規劃就會簡單得多。不妨瞭解 Asana 的營運團隊如何使用標準化流程來簡化策略規劃,無論涉及多少專案關係人都能加以處理。

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Asana 如何利用 Asana 進行策略營運之範本範例圖片

營運規劃是高度跨職能的。它觸及每個團隊,可以推動真正的變革,但也需要大量的協調工作。若要讓其產生作用,您需要將公司中幾乎每個團隊聚集在一起,包括高階主管、財務、產品、法律、人力資源等團隊。 

要管理如此眾多關係,範本化工作流程是其中關鍵。範本可為專案關係人提供合作方式的計劃,因此,您可以快速制定計劃並採取行動,而無需不斷進行來回溝通。在 Asana 中,從年度規劃到業務規劃會議,我們都會使用預先定義的工作流程來簡化我們的營運規劃流程。 

什麼是營運規劃?

營運規劃是組織您的公司共同制定策略性決策的方式之過程。這與專案管理類似,只是您並不是關注一個專案,而是為整家公司規劃進程。營運規劃的目標在於推動所有業務部門的一致性和清晰度,這樣公司領導者就可以共同做出決策,公司的其他部門也可以理解這些決策並採取行動。 

例如,營運規劃涉及: 

  • 管理業務 KPI (關鍵績效指標) 的報告週期

  • 組織每月和季度業務回顧

  • 年度規劃

  • 策略性計劃的專案管理

什麼是營運計劃範本? 

營運計劃範本是一種預先制定的工作流程,適用於各種基礎營運規劃流程,例如年度規劃或季度業務審查。該範本列出了流程中的每個步驟,以便專案關係人確切知道如何彼此協作。例如,若您建立年度規劃範本,您就不再需要在每個新的規劃週期中從頭開始。您只需複製範本並遵循預先定義的工作流程即可。

為什麼要使用數位營運計劃範本?

由於營運規劃涉及許多專案關係人,因此常常會遇到陷阱,例如冗長而混亂的電子郵件對話、太多會議,以及在往來奔忙中遺失資訊。需要追蹤的事情不少,而電子郵件和 Google 文件這類靜態工具則往往會使混亂倍增。 

使用工作管理平台可將您的策略規劃流程集中在一處,從而解決這些問題。這樣,每個人都有一個單一事實來源,可以即時進行溝通,分享更新並制定計劃。 

以下是您可以使用數位營運計劃範本完成的事務:

  • 建立一個單一營運規劃工作記錄系統。 

  • 將與專案關係人的對話集中在一處,從而避免遺失任何資訊。

  • 與專案關係人分享狀態報告,而無需安排額外會議。

  • 檢視專案報告和圖表,以便快速瞭解計劃的執行狀況。 

  • 將營運工作流程自動化,這樣團隊就能減少花費在協調工作上的時間,而將更多的時間用在具高影響力的計劃上。

  • 隨情況變化,輕鬆更新專案排程、任務和所有者。

  • 使用表單將團隊分享資訊的方式標準化。 

  • 可在專案檢視之間切換,以不同方式可視化營運工作流程,包括任務清單甘特圖行事曆看板。 

營運規劃範本類型

建立營運規劃範本時,最好一次專注於單一使用案例。下面,我們概述了我們在 Asana 中使用的兩個特定使用案例,以及每個使用案例的關鍵元素。

年度規劃範本

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隨著一切簡化和繁忙工作的自動化,我們得以專注於規劃、協作和創造性解決問題的工作,而無需奔忙於協調規劃,而且我們有望可以有更多的時間進行協作和創造性思考。”
Asana 競爭力及產品行銷主管 Tim Bowman

年度規劃是一個高度跨職能的過程。有自上而下的公司目標和自下而上的團隊和部門計劃,這一切都同時進行。在 Asana 中,我們的策略規劃團隊會使用預先定義的工作流程來簡化規劃流程,跨團隊分享資訊,並協助將所有內容整合成一個連貫的綜合計劃。看看這如何辦到。 

  1. 建立一個單一系統記錄所有年度規劃任務。在年度規劃期間,您需要在許多不同團隊之間協調任務。透過將所有內容集中在一個專案中,確保無一遺漏,這樣您就可以看到每個團隊的職責以及何時進行。 

  2. 定義每個年度規劃階段。 在 Asana 中,我們將年度規劃流程分為幾個階段,每個階段都有特定的目標和時間範圍。建立範本時,請在頂端建立一個區段,定義每個年度規劃階段,其中包括該階段的目標以及何時進行。透過明確定義您希望實現的目標以及何時實現,專案關係人就可以瞭解其個人年度規劃任務如何融入總體流程。 

  3. 為每個部門或團隊建立區段。 將每個團隊的任務組織成一個單一區段,這樣他們就可以輕鬆查看他們在年度規劃週期中需負責完成的事務。 

  4. 使用自訂標籤來新增其他資訊。 在 Asana 中,我們使用自訂標籤來檢視每項任務的重要詳細資訊。 例如,我們使用標籤來識別由哪個團隊負責、任務屬於哪個規劃工作流程、是具體的交付項目還是要做出的決策,以及是否需要進行會議。 

  5. 確定您計劃中的關鍵里程碑。 建立里程碑,以確定整個年度規劃流程中的重要檢查點。此舉有助於團隊瞭解其工作方向,以及如何融入整體規劃藍圖。 

建立年度計劃之後,請利用 Asana 的目標功能分享與追蹤。目標是一個供整個組織使用的工具,可以幫助您的整個公司設定、監控和溝通目標。

業務規劃會議範本

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將我們企業組織的領導者聚集在銷售、行銷、業務技術、人力營運、客戶成功和業務策略方面,對於確保跨職能明晰度始終如一和一致性至關重要。 但是,若無法有效且高效地做到這一點,成本也可能會非常高昂。”
Asana 競爭力及產品行銷主管 Tim Bowman

企業領導者必須保持一致。要讓高階主管保持一致,其中一種方法就是定期進行業務規劃會議,讓領導者可以分享最新資訊、協調行動項目並制定計劃。 

在 Asana 中,我們建立了標準化的工作流程,以簡化業務規劃會議,並確保盡可能高效地利用會議時間。有了這個工作流程,我們不再需要倉促地聚集在一起,而且可以優先處理正確的主題。相反,發言者有充足的準備時間,會議參與者也可以專注於對業務最重要的事情,而不僅僅是臨時想起的事務。看看這如何辦到。

  1. 建立單一事實來源,用於會議規劃和後續工作。將規劃任務集中在一處位置,以便專案關係人可以輕鬆查看即將進行的事務以及負責每份簡報的人員。為每個日程項目建立單一任務,然後在會議結束時,將同一項任務新增至其他專案 (如會議紀錄或行動項目) 即可,無需重複作業。

  2. 使用區段來組織資訊。將任務分成幾個區段,例如即將到來的主題、提交新主題和會議日程,讓您更容易找到這些任務。

  3. 使用表單提交新的討論主題。建立主題請求表單 ,將新增日程項目的方式標準化。表單可確保您掌握規劃日程主題所需的一切資訊,例如對日程項目、討論目標、主持人和所需時間的簡短描述。

  4. 建立自訂標籤,以便一目了然地查看關鍵資訊。新增自訂標籤 ,以便快速檢視每個任務的類別和狀態。例如,使用自訂標籤來識別日程項目已確認或仍未完結。

建議功能和整合

建立營運規劃範本時,請使用這些功能和應用程式整合自訂您團隊的工作流程。

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案共用自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 將任務新增至多個專案。 工作本來就是跨職能的。團隊需要有效跨部門執行工作。但若是每個部門都有自己專屬的歸檔系統,工作就會停滯不前,面臨穀倉效應。藉助 Asana 可輕鬆追蹤和管理多個專案中的任務。不僅可以減少重複性的工作,還能提高跨團隊的可視度。此舉有助於團隊在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作,並使您的團隊和任務保持連結。

  • 自動化。 將手動工作自動化,以便您的團隊減少花費在虛功上的時間,並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作,本質上就是「當 X 發生時,執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理,您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

  • 表單。 有人填寫表單時,Asana 專案中會顯示為新任務。透過表單收集資訊,您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊,並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程,不妨建立標準化的系統及問題組合,供每個人回答。或者,也可使用樹狀邏輯,按照使用者先前的答案來量身打造問題。最終,表單將有助您減少管理收到之請求耗費的時間和精力,使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

推薦的應用程式

  • Zoom。 Asana 和 Zoom 合作,致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。而會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 便可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的行動項目。此外,您毋須切換至您的瀏覽器,便可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務。

  • Vimeo。 文字也許可以表達重點,但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能,您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊,而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息,然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中,即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕,使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana,即可提供回饋、提問和指派任務。

常見問題

我還可以使用哪些營運規劃範本來簡化業務的工作流程?

透過 Asana,您可以建立並自訂範本,以滿足任何業務營運使用案例的需求。以下是一些可以著手進行之處: 

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