年度規劃範本

每一項業務都需要有清晰的方向。建立年度規劃範本、設定明確的目標並簡化您的規劃流程,讓公司的每個層級都能在重要的事情上取得一致共識。

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年度規劃對於制定清晰的策略並確保您的公司、部門和個別團隊取得資訊同步至關重要。雖然每年都會進行年度規劃,這項工作仍可能會讓人感到心煩意亂,因為其中涉及了許多不同的專案關係人、截止日期和需要進行的決策。

年度規劃範本可以簡化年度計劃流程,讓您得以專注於制定出色的策略,而無須同時兼顧不同的規劃任務。

[產品 UI] 公司目標與里程碑專案範例 (清單)

什麼是年度規劃?

領導者利用年度規劃來制定團隊來年的策略,包括團隊應該實現的重大目標。在年度規劃的過程中,領導者會設定一個指引方向的北極星,指出他們希望在來年的年底前實現的目標,並制定一份藍圖,說明他們將透過何種方式實現那些目標。同時,他們也在調整團隊和部門的計劃,以配合整體公司策略,從而使組織中的每個人都朝同樣的方向邁進。

什麼是年度規劃範本?

年度規劃範本是一份可重複使用的指南,列出了年度規劃流程中的每個步驟。此範本明確概述您應該進行的事項和進行的時間,藉此幫助釐清規劃工作,以便制訂成功的商業計劃。例如,您的範本可以包括策略會議的時間軸、提交預算和員額請求、確認最終部門目標等。

出色的年度規劃範本還需要有空間來記錄公司、部門和團隊目標,因此您組織的「北極星」是整個年度規劃流程中的首要考慮因素。透過標準化的行動計劃和對高階目標的可視度,您可以確保組織自下而上保持步調一致。

數位年度規劃範本的優勢

年度規劃通常是由組織的最高層級負責進行,且無法有效地傳達給每個人。根據我們的研究,只有 16% 的知識工作者表示,公司在設定和溝通公司目標方面是有效的,只有 26% 的工作者清楚瞭解其個人工作對於公司目標的作用。

數位年度規劃範本可在進行工作之處設定和追蹤年度目標,藉此縮小這種溝通差距。您的團隊和公司目標不會在試算表中束之高閣,而是與實現這些目標所需完成的工作保持密切相關。如此,年度規劃就不僅僅是在高階主管層級發生的事情。相反地,這是一項從 CEO 到暑期實習生等每個人都能受益的練習,幫助他們為工作設定可衡量的目標,並使這些目標與其他團隊及您的公司目標互相契合。

在工作管理平台中統整您的年度規劃流程,可讓您做到:

  • 將所有部門和團隊的策略規劃流程標準化。

  • 為年度規劃流程建立單一的紀錄系統,以便每個人的資訊同步。

  • 當各部門和團隊為新的一年設定其年度目標時,確保他們仍將公司的優先事項謹記於心。

  • 為您的年度規劃流程繪製一份具體的時間軸。

  • 指派有明確截止日期的任務,以便明確掌握任務的負責人、負責的事項和完成期限。

  • 在專案檢視方式之間切換,以不同方式將您的年度商業計劃可視化,如使用標準清單、甘特圖、行事曆或工作流程看板

如何建立年度規劃範本

每個公司的年度規劃看起來都不一樣。若要建立您自己的自訂範本,請先自問以下幾個問題:

  • 有哪些人會參與年度規劃流程?

  • 有哪些需要進行的重大決策,以及需要採取的步驟?

  • 誰會負責做出這些決策?

  • 進行這些決策的先後順序為何?

接著,請利用這些問題來填寫一份粗略的時間軸。在訂定年度規劃流程時,請使用以下這些最佳作法來構思您的範本:

  • 使用區段組織任務。將年度規劃步驟分成不同的區段 (如公司計劃、部門計劃和員額請求),使年度規劃的步驟保持井井有條。

  • 建立自訂標籤,以便將關鍵階段可視化。年度規劃通常分階段進行,例如預先規劃和策略制定、目標設定,然後分配資源來實現這些目標。以顏色編碼的自訂標籤有助於將每個任務在每個年度規劃階段的位置可視化。

  • 指明每個任務對應的負責團隊。在年度規劃期間,瞭解流程中的每個步驟由誰負責十分重要。將每項任務以其各自負責的團隊標示出來,如公司規劃、財務和人力資源。

  • 納入您的團隊和全公司目標。若要使年度規劃發揮作用,您需要不斷瞭解公司的高層次目標。請在範本中納入一個用以設定和追蹤業務、部門和團隊目標的空間,以便確保組織的每個層級都保持一致步調。

在年度規劃範本中追蹤目標,對個別團隊來說是一個很好的方法,但您可以利用 Asana 的目標功能進一步改善目標設定流程。目標功能是整個組織都能使用的工具,可幫助您的整體業務設定、追蹤和溝通目標。

藉助 Asana 設定並實現目標

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在同一處地方查看所有工作,故可以在衝突發生前輕鬆識別並加以處理,從而確保按時實現所有目標。

  • 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案中設定里程碑,便可讓團隊成員和專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。在您努力實現重大的專案目標時,不妨利用里程碑來慶祝路途中的小勝利。

  • 開始日期。 有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需時多久來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。

建議的應用程式

  • Zoom。 Asana 和 Zoom 合作,致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。而會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音及文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

  • Vimeo。 文字也許可以表達重點,但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能,您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊,而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息,然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中,即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕,使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana,即可提供回饋、提問和指派任務。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 便可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的行動項目。此外,您毋須切換至您的瀏覽器,便可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

常見問題

我該如何在年度規劃流程中設定目標?

您可以使用各種目標設定方法,包括目標與關鍵結果 (OKR) 以及 SMART 目標,即具體的 (Smart)、可衡量的 (Measurable)、可實現的 (Achievable)、切實可行的 (Realistic) 和有時間範圍 (Time-bound) 的目標。無論您選擇何種方法,請務必確定關鍵成功指標,以便追蹤和衡量結果。這樣,您便可以判定您的商業策略是否有效,或者是否需要採用不同的做法。

您還可以在設定業務目標時評估前一年的績效。去年的績效是一個很好的基準點,可讓您判定新的年度計劃中有哪些目標是切實可行的。

若您需要參與年度規劃,無論您是在小型企業、新創公司還是大型企業工作,此範本都可以為您提供幫助。每個部門和團隊都應該參與年度規劃,而使用範本有助於將整個公司的年度規劃流程標準化。

越早越好。請在您的公司啟動年度規劃流程後就開始使用年度規劃範本。這通常會發生在第三季,即新財年開始前大約四個月。

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