關鍵路徑法範本

因為專案延誤而停擺了嗎?請建立關鍵路徑法範本,將必須完成的一切可視化,以便達成您的最終目標,包括哪些任務的截止日期有彈性,哪些則是關鍵任務。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

timeline icon時間軸dependency icon相依性field-add icon自訂欄位calendar-star icon開始日期

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專案事務鮮少是簡單、線型的。團隊通常不會逐項解決各個任務,而是在同一時間投入心力於多個交付項目,以便準時完成不同的專案元素。然而,有些任務在其他任務先完成前,無法開始執行,因此某個環節的停擺就可能造成瓶頸,並且使得整個專案脫離常軌。若您沒有一個系統可以用來組織及可視化這所有相互牽連的任務,就很難預測自己需要多少時間,才能把所有事完成。

專案時程 (時間軸) 變複雜時,關鍵路徑法範本就能有所助益。當您需要完成一長串活動方能使專案獲致成功時,此範本就有助您將一系列最重要活動可視化,如此一來,您就知道應優先執行哪些任務,以及自己需要多少時間才能準時完成一切。

[產品 UI] Asana 中的品牌行銷活動專案,甘特圖式檢視 (時間軸)

什麼是關鍵路徑法範本?

關鍵路徑法範本是可重複使用的指南,可幫助您決定專案的關鍵路徑。此路徑是指為了完成計劃,您需要準時完成的最長的一系列任務,也就是說,若關鍵任務有任何延遲,整個專案就會延誤。決定關鍵路徑可幫助您優先執行並配置資源給對專案時間軸有最大衝擊的任務,如此一來,就能避免瓶頸發生,確保工作推展順利。

關鍵路徑法範本按照順序列出為決定專案關鍵路徑所需要採取的每個步驟,從而簡化了流程。它指明您需要收集的所有資訊,以及如何把這些資訊組合起來。多虧此範本,您就不需要針對每個新的計劃從零開始這個流程。相反地,您只要複製範本、填寫所需欄位就能開始規劃。

數位關鍵路徑法範本的優點

專案期間,各項事務都會發生變化。優先順序會改變、資源會異動,且額外的請求也可能改變專案範疇。數位關鍵路徑法範本不只幫您在專案開始時規劃時程,還能在情況有所改變時幫助您調整及可視化關鍵路徑。

與其仰賴靜態的 Excel 試算表或紙本的追蹤表,您大可在團隊完成或變更專案任務的同時,即時檢視數位關鍵路徑法範本的所有更新。這表示您始終能檢視最具時效性的資訊,掌握團隊完成哪些項目、即將展開哪些任務,以及您需要進行什麼調整方能確保按時推動專案時程。

使用專案管理工具來建立關鍵路徑法範本,您就能:

  • 可視化哪些任務對專案時程產生最大衝擊。

  • 以清單或甘特圖形式的圖文說明來檢視專案交付項目,而毋需多做任何額外的工作。

  • 識別並追蹤專案相依性,亦即必須先完成另一項任務才能開始執行的任務。

  • 在您團隊完成和調整任務的同時,即時查看更新。

  • 若情況發生變化即更新您的專案時間軸。

  • 專案關係人清楚明瞭專案時程和優先順序。

  • 附加文件、圖片及影片至各項任務,以便增加情境資訊至任務。

關鍵路徑法範本應包含哪些內容

關鍵路徑法範本應列出您為了決定專案關鍵路徑而需要的所有資訊。包括:

  • 列出所有交付項目和次級交付項目的清單:為了讓專案成功您必須完成的一切,類似 工作細目結構 (WBS)。在 Asana 中,您可以將這些納為任務和子任務。

  • 任務相依性:當前任務阻擋了其他任務或被其他任務所阻擋。

  • 任務持續時間:根據之前的經驗、過去的專案或產業標準預估各項交付項目需時多久。

  • 總浮時:可以不衝擊專案時程而延遲任務的總時間。這是指任務可能的最早開始日期和最晚開始日期相隔的日數。

  • 自由浮時在不衝擊時程中下一個任務的情況下,您可以延遲一個任務多久。這是指下一個任務最早開始時間和目前任務可能的最早完成日期間相隔的日數。

  • 識別關鍵和非關鍵任務的標籤:關鍵路徑中的任務為零浮時,這表示您無法在不衝擊整個專案時程的情況下變更截止日期。非關鍵路徑中的任務有較多游移空間,您可以延遲這些任務而不會延遲專案進度。若要進一步區分關鍵和非關鍵路徑,您可在範本中建立獨立的區段。

  • 各任務的日期範圍:您根據任務相依性和持續時間來完成各交付項目的時間範圍。當您使用關鍵路徑法範本時,這些欄位就是您用來規劃專案時間軸 (時程) 之處。

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需時多久來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。

推薦的應用程式

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  • Loom。Loom 影片可以為您的專案概觀賦予個人特色、情境和明晰度。您可以輕鬆地內嵌 Loom 影片來說明產品、設定期望值以及強調關鍵里程碑。Loom 影片訊息增添了細緻度和情境資訊,從而使您的團隊全速衝刺、更快地推動專案。最棒的一點是,團隊不需要離開 Asana 就可觀看這些影片。

  • Salesforce。使銷售、客戶成功和服務團隊能夠直接與 Asana 中的支援團隊溝通,以此消除瓶頸。共用附件並為售前需求建立可行動、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud,將您的實施和服務團隊與 Asana 中的支援團隊彼此聯結,以提供出色的客戶體驗。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

常見問題

我應該與誰分享我的關鍵路徑法範本?

身為經理,您可以與團隊成員分享關鍵路徑法範本,幫助他們安排每個專案的任務優先順序,並加以規劃。您建立並填寫範本後,還可以與專案關係人分享,以便他們深入瞭解何以特定的期限很重要,以及為什麼您優先執行專案時程中的特定任務。

哪種類型的專案最能得益於關鍵路徑法範本?

具有相依性的任何專案都可以得益於關鍵路徑法範本,特別是當多個專案活動同時發生,且難以瞭解任務期限何以衝擊專案持續時間及專案之完成時,更是如此。

哪裡還能找到更多關於關鍵路徑法的資訊?

請參閱我們的關鍵路徑法 (CPM) 文章,深入瞭解此種專案管理技巧,包括說明如何在專案規劃期間執行關鍵路徑分析的詳細步驟、如何建立網路圖以及 CPM、PERT 表甘特圖之間的差異。

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