看板、Scrum、敏捷與瀑布法：差異比較與選擇指南

瀑布式、敏捷、看板、Scrum，這四個專案管理界的常見術語究竟代表什麼？它們之間有何不同？更重要的是，您該如何選擇最適合團隊的方法？

無論您是首次接觸這些概念，或是正在評估不同方法以優化團隊的專案管理流程，本指南都能提供所需的資訊。我們將逐一介紹每種方法的定義、運作方式和優缺點，再透過看板與 Scrum、敏捷法與瀑布法等重要對比，幫助您找到最合適的方案。

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什麼是看板？

看板是敏捷法的分支，在更廣泛的敏捷思維中發揮重要作用。敏捷式管理的核心理念是調適規劃、盡早交付，以及持續改善，而看板完美支援這些原則。

在比較看板與 Scrum 時，請注意兩者都屬於敏捷架構，但運作方式截然不同。

當人們在專案管理中提到看板時，通常指的是工作流程看板。工作流程看板以欄位代表工作階段，每個欄位中包含該階段的個別工作項目。

看板架構具有高度靈活性，能幫助團隊隨著時間推移變得更加動態和敏捷。雖然看板與 Scrum 是常見的比較主題，但看板的靈活性使其在眾多工作流程中特別出色。

看板如何運作

看板架構由大野泰一在 1940 年代於 Toyota 開發，經過數十年的數位化與持續改良。現代看板架構的核心是線上的視覺化工作管理工具。

人們提到「看板」時，通常指的是工作流程看板，也就是看板工具的可視化專案管理檢視版本。

在工作流程看板中，欄代表工作的各個階段。每一欄中的可視化卡片代表個別任務及其所在階段。常見的階段包括「待辦事項」、「進行中」和「已完成」。

工作流程看板是最熱門的可視化專案管理形式之一，能最有效地提供專案工作流程的簡潔、一目了然的深入解析。

看板團隊管理瓶頸和延遲，以縮短前置時間。他們使用累積流程圖 (CFD) 來確認工作積累的位置，再設定進行中 (WIP) 限制，控制每個階段的工作項目數量，防止過載並提高輸送量。

例如，軟體開發團隊可能會將 WIP 限制設為每欄最多 3 個任務，確保團隊成員不會同時處理太多工作，從而提升整體效率。

工作流程看板的優勢

使用工作流程看板進行可視化專案管理時，您可以為團隊提供豐富的一目了然資訊，包括但不限於：

• 任務或交付項目

• 任務指派對象

• 截止日期和時間範圍

• 相關標籤，例如優先順序或任務類型

• 任務詳細資料

• 情境

• 相關檔案

工作流程看板為團隊提供一種靈活的方式，將進行中的工作可視化。傳統上，工作流程看板的欄位顯示工作的各個階段，這正是為什麼對需要執行如創意請求或錯誤追蹤等持續性流程的團隊而言，它會是受歡迎的可視化專案管理工具。

您也可以根據任務指派對象自訂工作流程看板欄位，新增「泳道」，或依截止日期建立欄位。

由於工作流程看板能非常有效地將工作可視化，因此它成為大部分專案管理工具的重要元件。如果您正在為團隊選擇正確的專案管理工具，請確認它提供看板檢視。更理想的是，尋找能讓您以多種方式檢視工作的工具。例如，在 Asana 中，除了看板檢視，還提供時間軸、行事曆與清單檢視四種檢視方式。

什麼是 Scrum？

Scrum 是最熱門的敏捷架構之一。與通常用作可視化工作工具的看板不同，Scrum 是一套完整的架構，您可以在其上「運作團隊」。該架構提供價值觀、指南和角色的藍圖，幫助團隊專注於持續改進和迭代。

在比較看板與 Scrum 時，請注意 Scrum 具有更明確的角色和結構化的迭代流程。它的彈性不及看板，但對於敏捷團隊而言，是一種協作並完成高影響力工作的出色方法。

Scrum 的運作機制

雖然 Scrum 最初是為軟體開發團隊而建立的，但如今產品、工程等領域都在運用 Scrum 來更快、更有效地完成工作。

Scrum 團隊通常會指派一位 Scrum 主持人負責推動 Scrum 的三個階段，並確保所有人進度正常。Scrum 主持人可以是團隊領導、專案經理、產品所有者，或最有興趣執行 Scrum 的團隊成員。

Scrum 主持人負責實施三個傳統 Scrum 階段：

• 第一階段：衝刺規劃。Scrum 衝刺通常為期兩週，不過團隊可以調整衝刺長度。在衝刺規劃階段，Scrum 主持人和團隊會檢視團隊的待辦項目並選擇要在衝刺期間完成的工作。

• 第二階段：Scrum 日常站立會議。在 Scrum 週期中，團隊通常每天舉行 15 分鐘的會議，查看進度並確保工作指派狀況合宜。

• 第三階段：衝刺回顧。Scrum 結束時，Scrum 主持人會主持回顧會議，評估已完成的工作，將未完成的工作放回待辦項目，並準備下一次衝刺。

Scrum 的目標不是在兩週內完成所有事情然後封存專案。Scrum 採取「持續改善」心態，團隊透過多個小步驟逐漸完成更大的目標。將工作細分為較小的項目，有助於團隊更有效地排定優先順序並提升效率。

Scrum 的優勢

• 執行 Scrum 的團隊擁有清晰的規則、指標及職責。

• 每日 Scrum 會議加上衝刺規劃與衝刺審查 (或「回顧」會議) 可幫助團隊持續確認進度並做出改善。

• 由於 Scrum 以工作待辦項目為基礎，它提供了易於執行的自組織結構，讓團隊領導者得以管理並支援最重要的工作。

• 在 Scrum 中，每次衝刺期間經手的工作都經過事先規劃且份量有限。內建的優先順序層級搭配明確的職責分工，確保每個人都能隨時瞭解自己的任務。

看板和 Scrum 之間的主要差異在於：Scrum 透過衝刺以固定增量交付工作，而看板則透過限制進行中工作和優化流程來強調持續流程。

什麼是敏捷法？

敏捷專案管理法是一種疊代方法，工作會在短暫的衝刺期中完成。透過優先考慮彈性和持續交付，敏捷法對於預期外的專案變動更具彈性，但可能因此面臨範疇潛變的風險。

敏捷法最初是為了彌補傳統瀑布專案管理法的不足而開發。隨著軟體開發在 2000 年代初期蓬勃發展，開發人員需要一種適合原型設計和疊代管理的方法，因此誕生了敏捷軟體開發方法。

自那時起，敏捷宣言就成為實施敏捷法的首選參考資源。如今，敏捷法已不再局限於軟體開發，行銷、IT、活動策劃和產品開發等領域都已採用並調整此方法以適應各自的產業需求。

敏捷法的運作方式

敏捷專案管理法包括疊代待辦項目管理、衝刺、反思、疊代和更多衝刺期。每個敏捷衝刺期通常持續兩到四週。

每次衝刺都會經歷以下階段：

• 首先，產品所有者會組織產品待辦項目。產品待辦項目是衝刺期間可能執行的所有任務清單，通常儲存在專案管理工具中。

• 在衝刺之前，整個專案團隊參與衝刺規劃，選出兩週內最佳的工作任務。

• 在衝刺期間，敏捷團隊會經常開會，討論阻礙和行動項目。

衝刺結束後，團隊成員會進行衝刺回顧，確定哪些方面進展順利，哪些方面仍可改進。

什麼是瀑布法？

瀑布模型將專案分為不同階段，並按順序完成這些階段。在上一個階段完成之前，不會開始下一個階段。通常，每個階段以專案里程碑結束，表示下一階段可以開始。

瀑布流程的具體階段取決於團隊的專案類型，但通常包括：

• 需求階段，有時會區分為額外的分析階段

• 系統設計階段

• 實施階段，也稱為開發或編碼階段

• 測試階段

• 部署階段，也稱為營運階段

• 維護階段

瀑布法的運作方式

瀑布法的名稱源自於流程圖的外觀，與自然瀑布類似，專案從一個專案階段串連到下一個階段。

實施瀑布法需要大量的前期規劃和準備。瀑布專案管理法的重點是建立完善的專案計劃，讓團隊在開始工作之前清楚瞭解專案要求和限制。一旦開始瀑布式專案，變更和調整的空間有限。

有了謹慎的規劃，您就能透過清楚、可預測的工作流程，成功實現最終產品。雖然這種方法不如敏捷法靈活，卻非常適合時間管理和進度追蹤。

如何選擇對的專案方法

我們已經介紹了看板、Scrum、敏捷法和瀑布法的核心概念。在深入比較之前，先用一張表格快速總結四種方法的關鍵差異：

如果您想瞭解更多專案管理架構，可以參考我們的12 個熱門專案管理法完整指南。接下來，讓我們深入比較這些方法，幫助您選擇最適合團隊的方案。

看板與 Scrum

看板和 Scrum 是最常被歸類為敏捷法的兩種方法，兩者都鼓勵團隊持續改進。

敏捷方法的核心原則之一是彈性與持續改進，這也是眾多產品、工程與軟體開發團隊重視敏捷思維的主要原因。持續改進對看板和 Scrum 而言都是核心重點。

看板和 Scrum 都是優秀的團隊協作工具。儘管根據所選架構，協作方式在各團隊之間可能有所不同，但兩者本質上都是加強團隊合作的方法。

儘管有這些共同點，看板與 Scrum 之間仍存在重要差異：

• Scrum 比看板更為細緻。 Scrum 包含一組特定的「規則」供團隊遵循，而看板最常用於將工作可視化。實際上，許多團隊使用看板來執行 Scrum，但此時他們仍在執行 Scrum 而非看板。看板更像是一種將工作可視化的媒介，而非有嚴格規則的「方法」。

• Scrum 有時間限制，而看板具有彈性。 Scrum 由多次衝刺組成，每次通常為期兩週。衝刺結束時，會有一些工作完成。工作流程看板不一定有開始或結束日期，在 Asana 中，我們經常使用工作流程看板呈現正在進行的流程。

• 工作流程看板的欄位能以多種方式整理。 執行 Scrum 時，追蹤工作在各階段的推展至關重要。但在非 Scrum 的工作流程看板中，欄位可以代表各種工作而非僅限於工作狀態，例如每月完成的工作、回顧已完成的項目，或任何團隊需要的內容。

看板與 Scrum：對團隊協作的影響

在團隊協作方面比較看板與 Scrum 時，方法上的差異會顯著影響團隊成員的互動和合作方式。Scrum 採用結構化方法，具有 Scrum 主持人和產品所有者等明確角色。此架構透過衝刺規劃、每日站立會議和衝刺回顧等定期活動，促進 Scrum 團隊內的協作。

另一方面，看板著重於使用工作流程看板將工作流程可視化，自然帶來透明度並鼓勵持續協作。看板團隊可以輕鬆識別瓶頸並協助同事，促進持續的工作流程。雖然看板沒有正式定義的角色，但它培養了共同當責和即時解決問題的文化。

看板與 Scrum：哪個更具彈性？

在評估靈活性時，看板通常比 Scrum 更具適應性。看板系統的持續流程模式允許隨時調整優先順序和工作負荷。團隊可以在工作流程看板上隨時新增、移除或重新排定工作項目的優先順序，而不會中斷整體工作流程。

儘管 Scrum 也具備靈活性，但它在固定長度的迭代 (衝刺) 上運行。這種時間限制的方法有時會限制在衝刺期間快速轉向或納入新工作的能力。不過，Scrum 透過衝刺規劃和待辦項目完善提供了靈活性，幫助團隊在每次新衝刺中調整重點。

使用 Scrum 還是看板的時機

何時該使用看板、Scrum 或其他可視化專案管理表單，並沒有固定規則。以下情境適合使用看板：

• 團隊需要可視化專案管理系統

• 您希望一目了然地掌握專案狀況

• 團隊不屬於工程、產品或軟體開發部門

• 有持續執行的流程或專案

• 大部分工作不是在短期內完成

即使您選擇不使用 Scrum 架構，仍然可以從中汲取實用概念。例如，您或許不想將工作限制於兩週衝刺，但使用待辦項目來管理工作可能有助於團隊更好地理解任務並排定優先順序。看板的優點在於您可以抽取自己需要的部分，而忽略其餘的內容。

Scrum 是整理流程並排定優先順序的有力工具。如果您符合以下情境，Scrum 可能很適合您的團隊：

• 屬於產品、工程、軟體開發或敏捷團隊

• 團隊需要較為嚴謹的框架

• 有大量待辦項目需要完成

• 短促的期限與交付項目能激發團隊動力

• 團隊中有人精通擔任 Scrum 主持人

在考慮看板與 Scrum 時，您也可以透過在工作流程看板上執行 Scrum 來結合兩者的優勢。

敏捷法與瀑布法

在比較敏捷法與瀑布式時，瞭解每種方法的優缺點能幫助您更輕鬆地做出選擇。

瀑布專案管理法的優缺點

瀑布式專案管理對跨職能專案更有效。瀑布法的主要優點包括：

• 提前規劃專案，防範疇潛變

• 輕鬆追蹤不同階段的進度

• 同時處理多個專案，不必完全專注於單一計劃

• 輕鬆管理相依性

不過，瀑布法也有一些需要注意的缺點：

• 缺乏彈性可能導致專案風險增加

• 不同人在不同階段參與專案時，若未清楚記錄，可能導致資訊遺失

• QA 時機較晚可能導致預期外的錯誤

• 客戶未參與可能導致滿意度下降

敏捷法的優缺點

敏捷方法廣受歡迎是有原因的。敏捷團隊的主要優勢包括：

• 快速適應預期外的變化

• 專注於客戶滿意度

• 強調團隊合作和成員參與，體驗高度的內在動機

伴隨這些靈活性，敏捷團隊也需面臨一些挑戰：

• 可能意外增加範疇潛變和專案預算

• 若客戶沒有時間或能力，可能難以與其互動

• 團隊成員全心專注於敏捷衝刺，無法參與其他計劃

• 虛擬團隊可能難以在敏捷環境中蓬勃發展

敏捷法與瀑布法的使用時機

雖然兩種方法都能讓大多數團隊受益，但以下比較有助於您決定何種方法最合適：

在以下情況下，請使用瀑布法：

• 進行的是按部就班的專案，前一個階段完成後才能開始下一個

• 想嚴格控制範疇潛變

• 重視清楚、有效的規劃

• 想在開始專案之前瞭解整個開發生命週期

• 重視功能性勝過快速交付

在以下情況下，請嘗試敏捷法：

• 想使用更具疊代性的流程

• 想快速交付成果，即使日後需要調整改進

• 團隊行動迅速

• 團隊重視適應性而非可預測性

• 客戶希望成為積極參與的關係人

若您已接受敏捷方法，接下來可以考慮 Scrum 是否是運作團隊的正確方式。

敏捷與 Scrum

在敏捷與 Scrum 之間，問題不在於選擇哪一個，而是您是否想將 Scrum 作為敏捷架構。

沒有 Scrum，您可以保持敏捷嗎？

當然可以。Scrum 可能是最常見的敏捷架構，但您仍然可以在不遵守 Scrum 規則的情況下保持敏捷。

敏捷本身就能獨立運作，但若沒有 Scrum 主持人、每日站立會議和雙週衝刺，請記住一些最佳做法以確保順暢的工作流程：

• 讓專案保持小規模。 沒有 Scrum 規則時，管理小型專案更輕鬆，讓小型團隊朝著小目標努力。

• 指派產品所有者。 沒有 Scrum 主持人時，需要指派一名團隊成員負責處理專案要求和資源需求。這位同事將成為工作流程、專案變更和資源分配相關問題的首要聯絡人。

• 定期舉行會議。 對於小型團隊和專案目標，每週會議應該足以為成功做好準備。藉此機會審視專案進度並討論每個人下週的目標，維持士氣和團隊參與度。

• 安排頻繁的審查。 敏捷團隊將從定期品質審查中受益。這些審查可以揭示需要更多關注的細節，並確保專案整體品質較高。

瞭解敏捷與 Scrum 的細微差異，有助於您調整方法以最符合團隊需求和專案要求。

看板與 Scrum：如何同時使用兩種方法

仍在看板與 Scrum 之間猶豫不決嗎？Scrumban 可能就是您的答案。

為了有效率地主持日常站立會議以及衝刺規劃與回顧，您需要強而有力的工具將各階段的工作可視化，並追蹤所有進行中的工作。工作流程看板可以幫助您在衝刺期間處理待辦項目，以及整理工作流程，讓每個 Scrum 週期都能成功。

以工作流程看板 (有時稱為「Scrum 看板」) 執行 Scrum 的團隊，通常會為每次衝刺建立新的看板。原因有二：

1. 為每次衝刺建立新看板的團隊可以重新開始每個循環。這讓 Scrum 主持人和團隊可以更輕鬆地將每次衝刺所需完成的工作可視化。

2. Scrum 主持人可使用過去的 Scrum 看板追蹤每個週期完成的工作。由於採用 Scrum 的重要目的之一是改善流程與效率，追蹤歷史有助於回顧已完成的事項。

如您所見，關鍵在於找到適合團隊和專案的方法、架構和工具的最佳組合。

在 Asana 中簡化您的工作

無論您選擇瀑布式或敏捷式方法，使用看板還是 Scrum，或採用工作流程看板，都請確保在一套集中的工具中追蹤工作。

當團隊成員清楚瞭解由誰在何時執行什麼任務時，就能更準確地規劃工作並完成交付項目。

如果您已準備好開始，請試用 Asana。無論是計劃管理還是日常任務追蹤，Asana 都能協助您的團隊。Asana 是一套工作管理工具，可協助團隊組織工作、追蹤流程並實現目標。

常見問題：看板、Scrum、敏捷與瀑布法

Scrum 和看板有何不同？

Scrum 和看板之間的主要差異在於管理工作的方法。Scrum 使用時間限定的衝刺迭代，具有明確的待辦項目和特定角色 (如 Scrum 主持人和產品所有者)。看板則著重於持續流程，使用工作流程看板將進行中的工作可視化，限制 WIP (進行中的工作)，並最佳化週期時間。

如何為團隊在看板與 Scrum 之間做出選擇？

若要決定使用看板或 Scrum，請考慮團隊的工作流程和專案要求。如果團隊受益於結構化角色、定期衝刺規劃和明確的時間框架，請使用 Scrum。如果團隊需要靈活性、持續交付和即時適應性，而無需固定衝刺，請選擇看板。

看板仍是 Scrum 嗎？

看板不是 Scrum。雖然兩者都是敏捷方法，但看板著重於持續流程和可視化工作，而 Scrum 則圍繞時間限制的衝刺和明確角色進行構建。

看板可以進行衝刺嗎？

看板通常不使用衝刺。不過，有些團隊會將看板與 Scrum 結合，這種做法稱為 Scrumban，在維持持續工作流程的同時，將衝刺納入特定規劃。

敏捷法和瀑布法的主要差異是什麼？

敏捷法採用疊代方式，將工作分為短期衝刺，強調彈性和持續交付。瀑布法則採用線性方式，依序完成各個階段，強調前期規劃和可預測性。敏捷法適合需求會變動的專案，瀑布法適合需求明確且不太會改變的專案。

我可以同時使用多種專案管理方法嗎？

可以。許多團隊會根據專案性質混合使用不同方法。例如，Scrumban 結合了 Scrum 的結構和看板的靈活性。您也可以在組織層級使用瀑布法規劃長期路線圖，同時在團隊層級使用敏捷法執行日常工作。

哪種方法最適合小型團隊？

小型團隊通常適合看板或輕量級的敏捷方法。看板的低門檻和靈活性讓小團隊能快速上手，而不需要投入大量時間建立正式的角色和流程。如果團隊需要更多結構，可以考慮採用簡化版的 Scrum。