工作流程看板範本

不妨藉助工作流程看板範本,將您的工作流程可視化。快速查看每一項任務的階段和進度,以便團隊確切掌握哪些部分進度正常,哪些需要多加留意。只需對您的範本進行一次自訂,即可永久使用,還能簡化複雜的專案。

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[產品 UI] Asana 中的品牌活動工作流程看板 (看板)

什麼是工作流程看板?

工作流程看板是一種能夠隨階段推進將工作內容可視化的方式。一般而言,每一個看板都會有一系列欄,例如「待辦事項」、「進行中事項」和「已完成事項」。在每個欄中,稱之為卡片的專案任務負責擷取個人待辦事項。工作完成後,其中內容會向其他階段推進,直到到達最後一欄。需要使用敏捷專案管理的工程和開發團隊常常用到工作流程看板,不過,任何需要可視化協作工具的團隊都能從工作流程看板中獲益。

什麼是工作流程看板範本?

工作流程看板範本是一種啟動看板建立流程的方式,透過工作流程看板專案中應納入的預先定義欄和卡片資訊來啟動。您可能曾經看過在白板上建立或使用附帶便利貼的紙張製作的工作流程看板。雖然這些也是有用的可視化工具,但缺少線上工作流程看板的彈性。使用專案管理軟體建立看板時,可以輕鬆範本化並重複使用那些實用的看板版面配置。此外,團隊成員還可以更輕鬆地存取虛擬範本,以此管理其工作和專案。

如何建立工作流程看板範本

要建立工作流程看板範本,重點在於組建各個欄,以及決定每張卡片上應擷取哪些資訊。接下來,一起來看看各欄分別需要包含哪些內容。

為您的工作流程看板範本建立範本化資料欄的提示

您的工作流程看板應包含團隊完成專案所需的區段。這些用以表示工作階段的區段,會以欄的方式顯示於工作流程看板中。例如,您可能會有這些欄:

  • 待辦項目、新項目或即將截止項目:即您的待辦事項清單,且應作為工作流程看板中的第一個區段。您可以在此處容納所有需要完成但尚未開始的工作。 

  • 設法處理中、目前或進行中:這些項目顯示您目前進行中的工作,方便團隊即時瞭解正在設法處理的內容。

  • 已完成的工作:用於所有已經完成的工作。完成後將任務保留在工作流程看板中,是為所有專案工作建立集中事實來源的絕佳方式。此舉還能為專案關係人提供查看已完成工作的簡便方法。專案完成後,您就可以確切知道在何處可以找到與您的計劃相關的所有任務。

  • 選擇性資料欄:您可以讓工作流程看板保持極簡,僅使用上述三個區段,也可以使其再豐富一些。例如包含「參考」區段 (用於容納專案藍圖及相關指標),或使用「擱置中」區段來表示已開始但需要往後推遲或未知期限的項目,也可以使用「已取消」區段來表示不再需要的工作。

看板卡片中應納入哪些內容

此外,您還需決定卡片層級應擷取哪些資訊。由於工作流程看板是一種可視化工具,所以您的看板卡片範本應顯示充足的資訊,供團隊一目了然地瞭解目前的進度。 

其中可包含: 

  • 簡短的描述性標題。我們建議儘量使用動詞作為卡片標題的開頭。這樣,您的團隊就能確切明白需要做些什麼。

  • 截止日期。無論是日期範圍還是特定的啟動日期,都請確保團隊知道確切的工作截止時間。

  • 任務狀態。工作是否進度正常?是否受到任何因素的阻擋?

  • 預估的投入量時數。無論您是使用小時、故事點數還是 T 恤尺寸來追蹤工作,都請確保團隊知道完成某個特定任務需時多久。 

  • 優先順序。使用此項目來表示必須緊急完成的工作。 

建立看板卡片範本

範例看板範本使用案例

請設想您要為敏捷團隊建立一份衝刺規劃工作流程看板範本。在這種情況下,您的第一個欄應包含任務待辦項目。這是團隊將會從中提取內容的「待辦事項」清單。下一欄是「進行中」區段,其中包含所有已經開始的任務。繼續為工作流程中的每一個步驟製作資料欄,直到完成工作流程為止。

依據您團隊的需求,您可能需要在範本中納入範例看板卡片,以便在特定看板需要包含特定工作內容時參考使用。不過,大多數工作流程看板都能不言自明,且可以使用諸如「已完成」等清晰的區段來減少混淆。

免費的衝刺規劃範本

為什麼應使用工作流程看板範本?

工作流程看板範本是簡便的工作流程管理工具。製作工作流程看板時使用範本的核心優勢,在於您可藉此快速設定專案任務清單,當您在專案管理軟體中建立範本時尤其如此。此時,您與團隊都能即時查看專案工作,看到其他團隊成員將任務從「待辦清單」移動至「進行中」區段。

您還可以在專案中設定自動化,在狀態變更時將任務自動從某一欄移動至另一欄。例如,當團隊成員選擇目前正在設法處理某卡片時,您就可以觸發該卡片,使其立即移動到「進行中」區段。

工作流程看板範本範例

傳統上,工作流程看板範本為開發和產品團隊所用,但這類範本也適用於任何需要簡便且多功能專案管理工具的團隊。例如:

  • 需執行產品待辦項目的軟體開發團隊。

  • 需要清晰、簡單的方式來協調有限的團隊成員或資源的新創公司。

  • 需要將文章指派給多位作者的內容行銷團隊。文章可能會經歷不同階段,在此範例中,資料欄可能會是:待辦事項、已指派、草稿撰寫中、編輯中和已發佈項目。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式,使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間移動的情形,並一目了然地掌握您專案的狀態。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

  • 傳送訊息。需要分享非可行動資訊嗎?不妨在 Asana 中試試訊息功能。您可以藉由訊息功能,在 Asana 中溝通非行動工作。您可以將訊息傳送至任何個體組合、團隊和專案,讓每個人都能掌握相同資訊。在 Asana 中連結至任務、專案和目標,即可讓訊息接收者輕鬆獲知情境並深入瞭解細節。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框、使用者介面模型、原型等。現在,您可以將這些設計嵌入到 Asana 中,這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件,參考情境中的最新設計成果。而且,有別於螢幕擷取畫面,即時嵌入內容會即時更新,以反映設計檔案的變更,從而省去尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

常見問題

如何建構工作流程看板範本?

建構工作流程看板範本,即可反映您工作流程中的步驟。通常會從工作待辦項目著手,然後是目前設法處理的資料欄,最後是已完成工作的資料欄。您可以依據需要,針對您的特定專案、團隊或產業新增欄。

使用工作流程看板範本有哪些優點?

工作流程看板範本易於檢視和使用,同時也能適應複雜專案的需求。使用工作流程看板範本,可以減少為每個新專案建立新工作流程看板的工作量。

工作流程看板範本有哪些用途?

工作流程看板範本適合需要依循敏捷方法完成專案的團隊使用。這類團隊可以使用欄與卡片的架構,從頭到尾以可視化的方式管理專案。

工作流程看板範本和 Scrum 看板範本有何不同?

Scrum 看板範本是其中一種工作流程看板範本。與工作流程看板相較, Scrum 看板更嚴謹、層次分明,因為 Scrum 架構中有著更多角色和需要遵循的規則。Scrum 看板範本往往需要依進度訂立,而工作流程看板範本則可以有多種運用方式 (例如,每位團隊成員可以各自擁有一欄)。

可視化組織您的工作

藉助工作流程看板範本進行跨團隊協調,且能更快速完成更多工作。

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