看板卡片範本

看板卡片範本有助於確保工作流程看板上的每張卡片都含有您團隊所需的資訊。瞭解看板卡片範本的使用方式可以幫助您的團隊為 Scrum 或敏捷流程建立一致的看板卡片。

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看板是一種常見的專案管理方法,可供團隊平衡需要完成的工作,以及每位團隊成員的餘裕。其概念是讓團隊成員從待辦項目中「提取」任務,然後依指定的工作流程階段一步步推動任務。一般而言,團隊會透過工作流程看板來實施看板方法。

[產品 UI] 客戶回饋專案範例 (看板)

如果工作流程看板是骨架,那麼看板卡片就是肌肉。看板卡片包含了開發人員完成任務所需要知道的所有資訊。如果您的團隊希望建立更一致的看板流程,則建立看板卡片範本可以幫助加快您的工作流程。以下介紹其運作方式。

什麼是看板卡片範本?

看板方法中,每項專案任務都以一張卡片表示,其中網羅與該任務有關的資訊。這些資訊可能包括任務概覽、關鍵日期、重要的專案關係人以及任務狀態。看板卡片範本是一種可重複使用的架構,您可以將其複製以便輕鬆建立範本化的新任務。

看板卡片範本不僅關乎一致性,它還能確保您的團隊獲得啟動工作流程所需的資訊。當所有必要的資訊都存放在同一個地方時,團隊成員便可以專注於完成任務,而不必忙於追查遺漏掉的細節。

使用看板卡片範本,團隊成員可以輕鬆找到完成任務所需的資訊。其一致的格式可確保進來的每項任務請求都具有相同的資訊,且這些資訊是以相同的方式組織起來。

如何建立看板卡片範本

在建立您的看板卡片範本時,請與您的 Scrum 團隊或敏捷團隊成員一起集思廣益,探討他們需要哪些資訊方可準確地完成工作流程看板中的任務。這麼做可以盡可能地降低追查資訊的需要,從而有助於避免在產出時間中遇到瓶頸或延誤。

在看板卡片範本中納入正確的資訊非常重要。以下是一些最常在看板卡片中出現的內容。

  • 可行動的任務名稱:以動詞作為任務名稱的開頭,可以更明確地瞭解完成任務所需進行的工作。例如,「為 Web 應用程式新增功能」可以從較宏觀的角度清楚說明這項任務需要完成什麼類型的工作。 

  • 關鍵日期:根據您團隊的工作流程,某些日期對專案經理和開發人員都很重要。例如,專案經理可能需要知道任務的開始日期,而開發人員可能需要知道何時該完成任務。

  • 任務所有者:任務所有者是負責完成任務的個別成員。如果任何人對該任務有疑問,他們可以聯絡此人尋求說明。

  • 任務狀態:在看板系統中,任務狀態通常是由卡片在工作流程看板中的位置來表示。 每個團隊都有獨特的工作流程來追蹤他們正在進行的工作,因此,讓每個人都瞭解團隊工作流程看板中的不同階段是非常重要的。

知道看板卡片上的某些資訊對於專案經理來說也很重要。以下這些選擇性的資訊可以為專案經理提供重要的情境資訊:

  • 任務優先順序:任務優先順序代表某個任務和其他任務相較之下的重要性。排定任務的優先順序有助於為需要前置時間的任務將之最佳化。此舉可幫助您的開發團隊決定應先行完成哪些任務。

  • 故事要點:故事要點是一種透過完成任務所需的時間或投入量來衡量任務的方法。此資訊對於任務管理很重要,可讓專案經理避免團隊因工作量太大而超出負荷。 

  • 整體專案或計劃:有些團隊在單一工作流程看板中有來自各種不同專案的任務。標記卡片所屬的計劃有助於為開發人員提供情境資訊,並為其他專案關係人保持資訊井然有序。

  • 子任務:有些任務需要進行的工作很多,以至於必須將其拆分為較小的子任務。將這些任務附加至上層任務有助於使工作保持井然有序。

  • 時間追蹤:若您是為代理機構工作,時間追蹤對於客戶計費和定價皆非常重要。

如何使用看板卡片範本

一旦您的團隊確定了準確完成工作流程看板上任務所需的所有資訊,您就可以開始建立看板卡片範本。最簡單的方法是使用數位化的專案管理工具,可讓您從範本建立任務並即時存取資訊。

在數位專案管理系統中建立看板卡片範本時,您可以快速、輕鬆地透過複製範本來建立新的看板卡片,並且填入與該任務有關的相關資訊。

整合功能

  • 表單。有人填寫表單時,Asana 專案中會顯示為新任務。透過標單收集資訊,您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程,不妨建立標準化的系統及問題組合,供每個人填寫回答。或者,也可使用樹狀邏輯,按照使用者先前的答案來微調問題。最終,表單將有助您減少耗費在管理收到請求上的時間和精力,使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

推薦的應用程式

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變為 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變為有指派對象和截止日期的任務。輕鬆擷取工作內容,以免請求和待辦事項在 Slack 中消失無蹤。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

我該如何建立看板卡片範本?

在開始建立看板卡片範本之前,請與您的團隊討論完成開發任務所需的資訊類型。同時,也請考慮您作為專案經理所需要的、可一目了然的資訊。接著,請將該資訊輸入到可供您建立範本的數位專案管理軟體中。

看板卡片範本中應包含哪些內容?

一般來說,您的看板卡片範本應包含可行動的任務名稱、關鍵日期、任務所有者和任務狀態 (通常由卡片所在的欄表示) 。您可以在看板卡片範本中新增一些其他的資訊,包括任務優先順序、故事要點、整體專案標題、子任務和時間追蹤。

什麼是看板卡片系統?

看板卡片系統又稱為工作流程看板,是一種專案管理方法,專門用於持續改進的過程,其中從待辦項目將任務「提取」至標準工作流程中。這些任務中的每一項任務分別以一張卡片表示,並且使用欄來指定任務處於工作流程的哪個階段。

我需要可列印的看板卡片範本嗎?

不需要!請捨棄印表機。使用數位看板卡片範本可讓您的團隊成員保持井井有條。藉助數位看板工具,您的團隊可以即時更新卡片,且每個人都能看到變更內容。這可以防止人們使用資訊錯誤的過期看板卡片。

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