Szablon tablicy Kanban

Czym są tablice Kanban?

Tablice Kanban stanowią wizualny sposób na śledzenie pracy w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy. Klasyczna tablica Kanban zawiera następujące kolumny: „Nowe”, „W toku” i „Ukończone”. W każdej kolumnie znajdują się zadania projektu zwane kartami, które reprezentują zadania do wykonania. Wykonywane zadania przechodzą przez kolejne etapy, aż znajdą się w ostatniej kolumnie. Tablice Kanban są często używane przez zespoły inżynieryjne i programistyczne do zwinnego zarządzania projektami, ale w rzeczywistości mogą one przynieść korzyści każdemu zespołowi potrzebującemu wizualnego narzędzia do współpracy.

Czym są szablony tablic Kanban?

Szablon tablicy Kanban pozwala przyspieszyć proces tworzenia tablicy Kanban poprzez wstępne zdefiniowanie kolumn i informacji zawartych w kartach. Być może znasz tablice Kanban w formie tablicy lub kartki papieru z karteczkami samoprzylepnymi. Chociaż te narzędzia wizualne są przydatne, nie są tak elastyczne jak wirtualne tablice Kanban. Utworzenie tablicy Kanban za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami pozwoli Ci tworzyć szablony i wykorzystywać je ponownie zgodnie ze swoimi potrzebami. Ponadto wirtualne szablony są łatwiej dostępne dla członków zespołu, którzy mogą z nich korzystać do zarządzania własną pracą i projektami.

Jak utworzyć szablon tablicy Kanban?

Tworzenie szablonu tablicy Kanban polega głównie na wyznaczeniu kolumn i zdefiniowaniu informacji, które muszą znaleźć się na każdej karcie. Poniżej przedstawiamy, co należy uwzględnić w każdej z nich.

Wskazówki dotyczące tworzenia kolumn w szablonie tablicy Kanban

Twoja tablica Kanban powinna zawierać sekcje, których Twój zespół potrzebuje do ukończenia projektu. Sekcje te reprezentują każdy etap pracy i są wyświetlane jako kolumny na tablicy Kanban. Oto przykładowe kolumny:

• Zaległe, nowe lub nadchodzące: to jest Twoja lista rzeczy do zrobienia i powinna być pierwszą sekcją na tablicy Kanban. Tutaj umieścisz wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane, ale nie zostały jeszcze rozpoczęte. 

• W toku lub bieżące: tutaj możesz sprawdzić, nad czym aktualnie pracuje Twój zespół.

• Ukończone: zawiera wszystkie ukończone zadania. Przechowywanie zadań na tablicy Kanban po ich ukończeniu to świetny sposób na stworzenie centralnego źródła wiedzy dotyczącej wszystkich zadań w projekcie. Pozwala również interesariuszom łatwo sprawdzić, co zostało zrobione, a po zakończeniu projektu wiesz dokładnie, gdzie znaleźć wszystkie zadania z nim związane.

• Kolumny opcjonalne: Twoja tablica Kanban może być tak prosta lub tak rozbudowana, jak chcesz. Oprócz trzech podstawowych kolumn wymienionych powyżej, możesz na przykład dodać sekcję „Materiały referencyjne” (zawierającą harmonogramy projektów i powiązane wskaźniki), „Oczekujące” dla rozpoczętych zadań, których termin musi zostać przesunięty na późniejszą lub nieokreśloną datę, czy „ Anulowane” dla zadań, które nie są już potrzebne.

Co powinny zawierać karty Kanban

Musisz zdecydować, jakie informacje powinny znaleźć się na kartach. Ponieważ szablony tablic Kanban są narzędziami wizualnymi, szablony kart Kanban powinny zawierać wystarczającą ilość informacji, aby Twój zespół miał łatwy wgląd w status projektu.

Może to być m.in.:

• Krótki opis. Zalecamy, aby karty miały nazwy rozpoczynające się od czasownika. Dzięki temu Twój zespół będzie wiedzieć, co musi zrobić.

• Data wykonania. Możesz dodać zakres dat lub dokładną datę, aby Twój zespół dokładnie wiedział, na kiedy zadania muszą być wykonane.

• Status zadania. Czy zadanie jest realizowane na czas? Czy coś blokuje Twoją pracę? 

• Szacowane godziny lub wysiłek. Niezależnie od tego, czy do śledzenia pracy używasz godzin, punktów historyjek czy rozmiarów koszulek, upewnij się, że Twój zespół wie, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania. 

• Priorytet. Wskazuje zadania, które należy wykonać w trybie pilnym. 

Przykład zastosowania szablonu tablicy Kanban

Załóżmy, że chcesz utworzyć szablon tablicy Kanban doplanowania sprintu dla zwinnego zespołu. Twoja pierwsza kolumna powinna w tym przypadku zawierać rejestr zadań, czyli listę zadań do wykonania przez Twój zespół. Druga kolumna będzie odpowiadała sekcji pracy w toku, a więc będzie zawierała wszystkie rozpoczęte zadania. Utwórz dodatkowe kolumny dla każdego etapu pracy, aż do zakończenia przepływu pracy. 

W zależności od potrzeb zespołu możesz również umieścić w szablonie przykładowe karty Kanban. Będą one służyć jako punkt odniesienia w przypadku konkretnych zadań i tablic. Jednak większość tablic Kanban zazwyczaj nie wymaga wyjaśnień i ma wyraźnie oznaczone sekcje, takie jak „Ukończone”, aby uniknąć nieporozumień.

Dlaczego warto korzystać z szablonu tablicy Kanban?

Szablony tablic Kanban to proste narzędzia do zarządzania przepływami pracy. Główną korzyścią z szablonu tablicy Kanban jest to, że możesz szybko skonfigurować listę zadań w projekcie, zwłaszcza jeśli tworzysz szablon w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Ty i Twój zespół możecie w nim śledzić postęp prac w czasie rzeczywistym, ponieważ zadania „Do zrobienia” są przenoszone do kolumny „W toku”.

Możesz także skonfigurować automatyzacje w swoim projekcie, aby zadania automatycznie przechodziły z kolumny do kolumny, gdy zmieni się ich status. Na przykład, jeśli członek zespołu wskaże, że właśnie pracuje nad daną kartą, możesz ustawić wyzwalacz powodujący natychmiastowe przeniesienie jej do sekcji „W toku”.

Przykładowe szablony tablic Kanban

Szablony tablic Kanban są tradycyjnie używane przez zespoły programistyczne i produktowe, ale sprawdzą się w przypadku każdego zespołu, który potrzebuje prostego, ale wszechstronnego narzędzia do zarządzania projektami. Oto kilka przykładów:

• Zespoły programistyczne pracujące nad backlogami produktów.

• Startupy, które potrzebują jasnego i łatwego sposobu na koordynację pracy z ograniczoną liczbą członków zespołu lub zasobów.

• Zespoły ds. marketingu treści, które muszą przypisywać artykuły różnym autorom. Artykuły mogą przechodzić przez różne etapy, a przykładowe kolumny to „Do zrobienia”, „Przypisane”, „Wersja robocza w toku”, „W trakcie edycji” i „Opublikowane”.

Zintegrowane funkcje

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

• Wiadomości. Chcesz udostępnić informacje referencyjne? Wypróbuj Wiadomości w Asanie. Wiadomości umożliwiają komunikowanie się z Twoimi współpracownikami w Asanie na temat informacji referencyjnych. Możesz wysyłać wiadomości do grup osób, zespołów i projektów oraz ich dowolnej kombinacji, aby wszyscy byli na bieżąco. Dodawaj linki do zadań, projektów i celów w Asanie, aby zapewnić odbiorcom kontekst i szczegóły.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

Często zadawane pytania