Jak grupowanie zadań może zwiększyć produktywność w pracy

Oto scenariusz: w poniedziałek rano otwierasz pocztę e-mail, aby sprawdzić swoją listę zadań. Twoja skrzynka odbiorcza jest w rozsypce, zatwierdzenia piętrzą się, a Ty nie masz pojęcia, od czego zacząć ani co zrobić w pierwszej kolejności. 

Jeśli to brzmi, to wiedz, że nie tylko Ty tak masz. Wiele osób rozpoczyna dzień od sprawdzenia poczty e-mail i odpowiadania na pierwsze wiadomości w skrzynce odbiorczej. Chociaż jest to pomocne dla osób, które wysłały do Ciebie e-maile, może nie być to najbardziej efektywne wykorzystanie Twojego czasu. Grupowanie zadań może pomóc Ci uporządkować zadania, które musisz ukończyć w sposób, który jest dla Ciebie najbardziej efektywny, dzięki czemu możesz rozpocząć dzień na własnych zasadach.

Czym jest grupowanie zadań?

Grupowanie zadań to strategia produktywności polegająca na łączeniu podobnych zadań w jedną grupę, aby ukończyć je w jednym okresie. Głównym celem tej strategii jest uniknięcie przełączania kontekstu, czyli mentalnego przeskakiwania między zadaniami. Termin „przełączanie kontekstu” pochodzi z informatyki i opisuje sposób, w jaki system operacyjny może uruchamiać wiele procesów jednocześnie. To tak, jakbyś kliknął dwie różne aplikacje w telefonie i przełączał się między nimi. Twój mózg wykonuje podobny proces, gdy skupia się na dwóch różnych zadaniach. Ale ponieważ jesteśmy ludźmi, a nie komputerami, przełączanie kontekstu wymaga czasu i nakładu pracy umysłowej. Grupowanie zadań pomaga ograniczyć liczbę przełączeń kontekstu w ciągu dnia. Zamiast zajmować się zadaniami w miarę ich pojawiania się, strategia grupowania zadań zachęca do łączenia podobnych zadań, aby można było ukończyć wszystkie zadania w ramach podobnego projektu lub strumienia pracy jednocześnie. 

Grupowanie zadań a blokowanie czasu

Grupowanie zadań wykorzystuje koncepcję blokowania czasu. Chociaż te dwie strategie wydajności są podobne, istnieją między nimi pewne różnice. 

• Grupowanie zadań polega na łączeniu podobnych zadań lub zadań należących do tego samego projektu w jednym wyznaczonym okresie. Możesz na przykład odpowiedzieć na wszystkie e-maile naraz, a nie na każdy z osobna. 

• Blokowanie czasu lub grupowanie zadań polega na zaplanowaniu określonych bloków czasu w ciągu dnia, aby skupić się na pracy. Wracając do wspomnianego wcześniej przykładu z e-mailami, możesz zarezerwować sobie godzinę każdego dnia wyłącznie na odpowiadanie na wiadomości. 

Możesz jeszcze bardziej zwiększyć swoją produktywność, łącząc te dwie strategie. Pogrupuj podobne zadania i zaplanuj blok czasu na ich ukończenie. 

Dlaczego grupowanie zadań działa

Grupowanie zadań działa, ponieważ pozwala naszemu mózgowi skupić się na jednym zadaniu na raz, zamiast na wielu zadaniach naraz. Dr Sahar Yousef, neurobiolog poznawczy i wykładowczyni Haas School of Business na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley, twierdzi, że wielozadaniowość to mit. Podczas wydarzenia Asana Focus & Flow dr Yousef stwierdziła: „Ludzki mózg działa najlepiej, gdy skupia się na jednej rzeczy na raz. Mamy określoną pojemność poznawczą i pewien poziom uwagi”.

Ludzki mózg działa najlepiej, gdy skupia się na jednej rzeczy na raz. Mamy określoną pojemność poznawczą i określony poziom uwagi.”

Aby uniknąć wielozadaniowości, grupowanie zadań wykorzystuje naszą indywidualną koncentrację do rozwiązywania konkretnego rodzaju zadań. Pracując nad grupą połączonych zadań, możesz uniknąć myślenia o innych zadaniach lub pracy nad nimi. Pomaga to pracować wydajniej, ponieważ mózg potrzebuje czasu i energii, aby przełączać się między różnymi zadaniami. Ponowne skupienie się po rozproszeniu uwagi może zająć średnio 23 minuty, a grupowanie zadań zapobiega temu tzw. „podatkowi od przełączania”.

„Piękno ludzkiej uwagi i skupienia polega na tym, że są to cenne, ograniczone zasoby” – mówi dr Yousef. „Nie mamy nieskończonej ilości uwagi. Musimy bardzo uważać na to, jak wykorzystujemy ten skończony zasób”. 

Jak grupować zadania

Grupowanie zadań to prosta technika, która pomoże Ci zrealizować listę rzeczy do zrobienia i usprawnić zarządzanie czasem. Oto kroki, które należy wykonać, aby pomyślnie połączyć zadania w grupy. 

Podziel zadania na kategorie

Przejrzyj wszystkie zadania, które musisz wykonać w ciągu dnia i podziel je na podobne grupy. Możesz uporządkować zadania według nakładu pracy, projektu lub rodzaju działań potrzebnych do ich ukończenia.  

Wskazówka: jeśli masz trudności z przełączaniem się między zadaniami, które musisz wykonać w ciągu dnia, spróbuj użyć metody GTD. Ta technika pomaga przenieść część informacji z mózgu do zewnętrznego źródła, dzięki czemu nie musisz marnować energii na zapamiętywanie wszystkiego, co musisz zrobić. 

Zablokuj czas w swoim Kalendarz 

Po pogrupowaniu podobnych zadań w jedną kategorię, zarezerwuj sobie wystarczająco dużo czasu, aby ukończyć je wszystkie naraz. W razie potrzeby zaplanuj ten czas w swoim Kalendarz. Dzięki temu nie tylko dotrzymasz zobowiązania, ale także poinformujesz zespół, kiedy jesteś dostępny i kiedy się koncentrujesz. 

Załóżmy, że odpowiadanie na e-maile i wiadomości w Slacku zajmuje Ci około 30 minut. Aby skorzystać z techniki grupowania zadań, po prostu zablokuj 30 minut na początku, w środku i na końcu dnia, aby wykonać te zadania. 

Wskazówka: częstym zastrzeżeniem wobec stosowania techniki blokowania czasu jest to, że pracownicy chcą być stale dostępni dla swojego zespołu. To miłe, ale blokowanie czasu nie sprawia, że jesteś niedostępny. Wskazuje członkom zespołu najbardziej optymalny czas na kontakt z Tobą, abyś mógł poświęcić im swoją niepodzielną uwagę. Tworząc bloki czasu, nie zapomnij uwzględnić spotkań zespołu i przerw na posiłki! 

Oznacz bloki czasu kolorami

Chociaż ten krok jest całkowicie opcjonalny, oznaczenie bloków czasu kolorami może pomóc Ci lepiej zrozumieć, jak spędzasz dzień. Użyj różnych kolorów dla spotkań, czasu skupienia i spotkań 1:1, aby szybko sprawdzić, jak wygląda Twój dzień.

Korzyści z grupowania zadań

Jeśli zastanawiasz się nad wypróbowaniem kilku sztuczek zwiększających produktywność, oto dlaczego warto skupić się na grupowaniu zadań. 

Ułatwia pracę w skupieniu

Praca w skupieniu to stan maksymalnej koncentracji, który pozwala łatwo uczyć się trudnych rzeczy i szybko wykonywać wysokiejakościowe zadania. Termin ten został stworzony przez Cala Newporta, profesora informatyki na Uniwersytecie Georgetown. W swojej książce „Praca w skupieniu. Jak odzyskać moc koncentracji w świecie pełnym zakłóceń” Newport definiuje pracę w skupieniu jako stan koncentracji wolny od rozpraszania uwagi, w którym mózg pracuje z maksymalną wydajnością. 

Grupowanie zadań pozwala mózgowi odfiltrować rozpraszacze i skupić się wyłącznie na zadaniu, które masz przed sobą, dzięki czemu możesz pracować nad nim z maksymalnym potencjałem. Może to pomóc Ci zarówno wejść w tryb pracy w skupieniu, jak i pozostać w nim.

Zmniejsza wypalenie zawodowe

Przełączanie kontekstu nie tylko rozprasza uwagę, ale może również zwiększyć ryzyko wypalenia. 

Uniwersytet Kalifornijski w Irvine odkrył, że praca w środowisku, w którym stale coś nas rozprasza, zwiększa stres i frustrację. Ciągłe przełączanie kontekstu zwiększa ilość kortyzolu wytwarzanego przez mózg, co może powodować poczucie wyczerpania psychicznego i wypalenia. 

Pomyśl o swoim dniu pracy jak o szlaku turystycznym. Kiedy jesteś skupiony, możesz pozostać na szlaku i iść dalej. Jeśli coś Cię rozproszy, możesz się zatrzymać i zejść ze ścieżki, aby obejrzeć kwiat, ale potem musisz wrócić na ścieżkę i iść dalej. Twój mózg robi to samo podczas przełączania się między zadaniami. Jeśli ciągle zbaczasz ze ścieżki, trudno jest sprawdzić, jak daleko udało Ci się dotrzeć. 

To samo dotyczy Twojej pracy – określenie, ile zadań udało Ci się ukończone, gdy cały czas pracujesz nad wieloma rzeczami naraz, jest trudne. Kiedy podzielisz zadania na bloki robocze, zarówno Ty, jak i członkowie Twojego zespołu będziecie wiedzieć, co zostało ukończone. Widok wymiernych rezultatów może sprawić, że poczujesz się bardziej spełniony w ciągu dnia i pokaże, że ciężka praca się opłaciła.

Oszczędność czasu 

Jeśli masz trudności z wykonaniem wszystkich zadań w ciągu jednego dnia roboczego, grupowanie zadań może pomóc Ci nadrobić zaległości i ograniczyć prokrastynację. Jeśli masz problem z dotrzymywaniem terminów, bloki czasowe mogą pomóc w stworzeniu poczucia pilności. Dzięki temu łatwiej będzie Ci wykonać trudniejsze zadania, zamiast odkładać je na później. W rezultacie możesz cieszyć się większą ilością wolnego czasu. 

Wskazówki dotyczące grupowania zadań

Jeśli nie masz doświadczenia w grupowaniu zadań, na początku może to być nieco trudne. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać możliwości strategii grupowania zadań. 

Planuj zadania wymagające wysiłku umysłowego na godziny szczytu

Każda osoba ma różne okresy, w których jej stan umysłowy jest na najwyższym poziomie. Niektórzy ludzie są w stanie pracować lepiej wcześnie rano, a inni mogą mieć przypływ energii po obiedzie. Niezależnie od tego, jaki jest Twój szczytowy czas, zaplanuj na te godziny zadania wymagające większego wysiłku umysłowego, takie jak burza mózgów lub tworzenie strategii. 

Ogranicz rozpraszacze w czasie skupienia

Kiedy skupiasz się na konkretnych zadaniach, wyłącz powiadomienia, zamknij wszystkie zbędne aplikacje na komputerze lub włącz tryb „nie przeszkadzać”. Wyłącz powiadomienia w telefonie i wyloguj się z mediów społecznościowych. Nawet krótkie powiadomienie na ekranie może rozproszyć Twoją uwagę, a aby praca w skupieniu była możliwie najbardziej efektywna, należy tego unikać. 

Jeśli rozprasza Cię fizyczny obszar roboczy, poświęć trochę czasu na posprzątanie biurka i przygotowanie stanowiska pracy w sposób, który pozwoli Ci pracować najbardziej efektywnie.

Poinformuj swój zespół o godzinach skupienia

Ważne jest, aby poinformować zespół, kiedy jesteś w bloku skupienia. Możesz to zrobić, ustawiając status w Slacku, automatyczną odpowiedź na e-mail lub blokując czas w Kalendarzu. Gdy powiadomisz swój zespół, będzie on wiedział, że nie należy Ci przeszkadzać, chyba że jest to nagły przypadek. Poinformuj zespół, że mogą się z Tobą kontaktować na przykład za pośrednictwem poczty e-mail, wiadomości w Slacku lub poprzez asynchroniczne przypisywanie zadań. Dobrym pomysłem jest również wskazanie, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. Możesz na przykład ustawić status w Slacku, że otrzymasz wiadomość, ale możesz odpowiadać z opóźnieniem. 

Zwiększ produktywność dzięki narzędziom do zarządzania pracą

Łatwiej jest być produktywnym, gdy masz odpowiednie narzędzia w swoim przepływie pracy. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc Ci śledzić swoją pracę, dzięki czemu będziesz dokładnie wiedzieć, kto, co i na kiedy musi wykonać.