Szablon karty Kanban

Kanban jest popularną metodą zarządzania projektami. Służy do równoważenia pracy w zespole przy uwzględnieniu dostępnych mocy przerobowych wszystkich jego członków. Polega na tym, że członkowie zespołu „wyciągają” zadania z backlogu, a następnie przenoszą je pomiędzy poszczególnymi etapami przepływu pracy. Zazwyczaj zespoły stosują metodę Kanban przy użyciu tablic Kanban.

Można tutaj użyć następującej analogii: tablica Kanban to szkielet, a karty Kanban to mięśnie. Karty Kanban zawierają wszystkie informacje, których programiści potrzebują do wykonania zadań. Jeśli chcesz stworzyć spójny proces Kanban dla swojego zespołu, utworzenie szablonu karty Kanban może pomóc Ci przyspieszyć pracę. Poniżej wyjaśniamy, jak to zrobić.

Czym jest szablon karty Kanban?

W metodzie Kanban każde zadanie w projekcie jest reprezentowane przez kartę, która zawiera istotne informacje dotyczące tego zadania, takie jak opis zadania, kluczowe daty, ważnych interesariuszy i status zadania. Szablon karty Kanban to powtarzalna struktura, którą możesz skopiować, aby łatwo tworzyć nowe zadania.

Celem szablonów kart Kanban jest nie tylko zapewnienie spójności, ale również dostępu do wszystkich informacji, których Twój zespół potrzebuje do rozpoczęcia pracy. Mając wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, członkowie zespołu mogą skupić się na wykonywaniu zadań, nie tracąc czasu na szukanie informacji.

Dzięki szablonowi karty Kanban członkowie zespołu mogą łatwo znaleźć informacje potrzebne do wykonania zadania. Spójny format sprawia, że ​​każde przychodzące zadanie zawiera te same informacje zorganizowane w ten sam sposób.

Jak utworzyć szablon karty Kanban

Współpracuj ze swoim zespołem Scrum lub Agile przy tworzeniu szablonu karty Kanban. Zastanówcie się, jakich informacji potrzebują członkowie zespołu, aby prawidłowo realizować zadania z karty Kanban. Dzięki temu nie będą musieli tracić czasu na szukanie informacji, co pomoże uniknąć wąskich gardeł lub opóźnień.

Upewnij się, że szablon karty Kanban zawiera odpowiednie informacje. Najczęściej obejmują one:

• Nazwa zadania wskazująca konkretne działanie: użyj opisowej nazwy zadania, aby od razu było jasne, co należy zrobić. Przykładowo, tytuł „Dodać nową funkcję do aplikacji internetowej” od razu wyjaśnia, czego dotyczy zadanie. 

• Kluczowe daty: w zależności od przepływu pracy Twojego zespołu, niektóre daty są ważne dla kierowników projektów, inne dla programistów, a inne dla obu. Dlatego w niektórych przypadkach może być konieczne, aby kierownik projektu znał datę rozpoczęcia zadania, a programista termin, do którego zadanie musi zostać ukończone.

• Właściciel zadania: czyli osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania. W razie pytań dotyczących zadania to z nią należy się skontaktować w celu uzyskania wyjaśnień.

• Status zadania: w systemie Kanban jest on zazwyczaj reprezentowany przez pozycję karty na tablicy Kanban. Ponieważ różne zespoły w różny sposób zarządzają pracą w toku, ważne jest, aby każdy znał poszczególne etapy tablicy Kanban swojego zespołu.

Niektóre informacje na karcie Kanban są również ważne dla kierowników projektów. Oto kilka opcjonalnych informacji, które mogą zapewnić ważny kontekst dla kierowników projektów:

• Priorytet zadania: wskazuje, jak ważne jest dane zadanie w porównaniu z innymi zadaniami. Ustalenie priorytetów zadań może pomóc zoptymalizować czas realizacji zadań, które muszą być wykonane szybciej, a Twojemu zespołowi programistycznemu zdecydować, które zadania wykonać w pierwszej kolejności.

• Punkty historyjek: punkty historyjek są sposobem mierzenia zakresu zadań. Wykorzystuje się do tego czas lub wysiłek wymagany do wykonania zadania. Informacje te są szczególnie istotne dla kierowników projektów w zarządzaniu zadaniami, aby uniknąć przeciążenia zespołu. 

• Nadrzędny projekt lub inicjatywa: niektóre zespoły pracują nad zadaniami z różnych projektów na jednej tablicy Kanban. Wskazując na karcie projekt, do którego należy zadanie, zapewniasz programiście ważny kontekst, a jednocześnie upewniasz się, że informacje są uporządkowane w sposób zrozumiały dla innych interesariuszy.

• Podzadania: niektóre zadania mogą wymagać podziału na mniejsze podzadania. Dołączenie tych zadań do zadania nadrzędnego zapewnia dobrą organizację pracy.

• Mierzenie czasu: jeśli pracujesz dla agencji, pomiar czasu jest ważny dla celów rozliczeń i ustalania cen. 

Jak korzystać z szablonu karty Kanban?

Gdy Twój zespół określi wszystkie informacje, których potrzebuje, aby dokładnie wykonać zadanie na tablicy Kanban, możesz rozpocząć tworzenie szablonu karty Kanban. Najłatwiej to zrobić za pomocą cyfrowego narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwia tworzenie zadań z szablonu i dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.

Jeśli utworzysz szablon karty kanban w cyfrowym systemie zarządzania projektami, możesz szybko i łatwo go powielić, aby utworzyć nową kartę Kanban. Wystarczy, że wypełnisz ją odpowiednimi informacjami dotyczącymi danego zadania.

Zintegrowane funkcje

• Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

Polecane aplikacje

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Często zadawane pytania