Potrzebujesz krótszych czasów realizacji

Wszyscy słyszeliśmy opowieści o dobrych starych czasach, kiedy wszystko kosztowało grosze, a dzieci bawiły się na zewnątrz, zamiast siedzieć przyklejone do telefonów. Wiemy jednak również, że nasze wygodne, nowoczesne życie ma swoje zalety. Drony i giganci technologiczni zmieniły sposób, w jaki businessy świadczą swoje usługi klientom, a ponieważ niektóre paczki docierają w ciągu kilku godzin, można śmiało powiedzieć, że kupujący oczekują, że wszystko będzie działać szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.

Dlatego tak ważny jest czas realizacji. Aby skutecznie zarządzać czasem i dostarczać klientom właściwe produkty we właściwym czasie, musisz najpierw wiedzieć, ile czasu zajmie ich dostarczenie. To jest czas realizacji. W tym artykule dowiesz się, jak wykorzystać wskaźniki czasu realizacji, aby zwiększyć zadowolenie klientów, usprawnić produkcję i procesy oraz przyspieszyć przepływ pracy, aby zapewnić szybsze i płynniejsze dostawy.

Czym jest czas realizacji?

Czas realizacji to czas, który upływa od otrzymania zamówienia do jego przetworzenia. Jest to pojęcie związane głównie z produkcją, zarządzaniem łańcuchem dostaw i zarządzaniem projektami, ale dotyczy każdego biznesu, który ma klientów, produkty i zespół sprzedaży. Na przykład czas realizacji produkcji to czas, który upływa od otrzymania zamówienia zakupu do momentu, gdy produkt trafia do klienta. Z kolei w przypadku zespołu projektowego czas realizacji rozpoczyna się w momencie otrzymania zlecenia (w tym przypadku od kierownika), a kończy, gdy pracownik je ukończy. 

Niezależnie od branży lub działu, skrócenie czasu od zamówienia do dostawy ostatecznie oznacza, że możesz przetwarzać więcej zamówień i zarabiać więcej pieniędzy.

Jaka jest różnica między czasem realizacji a czasem przetwarzania?

Czas przetwarzania to czas, który upływa od otrzymania zamówienia zakupu do momentu przekazania go do innego działu lub procesu. Czas przetwarzania to jedna część całkowitego czasu realizacji i może mieć duży wpływ. 

Na przykład, jeśli Twój zakład przetwarza i pakuje elementy spożywcze, opóźnienie w czasie przetwarzania może oznaczać, że Twoje produkty spóźnią się do sklepów spożywczych. W rezultacie mniej klientów kupi Twoje produkty, co oznacza mniejszą sprzedaż w sklepach. Jeśli nie możesz rozwiązać problemu, który wydłuża czas przetwarzania (np. brakuje Ci personelu, a nie masz budżetu na zatrudnienie), może to ostatecznie doprowadzić do zastąpienia Twoich produktów na półkach sklepowych.

Jak obliczyć czas realizacji?

Aby obliczyć czas realizacji, należy zsumować czas potrzebny na wstępne przetwarzanie, przetwarzanie i przetwarzanie końcowe. 

Czas przed rozpoczęciem realizacji + czas realizacji + czas po zakończeniu realizacji = czas realizacji

Oto obliczenia czasu realizacji:

• Przetwarzanie wstępne: zmierz czas zamówienia i zakupu, uwzględniając potencjalne opóźnienia w wysyłce lub niedobory w razie potrzeby.

• Przetwarzanie: określ czas potrzebny na pełne przetworzenie zamówienia. Spróbuj uwzględnić każdy szczegół, na przykład pakowanie elementów lub przerwy pracowników.

• Przetwarzanie końcowe: tutaj prognozujesz, ile czasu upłynie, zanim produkt trafi do klienta. Zwykle jest to czas wysyłki lub, jeśli zajmujesz się zarządzaniem projektami, czas między ukończeniem a wdrożeniem.

Dlaczego czas realizacji jest ważny?

Czas realizacji wpływa na większość aspektów Twojego business. Jeśli jest zbyt długi, może pogorszyć jakość obsługi klienta, wywołać wewnętrzne frustracje, a nawet doprowadzić do wyższych cen, jeśli spróbujesz zrekompensować wydatki związane z dłuższym czasem produkcji. Krótsze czasy realizacji zwiększają zyski i sprawiają, że wszyscy są zadowoleni, od dostawców aż po klienta.

Wpływ dłuższego czasu realizacji

Długi czas realizacji rzadko pojawia się z dnia na dzień. Zaczynają się jako powolny wyciek. Większość osób chce, aby czas realizacji był jak najkrótszy, jednak może on wydłużać się stopniowo, a Ty możesz tego nawet nie zauważyć. Być może zmniejszyłeś swój zespół, nie dodając technologii, która zwiększyłaby produktywność. Potem poczuliście się zdezorganizowani, co spowodowało powielanie zamówień na surowce i utratę kontroli nad gotowym produktem. Mijają miesiące i nagle zdajesz sobie sprawę, że czas realizacji znacznie się wydłużył. To, co na początku wydawało się kilkoma drobnymi potknięciami, spowodowało znaczne wydłużenie czasu realizacji.

To przerażające. Ponieważ prawda jest taka, że Twoi klienci nie będą na Ciebie czekać, jeśli mogą uzyskać te same usługi gdzie indziej. Bez względu na to, jak świetny jest Twój produkt lub oferta, ich cierpliwość ma swoje granice. Wąskie gardła i opóźniony czas realizacji będą Cię kosztować w dłuższej perspektywie, powodując zakłócenia w przepływie pracy, obniżenie morale zespołu i, co nieuniknione, spadek sprzedaży.

Przykłady czasu realizacji

Przyjrzyjmy się kilku przykładom obliczania czasu realizacji w różnych branżach.

Czas realizacji w produkcji

Produkcja to branża, która najczęściej przychodzi na myśl, gdy mówimy o czasie realizacji. Dlatego jego obliczenia są stosunkowo proste.

• Zamówienia: w produkcji wstępne przetwarzanie to etap zarządzania zamówieniami. Zmierzysz, ile czasu zajmuje znalezienie, zamówienie i otrzymanie elementów.

• Przetwarzanie: jest to etap, na którym tworzysz swój produkt. Ile czasu zajmuje Ci złożenie wszystkich elementów produktu i przygotowanie go do wysyłki do klienta? 

• Wysyłka: czas na wysłanie produktu! Czas wysyłki to liczba dni lub tygodni potrzebnych na dotarcie z zakładu produkcyjnego do klientów.

Czas realizacji łańcucha dostaw

Czas realizacji łańcucha dostaw jest nieco trudniejszy do określenia, ponieważ zależy od wielu czynników, na które nie masz wpływu. Ponieważ łańcuch dostaw zazwyczaj kieruje towary z jednego miejsca do drugiego, w dużym stopniu zależy on od czasu wysyłki, który może się zmienić w każdej chwili.

• Zamawianie dostaw: jest to czas potrzebny na otrzymanie produktów. Ile czasu zajmuje dostawa produktów od firmy do Twojego magazynu? 

• Przetwarzanie: to właśnie na tym etapie masz największą kontrolę nad czasem realizacji w łańcuchu dostaw. Im szybciej produkty zostaną przetworzone i wysłane, tym krótszy będzie całkowity czas realizacji.

• Wysyłka: podobnie jak w przypadku produkcji, jest to czas potrzebny na dotarcie produktów do następnego punktu po opuszczeniu zakładu.

Zarządzanie projektami

W zarządzaniu projektami czas realizacji pomaga stawiać zespołowi realistyczne oczekiwania, aby nie przytłaczać go zleceniami w ostatniej chwili. 

• Delegowanie: lider zespołu analizuje i organizuje wszystkie powiązane zadania w projekcie i przypisuje je poszczególnym członkom zespołu. W tym przypadku sprawdzasz, ile czasu zajmuje liderowi przejrzenie szczegółów projektu, stworzenie planu strategicznego obejmującego cele, kamienie milowe, produkty końcowe i przydzielenie ich zespołowi. 

• Praca nad projektem: ile czasu zajmuje zespołowi ukończenie projektu po zapoznaniu się z oczekiwaniami? 

• Przeglądy i zatwierdzenia: po wewnętrznym sfinalizowaniu projektu często jest on poddawany przeglądowi i zatwierdzeniu przez dodatkowych interesariuszy projektu. Na koniec jest przekazywany do innego działu lub zespołu w celu monitorowania lub wdrożenia. Oblicz czas, jaki upływa od ukończenia projektu do momentu, w którym przejdzie on w ręce tego drugiego działu.

Firmy B2C lub DTC

Obliczenie czasu realizacji dla firm typu business to consumer (B2C) lub direct to consumer (DTC) to czas od otrzymania zamówienia zakupu od klienta do momentu, w którym klient otrzymuje produkt.

• Przetwarzanie wstępne: w przypadku firm B2C lub DTC przetwarzanie wstępne rozpoczyna się od otrzymania zamówienia zakupu i kończy się, gdy zespół zaczyna montować produkt. W międzyczasie należy przetworzyć płatność i wypełnić wymagane pola danych przed rozpoczęciem przetwarzania.

• Przetwarzanie: jeśli produkt został już wyprodukowany, na tym etapie przygotowuje się go do wysyłki, co obejmuje pakowanie i przygotowanie etykiet wysyłkowych.

• Wysyłka: podobnie jak w innych branżach, o których wspomnieliśmy, ten ostatni etap to czas, który upływa od momentu, w którym paczka opuszcza Twoją firmę i trafia do klienta.

Jak skrócić czas realizacji

Teraz dobre wieści – możesz skrócić czas realizacji, wprowadzając dość proste zmiany w strukturach przetwarzania. Nieprawidłowości i błędy ludzkie mogą wydłużyć czas realizacji, ale mogą to być również rzeczy całkowicie poza Twoją kontrolą, takie jak klęski żywiołowe i niedobory w łańcuchu dostaw. Skracając czas realizacji, ważne jest, aby skupić się na elementach, które możesz kontrolować i tworzyć plany na wypadek, gdy wydarzą się rzeczy, na które nie masz wpływu.

• Korzystaj z narzędzi i technologii, które usprawniają zadania i czynności okołozadaniowe.

• Komunikuj się skutecznie ze swoim zespołem od początku do końca, aby jasno określić oczekiwania i ograniczyć nieporozumienia.

• Korzystaj z prognozowania, aby przewidzieć swoje przyszłe potrzeby. Dzięki temu mniej pozostawiasz przypadkowi i nie musisz działać w sposób reaktywny, co przekłada się na bardziej skoncentrowaną pracę i krótszy czas realizacji.

Skrócenie czasu realizacji dzięki oprogramowaniu

Wiele czynności związanych z przetwarzaniem danych, które mają wpływ na czas realizacji, można zautomatyzować. Możesz na przykład zautomatyzować zadania i przypisać właścicieli dla każdego etapu procesu produkcyjnego. Przejrzyj ogólny przepływ pracy i poszukaj miejsc, które są powtarzalne i ręczne. To zadania, które możesz zautomatyzować lub usprawnić, co w naturalny sposób skróci czas realizacji. Oprogramowanie nie wykona pracy za Ciebie, ale upraszcza proces i sprawia, że Twój zespół jest bardziej wydajny. To prostszy sposób na skrócenie czasu realizacji bez dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem większej liczby pracowników. 

Krótszy czas realizacji rozwiązuje (większość) problemów produkcyjnych 

Skrócenie czasu realizacji może wpłynąć na niemal każdy aspekt Twojego businessu. W dzisiejszych czasach, w których ludzie oczekują natychmiastowej gratyfikacji, kluczowe znaczenie ma jak najszybsze dostarczenie produktów do klientów. Podsumowując, czas jest naszym najcenniejszym zasobem. Dotyczy to również Twojego businessu. 

Dłuższy czas realizacji jest zwykle spowodowany nieefektywnością. Dobra wiadomość jest taka, że często są to rzeczy, które możesz zmienić. Funkcje automatyzacji i organizacji w Asanie mogą usprawnić Twoje procesy i skrócić czas realizacji.