Scrumban 範本

您的團隊是否正在從 Scrum 轉換到看板,或是從看板轉換到 Scrum?Scrumban 範本可以幫助您的團隊更加順暢地過渡。以下說明如何進行。

建立您的範本

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[產品 UI] Asana 中以工作流程看板顯示的 Scrumban 專案 (看板)

如果您希望在 Scrum 和看板之間進行切換,Scrumban 範本可以幫助您的團隊進行轉換。此範本能夠透過團隊原本熟悉的方法的許多面向,作為學習使用新方法時的基礎。

什麼是 Scrumban 範本? 

Scrumban 範本是一種可重複使用的工具,供專案經理用以建立和組織 Scrumban 專案。您可將此範本視為團隊 Scrumban 專案的藍圖。它可以幫助您將 Scrumban 流程標準化,讓您的團隊在專案之間轉換時能擁有一個易於重複使用的架構。

Scrumban 是一種敏捷架構,它結合了兩種常見的專案管理策略:Scrum看板。Scrumban 通常用於協助團隊從 Scrum 轉換到看板,或者從看板轉換到 Scrum。 

如何建立 Scrumban 範本?

Scrumban 專案是在看板風格的面板上進行組織。任務會被寫入個別的卡片,這些卡片會被分類到與任務階段相對應的欄當中。當團隊成員進行任務時,他們會將卡片移動到與任務所在階段相應的欄當中。 

根據您團隊的工作流程,您可以透過以下三種方式之一來組織您的 Scrumban 看板範本:

  • 基本看板工作流程:此方法是組織 Scrumban 看板範本的最簡單方法。它主要分為三個階段:任務待辦項目、進行中和已完成。團隊成員在處理任務時,會從任務待辦項目中提取卡片,並將其放入「進行中」。然後,當任務滿足團隊對完成的定義時,再將其移動至「已完成」的欄位。

  • 按任務優先順序:此方法在有兩個單獨看板的情況下效果最佳。您可以在其中一個看板中按優先順序組織任務。這整個看板會被視為待辦項目。您可以將卡片從該處移動至另一個看板上,此看板會根據團隊的工作流程,使看板內容與任務的相應階段保持一致。

  • 故事點此方法與任務優先順序的方法類似,可以讓您依據故事點整理卡片。故事點是敏捷方法中使用的一種方法,用於估計任務可能需要的投入量或時間。標記有較多故事點的任務,其優先順序將高於故事點較少的任務。 

如何使用您的 Scrumban 範本

Scrumban 看板範本很容易使用。您應該採取的第一步,是與您的團隊合作,將您自己獨特的 Scrumban 流程標準化。確定團隊擁有一致的工作流程後,您便可以將其用作跨多個 Scrumban 專案的範本。若需要調整單一專案的流程,可以為該專案調整範本,以滿足您的需求。最好的方法是使用數位專案管理軟體

在建立 Scrumban 範本時,正確地設定提取系統是很重要的。最簡單的方法是透過最基本的看板系統設定您的範本,也就是使用以下三個階段:待辦項目、進行中的工作和已完成。接著,您可以自訂「進行中」階段下的不同步驟,並判定哪一種最適合您的團隊。

需要注意的是,您的 Scrumban 團隊必須對「已完成」的定義達成一致共識。也就是說,團隊中的每位成員都必須明確知道每張卡片需要經歷哪些階段,才能將使用者故事標記為完成。

使用 Scrumban 範本的優勢

使用範本可以讓學習 Scrumban 方法變得輕而易舉。以下是您的團隊應該使用 Scrumban 範本的幾個原因。

  • 格式的一致性:如果您的 Scrum 團隊正在從 Scrum 轉換至看板,使用 Scrumban 範本可為您現有的工作流程提供一些類似的步驟。這也代表您的團隊在從一個專案移動到另一個專案時,可以明確知道接下來該做些什麼。

  • 輕鬆自訂:當您使用 Scrumban 範本建立專案時,可以輕鬆地透過自訂範本來滿足您的需求。若您發現標準範本會導致太多瓶頸,可以添加不同的階段或自訂欄位,以幫助減少待辦項目中的任務數量。 

  • 在 Scrum 和看板之間轉換:Scrumban 結合了這兩種較受歡迎的敏捷專案管理架構。使用 Scrumban 範本可以幫助團隊在兩者之間進行轉換。若您需要訓練多個團隊,這個工具會非常有用。 

整合功能:

  • 看板檢視。看板檢視是一種看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間移動的情形,並一目了然地掌握您的專案所處的位置。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的參與人員超過一位、截止日期距離較遠,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

推薦的應用程式:

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • ServiceNow。 在 Asana 中自動建立任務並透過即時狀態和情境資訊提供跨平台的可見度,從而減少在 ServiceNow 中工作的 IT 團隊的手動工作。面對內部的服務團隊,若使用 ServiceNow 追蹤和管理員工支援單,通常會收到需要在 ServiceNow 之外執行動作的請求,例如滿足硬體請求或回覆薪酬問題。此項整合可以輕鬆地將 ServiceNow 與在 Asana 中採取的動作和更新連結起來。

常見問題

什麼是 Scrumban 範本?

Scrumban 範本是一種可重複使用的架構,專為使用 Scrumban 方法的敏捷團隊所設計。Scrumban 結合了 Scrum 方法和看板方法,旨在幫助團隊從一個架構轉換到另一個架構。Scrumban 範本可以協助 Scrum 專家產品所有者快速完成轉換。

何時應使用 Scrumban 範本?

如果您的 Scrum 團隊正在轉換到看板方法,或從看板轉換到 Scrum,這便是一個引進 Scrumban 範本的好機會。Scrumban 範本可透過提供團隊已經熟悉使用的架構,來幫助他們瞭解另一個架構的細微差異。

如何使用 Scrumban 範本?

Scrumban 範本很容易使用。與數位專案管理軟體搭配使用時,您可以輕鬆建立標準化的 Scrumban 範本,並將其複製到其他 Scrumban 專案中。接著,您便可按需求對新專案進行自訂。

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