スクラムばんテンプレート

スクラムとかんばんの切り替えには、スクラムばんテンプレートが役立ちます。このテンプレートを使えば、慣れ親しんだ手法の側面で基礎を固めながら新しい手法を学べます。

スクラムばんテンプレートとは？

スクラムばんテンプレートとはスクラムばんプロジェクトの作成と管理に繰り返し使えるプロジェクトマネージャー向けのツールであり、スクラムばんプロジェクトの設計図のようなものです。このテンプレートを使うことでスクラムばんのプロセスが標準化され、プロジェクト移行時に何度でも使えるフレームワークが完成します。

スクラムばんとは一般的なプロジェクト管理手法であるスクラムとかんばんを組み合わせたアジャイルフレームワークであり、スクラムからかんばんへの移行、またはその逆の移行の際によく使用されます。

スクラムばんテンプレートの作り方

スクラムばんプロジェクトではかんばん形式のボード上で整理を行います。各タスクはそれぞれカードとして、タスクのステージを表す列で分類されます。チームメンバーがタスクに取り組む間、カードはそのタスクの現在のステージを表す列を移動していきます。

チームのワークフローに基づいて、スクラムばんのボードテンプレートは以下の 3 つの方法で管理できます。

• 一般的なかんばんワークフロー: スクラムばんボードテンプレートの最もシンプルな管理手法です。主なステージは「バックログ」「進行中」「完了」で、チームメンバーはバックログからカードを進行中へと移し、タスクに取り組みます。そしてチームが「完了」とする基準を満たしたときに、タスクを完了の列へと移します。

• タスクの優先度順: この手法は 2 つの別々のかんばんボードがある場合に便利です。片方のかんばんボードではタスクを優先度順に整理します。この場合、ボード全体がバックログで構成されます。そこからチームのワークフローに基づくタスクのステージで整理するもう一つのかんばんボードへとカードを移します。

• ストーリーポイント順: 優先度順の手法と同じように、ストーリーポイントでカードを整理することもできます。ストーリーポイントとはアジャイル手法で用いられる、タスクにかかる工数や時間を見積もるための手法です。ストーリーポイントの高いタスクは、ストーリーポイントの低いタスクより優先されます。

スクラムばんテンプレートの使い方

スクラムばんテンプレートの使い方は簡単です。まずはチーム独自のスクラムばんプロセスを標準化しましょう。チームの一貫したワークフローが明確になったら、それをスクラムばんプロジェクトで使うテンプレートとして使用します。あるプロジェクトでプロセスの調整が必要な場合は、そのプロジェクトに合わせてテンプレートを調整することもできます。デジタルなプロジェクト管理ソフトウェアを使っていると、より調整が簡単です。

スクラムばんテンプレートを作成する際は、適切なプル型システムを用意することが重要です。最も簡単なのは、一般的なかんばん方式に基づく「バックログ」「進行中」「完了」の 3 ステップでテンプレートを作るという方法です。そこから「進行中」の中にさらに細かいステップを作成したりと、チームに合った方法を模索できます。

スクラムばんを使うチームの間で、「完了」の定義についてコンセンサスを得ておくことも重要です。そうすればチーム全員がユーザーストーリーを「完了」とするために踏むべきステップを把握できます。

スクラムばんテンプレートを使うメリット

テンプレートを使えばスクラムばん手法を簡単にマスターできます。ここではスクラムばんテンプレートを使うメリットをいくつかご紹介します。

• フォーマットの一貫性が得られる: スクラムチームがスクラムからかんばんへと移行する場合、スクラムばんテンプレートを使えば現在のワークフローと同様のステップで作業できます。これはつまり、チームが別のプロジェクトへと移行しても、作業手順が把握できるということです。

• カスタマイズが簡単: スクラムばんテンプレートを使ってプロジェクトを作る場合は、ニーズに合わせたカスタマイズも簡単です。通常のテンプレートで多くのボトルネックが発生するような場合は、ステージやカスタムフィールドを追加してバックログにあるタスクの数を減らしましょう。

• スクラムとかんばん間の移行がしやすい: スクラムばんは人気のアジャイルプロジェクト管理フレームワーク 2 つのハイブリッドであるため、スクラムばんを使えばこの 2 つのフレームワーク間の移行が簡単に行えます。複数チームのトレーニングを行う場合も非常に便利です。

組み込まれている機能:

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収まらないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクが便利です。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ:

• Jira: 技術部門とビジネス部門をインタラクティブにつなぐワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。しかも Asana を離れる必要はありません。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

• ServiceNow: Asana でのタスク作成を自動化し、ステータスやコンテキストに関する情報をプラットフォーム間で共有して、ServiceNow を使う IT チームの手作業を減らしましょう。従業員のサポートチケットの追跡・管理に ServiceNow を使用している社内向けのサービスチームは、ハードウェアに関する要望や、給与計算に関する質問など、ServiceNow 外での対応が必要になるリクエストを受けることも多いでしょう。この連携機能を使えば、Asana 上で行われたアクションや更新が ServiceNow にも反映されます。

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