Plantilla de Scrumban

Si estás pensando en cambiar de Scrum a Kanban, o viceversa, una plantilla de Scrumban puede ayudar a tu equipo a lograr una transición más fluida, ya que les permite aprovechar los aspectos del método con los que están familiarizados, mientras aprenden a usar la metodología nueva.

¿Qué es una plantilla de Scrumban?

Una plantilla de Scrumban es una herramienta reutilizable que los gerentes de proyectos usan para crear y organizar proyectos de Scrumban. Piensa en esta plantilla como un modelo para los proyectos Scrumban del equipo. Ayuda a estandarizar los procesos de Scrumban, para que los equipos tengan un marco fácilmente repetible a medida que cambian de proyectos.

Scrumban es un marco ágil que combina dos estrategias comunes de gestión de proyectos: Scrum y Kanban. Se usa comúnmente para ayudar a los equipos a hacer la transición de Scrum a Kanban, o viceversa.

¿Cómo crear una plantilla de Scrumban?

Los proyectos de Scrumban se organizan en un tablero de estilo Kanban. Las tareas se representan en forma de tarjetas individuales ordenadas en diferentes columnas que corresponden a las etapas del trabajo. A medida que los miembros del equipo trabajan en las tareas, las tarjetas se mueven a la columna correspondiente que representa la etapa en la que se encuentra el trabajo.

Según el flujo de trabajo de tu equipo, puedes organizar tu plantilla de tablero Scrumban de tres formas diferentes:

• Flujo de trabajo Kanban básico: Este método es la forma más sencilla de organizar tu plantilla de tablero Scrumban. El tablero tiene tres etapas principales: tareas pendientes, en curso y finalizadas. Los miembros del equipo extraen las tarjetas de la columna de “Tareas pendientes” y las pasan a la columna “En progreso” a medida que trabajan en ellas. Luego, cuando las tareas cumplen con los criterios de finalización definidos por el equipo, las mueven a la columna “Finalizadas”.

• Por prioridad de tarea: Este método funciona mejor con dos tableros Kanban separados. En uno de los tableros, organiza las tareas por prioridad. Todo el tablero se considera el trabajo pendiente del equipo. Desde allí, puedes mover las tarjetas al otro tablero Kanban que se alinea con la etapa correspondiente de la tarea según el flujo de trabajo del equipo.

• Por puntos de historia: Similar al método de prioridad de tareas, puedes organizar las tarjetas por puntos de historia. Este es un método que se utiliza en la metodología ágil para estimar el tiempo o esfuerzo que demandará una tarea. Las tareas marcadas con más puntos de historia se priorizan ante las demás tareas. 

Cómo usar una plantilla de Scrumban

Una plantilla de tablero Scrumban es fácil de usar. Lo primero que debes hacer es trabajar con tu equipo para crear y estandarizar tu proceso Scrumban. Una vez que definas el flujo de trabajo de tu equipo, puedes usarlo como plantilla para otros proyectos de Scrumban. Si necesitas personalizar tu proceso para un solo proyecto, puedes modificar la plantilla para que se ajuste a las necesidades de ese proyecto específico. La mejor manera de hacerlo es con un software para la gestión digital de proyectos.

Al crear tu plantilla Scrumban, debes implementar un sistema de extracción adecuado. La forma más sencilla de lograrlo es configurar tu plantilla con el sistema Kanban más básico, que se basa en tres etapas: trabajo pendiente, trabajo en curso y trabajo finalizado. A partir de ahí, puedes adaptar los diferentes pasos que se incluyen en la etapa “En curso” e identificar qué proceso se adapta mejor a tu equipo.

Es importante que el equipo Scrumban llegue a un consenso sobre la definición de “finalizado”. Es decir, que cada miembro del equipo debe conocer exactamente las etapas por las que debe pasar cada tarjeta para marcar una historia de usuario como finalizada.

Beneficios de usar una plantilla de Scrumban

El uso de una plantilla puede facilitar mucho el aprendizaje de la metodología Scrumban. Estas son solo algunas de las razones por las que tu equipo debería usar una plantilla de Scrumban.

• Coherencia en el formato: Si tu equipo de Scrum está cambiando de Scrum a Kanban, encontrará varios pasos similares al flujo de trabajo actual en la plantilla de Scrumban. Esto también significa que, al usar esta planilla, el equipo sabrá exactamente qué esperar a medida que avance de un proyecto a otro

• Fácil de personalizar: Cuando creas un proyecto mediante una plantilla de Scrumban, puedes personalizar fácilmente esa plantilla para adaptarla a tus necesidades. Si notas que la plantilla estándar crea demasiados cuellos de botella, puedes agregar diferentes etapas o campos personalizados para ayudar a reducir la cantidad de tareas pendientes. 

• Transición entre Scrum y Kanban: Scrumban es un híbrido que combina dos de los marcos de gestión de proyectos ágiles más populares. El uso de una plantilla de Scrumban puede ayudar a los equipos a hacer la transición de uno a otro, y puede ser una herramienta muy útil si necesitas capacitar a varios equipos. 

Funciones integradas:

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas. 

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas:

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

• ServiceNow. Reduce el trabajo manual de los equipos de TI con la automatización de la creación de tareas en Asana, y brinda visibilidad en ambas plataformas sobre el estado de los trabajos y el contexto, en tiempo real. Los equipos de servicio interno que usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar las consultas de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes en las que hay que trabajar fuera de ServiceNow, como responder a algún pedido de hardware o a alguna consulta sobre su paga. Esta integración facilita la conexión de ServiceNow con acciones y actualizaciones que se producen en Asana.

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