Modèle Scrumban

Si vous cherchez à passer de Scrum à Kanban (ou inversement), pourquoi ne pas faciliter la transition en utilisant un modèle Scrumban ? Basé sur une approche hybride, ce modèle aidera les membres de votre équipe à tirer parti de leurs connaissances pour prendre en main la méthodologie qu’ils visent à maîtriser.

Qu’est-ce qu’un modèle Scrumban ?

Sorte de feuille de route détaillée, un modèle Scrumban est un outil réutilisable dont les chefs de projet tirent parti pour créer et organiser leurs projets Scrumban. Il sert à rationaliser le processus Scrumban et permet aux équipes de suivre une structure cohérente d’un projet à l’autre.

Le Scrumban est une méthodologie Agile qui combine deux stratégies de gestion de projet courantes : Scrum et Kanban. Il est communément utilisé pour aider les équipes à passer de Scrum à Kanban ou vice-versa.

Comment créer un modèle Scrumban ?

Les projets Scrumban sont organisés dans un tableau Kanban. Chaque tâche est écrite sur une carte et classée dans ce tableau, dont les colonnes correspondent aux étapes de travail. Au fur et à mesure que les membres d’équipe travaillent sur ces tâches, ils déplacent la carte dans la bonne colonne.

En fonction du processus suivi par votre équipe, vous pouvez organiser votre modèle de tableau Scrumban de l’une de ces trois façons :

• Processus Kanban basique : cette méthode est la plus simple pour organiser votre modèle de tableau Scrumban. Un tableau Kanban est généralement divisé en trois catégories : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Au fur et à mesure que le sprint avance, les membres de l’équipe sélectionnent des tâches du backlog, puis les déplacent dans les colonnes appropriées jusqu’à leur accomplissement.

• Par priorité : pour un fonctionnement optimal, cette méthode requiert deux tableaux Kanban. Dans l’un des tableaux, organisez les tâches par priorité : ce document fait office de backlog. Quand vous décidez de travailler sur une tâche, déplacez la carte concernée vers la colonne appropriée dans l’autre tableau Kanban, selon le processus défini par votre équipe.

• Par story point : similaire à la méthode par priorité, cette approche consiste à classer les cartes par story point. Utilisés dans le cadre de la méthodologie Agile, les story points servent à estimer le temps ou les efforts nécessaires à l’accomplissement d’une tâche. Les tâches associées au plus grand nombre de story points sont prioritaires. 

Comment utiliser votre modèle Scrumban ?

Les modèles de tableaux Scrumban sont simples à utiliser. Pour commencer, vous et votre équipe devez rationaliser votre processus Scrumban. Une fois celui-ci harmonisé, il servira de modèle pour vos différents projets Scrumban. N’hésitez pas à le modifier au cas par cas pour l’adapter aux besoins de chaque projet. Pour ce faire, l’idéal est d’utiliser un logiciel de gestion de projet.

Lors de la création de votre modèle Scrumban, veillez à mettre en place un système en flux tiré. Le plus simple est de vous inspirer du principe Kanban le plus basique, reposant sur trois étapes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». La catégorie « En cours » englobe toutes les étapes nécessaires à l’accomplissement du projet ; il ne reste plus qu’à choisir le fonctionnement qui convient le mieux à votre équipe.

La notion d’achèvement doit faire l’unanimité au sein de votre équipe Scrumban : en effet, chaque membre doit savoir avec précision les étapes par lesquelles doit passer la carte pour qu’une user story soit placée dans la colonne « Terminé ».

Les avantages d’un modèle Scrumban

L’utilisation d’un modèle peut grandement faciliter l’apprentissage de la méthodologie Scrumban. Nous en avons noté quelques avantages supplémentaires :

• Déroulement immuable : si votre équipe passe de Scrum à Kanban, elle retrouvera dans le modèle Scrumban des points communs avec les processus de la méthodologie Scrum. Par ailleurs, l’utilisation systématique d’un modèle permet aux membres de votre équipe de savoir exactement à quoi s’attendre d’un projet à l’autre.

• Facilement personnalisable : lorsque vous créez un projet avec un modèle Scrumban, vous pouvez facilement personnaliser celui-ci en fonction de vos besoins. Si le modèle standard vous oppose trop d’obstacles, n’hésitez pas à ajouter d’autres étapes ou champs personnalisés pour réduire le nombre de tâches dans le backlog. 

• Transition entre Scrum et Kanban : Scrumban mêle deux des méthodologies de gestion de projet agile les plus populaires. L’utilisation d’un modèle Scrumban peut aider vos employés à passer d’une méthodologie à l’autre et grandement vous faciliter la tâche si vous gérez plusieurs équipes. 

Fonctionnalités intégrées :

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées :

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non techniques, sans quitter Asana.

• ServiceNow : réduisez le travail manuel de vos équipes informatiques utilisant ServiceNow grâce à la création automatique de tâches sur Asana et à la visibilité interplateformes (accès en temps réel au statut, au contexte, etc.). Par exemple, les équipes chargées du service client en interne, qui utilisent ServiceNow pour suivre et gérer les tickets des employés, reçoivent souvent des requêtes associées à des actions en dehors de ServiceNow (demandes de matériel ou réponse à une question à propos de la paie, par exemple). Cette intégration permet de créer des processus interconnectés entre ServiceNow et Asana (actions, mises à jour, etc.).

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