Ihre Scrumban-Vorlage

Wenn Sie darüber nachdenken, von Scrum zu Kanban zu wechseln, kann eine Scrumban-Vorlage für den Umstieg sehr nützlich sein. Mit ihrer Hilfe kann Ihr Team noch eine Weile nach der Methode arbeiten, die es schon kennt, während es bereits die neue Methode erlernt. 

Was ist eine Scrumban-Vorlage? 

Eine Scrumban-Vorlage ist ein wiederverwendbares Tool, mit dem Projektmanager Scrumban-Projekte erstellen und organisieren. Stellen Sie sich diese Vorlage wie einen Leitfaden für die Scrumban-Projekte Ihres Teams vor. Sie hilft dabei, den Scrumban-Prozess zu standardisieren, damit Ihr Team über ein leicht wiederholbares Framework verfügt, wenn es zwischen Projekten hin- und herwechselt. 

Scrumban ist eine agile Methode, die zwei häufig verwendete Projektmanagement-Strategien miteinander kombiniert: Scrum und Kanban. Scrumban wird üblicherweise dazu verwendet, Teams den Wechsel von Scrum zu Kanban (oder umgekehrt) zu erleichtern. 

Wie erstelle ich eine Scrumban-Vorlage?

Scrumban-Projekte werden auf einem Kanban-ähnlichen Board organisiert. Aufgaben werden auf individuelle Karten geschrieben, die in verschiedene Spalten aufgeteilt sind. Jede Spalte entspricht hier einer Phase der Aufgabe. Wenn Teammitglieder an Aufgaben arbeiten, schieben sie die jeweiligen Karten in die Spalte, die der aktuellen Phase entspricht. 

Je nach Workflow Ihres Teams haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Scrumban-Vorlage zu organisieren:

• Grundlegender Kanban-Workflow: Dies ist die einfachste Methode zur Organisation Ihrer Scrumban-Vorlage. Es gibt drei Hauptphasen: „Aufgaben-Backlog“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Teammitglieder nehmen Karten aus dem Bereich „Aufgaben-Backlog“ und verschieben sie in die „In Bearbeitung“-Phase, sobald sie beginnen, an einer Aufgabe zu arbeiten. Wenn sie damit fertig sind, wird die Karte in den „Erledigt“-Bereich verschoben.

• Nach Aufgabenpriorität: Diese Methode funktioniert am besten mit zwei separaten Kanban-Boards. In einem der Kanban-Boards organisieren Sie Aufgaben nach Priorität. Dieses gesamte Board dient Ihnen als Backlog. Von dort aus verschieben Sie dann Aufgaben in das andere Kanban-Board, in dem Ihre Aufgabe die einzelnen Phasen durchläuft. Richten Sie sich dabei nach dem Workflow Ihres Teams.

• Nach Story Points: Ähnlich wie bei der Methode nach Aufgabenpriorität können Sie Ihre Karten auch nach Story Points organisieren. Story Points werden in der agilen Methodologie angewandt und helfen abzuschätzen, wie viel Zeit oder Mühe eine Aufgabe erfordert. Die Aufgaben mit den meisten Story Points haben Priorität vor den Aufgaben mit weniger Story Points. 

So verwenden Sie Ihre Scrumban-Vorlage

Eine Scrumban-Vorlage ist leicht zu verwenden: Der erste Schritt besteht darin, gemeinsam mit dem Team einen standardisierten Scrumban-Prozess auszuarbeiten. Sobald Sie wissen, wie der konstante Workflow Ihres Teams aussieht, können Sie ihn als Vorlage für andere Scrumban-Projekte verwenden. Wenn Sie Ihren Prozess an ein einzelnes Projekt anpassen müssen, können Sie die Vorlage so optimieren, dass sie den Anforderungen dieses spezifischen Projekts entspricht. Am besten erstellen Sie eine solche Vorlage mit einer digitalen Projektmanagement-Software.

Wenn Sie Ihre Scrumban-Vorlage erstellen, sollten Sie ein ordentliches Pull-System einrichten. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, Ihre Vorlage nach dem grundlegendsten Kanban-System einzurichten, und zwar mit drei Phasen: „Backlog“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Von dort aus können Sie dann die unterschiedlichen Arbeitsschritte, die unter „In Bearbeitung“ fallen, anpassen und herausfinden, was für Ihr Team am besten funktioniert.

Es ist wichtig, dass Ihr Scrumban-Team eine gemeinsame, allseits anerkannte Definition von „Erledigt“ hat. Das heißt, dass jedes einzelne Teammitglied genau weiß, welche Phasen jede Karte durchlaufen muss, damit eine User Story abgeschlossen werden kann.

Die Vorteile einer Scrumban-Vorlage

Mit einer Vorlage wird das Erlernen der Scrumban-Methode praktisch zum Kinderspiel. Im Folgenden finden Sie einige Gründe, die für die Verwendung einer Scrumban-Vorlage sprechen.

• Einheitliche Formatierung: Wenn Ihr Scrum-Team von Scrum zu Kanban wechselt, bietet eine Scrumban-Vorlage ein paar Schritte, die Ihrem aktuellen Workflow ähneln. Das bedeutet auch, dass Ihr Team genau weiß, was es zu erwarten hat, wenn es von Projekt zu Projekt voranschreitet.

• Leichte Anpassbarkeit: Wenn Sie ein Projekt basierend auf einer Scrumban-Vorlage erstellen, lässt es sich leicht an Ihre Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Standard-Vorlage zu viele Engpässe verursacht, können Sie verschiedene Phasen oder anpassbare Felder hinzufügen, um die Anzahl der Aufgaben im Backlog zu reduzieren. 

• Wechsel zwischen Scrum und Kanban: Scrumban ist eine Mischung aus zwei beliebten agilen Projektmanagement-Methoden. Mithilfe einer Scrumban-Vorlage können Teams leicht von der einen Methode zur anderen wechseln. Wenn Sie planen, mehrere Teams zu darin schulen, kann dieses Tool sehr hilfreich sein. 

Integrierte Funktionen:

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. To-do, In Bearbeitung, Fertig) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

Empfohlene Apps:

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• ServiceNow. Reduzieren Sie die manuelle Arbeit für IT-Teams in ServiceNow, indem Sie die Erstellung von Aufgaben in Asana automatisieren und eine plattformübergreifende Sichtbarkeit in den Echtzeit-Status und Kontext ermöglichen. Interne Service-Teams, die ServiceNow für die Nachverfolgung und Verwaltung von Mitarbeiter-Tickets verwenden, erhalten oftmals Anfragen, die Maßnahmen außerhalb von ServiceNow erforderlich machen (z. B. die Bearbeitung von Hardware-Anfragen oder die Beantwortung von Fragen zur Gehaltsabrechnung). Mit dieser Integration können Sie ServiceNow ganz leicht mit Aktionen und Updates in Asana verknüpfen.

FAQs