Szablon Scrumban

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób najłatwiej przejść z systemu Scrum na Kanban (i odwrotnie), wypróbuj szablon Scrumban. Zawiera on elementy obu tych metodologii, dlatego też Twój zespół będzie mógł zapoznać się z nowym procesem powoli, nie ryzykując opóźnień związanych ze zmianą.

Czym jest szablon Scrumban? 

Szablon Scrumban to narzędzie, które umożliwia kierownikom projektów tworzenie i porządkowanie projektów Scrumban. Używaj tego szablonu, aby ustandaryzować procesy Scrumban i zapewnić członkom swojego zespołu powtarzalną strukturę, z której mogą korzystać przechodząc od jednego projektu do kolejnego. 

Scrumban to metodyka Agile, która łączy ze sobą dwie strategie zarządzania projektami: Scrum oraz Kanban. Scrumban często wykorzystuje się, aby pomóc zespołom przejść z systemu Scrum na Kanban lub odwrotnie.

Jak utworzyć szablon Scrumban?

W Scrumban projekty uporządkowane są w formie tablicy Kanban. Zapisane na osobnych kartach zadania są podzielone na kolumny, które odpowiadają kolejnym etapom ich realizacji. W miarę postępów, członkowie zespołu przenoszą karty do kolejnych kolumn, które odzwierciedlają aktualny status zadania.

W zależności od przepływu pracy danego zespołu, szablon tablicy Scrumban można uporządkować na jeden z trzech sposobów:

• Podstawowy przepływ pracy Kanban: ta metoda to najprostszy sposób na uporządkowanie szablonu tablicy Scrumban. Obejmuje ona trzy podstawowe etapy: „Backlog”, „W toku” oraz „Ukończone”. Rozpoczynając pracę nad zadaniem członkowie zespołu powinni przenieść je z sekcji „Backlog” do sekcji „W toku”, a gdy spełni ono kryteria ukończenia dla danego zespołu – do sekcji „Ukończone”.

• Według priorytetu zadania: ta metoda najlepiej sprawdza się przy pracy z dwiema osobnymi tablicami Kanban. Jedna z nich pełni rolę backlogu, w którym zadania uporządkowane są według priorytetu. Następnie, członkowie zespołu przenoszą je na osobną tablicę Kanban, która odpowiada etapowi realizacji danego zadania, określonemu w przepływie pracy zespołu.

• Według punktów historyjek: podobnie jak w przykładzie opisanym powyżej, karty z zadaniami można uporządkować według punktów historyjek. Punkty historyjek to metoda używana w ramach metodologii Agile do sprawdzenia, ile nakładu pracy lub czasu zajmie wykonanie danego zadania. Zadania oznaczone większą liczbą punktów historyjek są realizowane w pierwszej kolejności. 

Jak używać szablonu Scrumban?

Korzystanie z szablonu tablicy Scrumban jest bardzo łatwe. Pierwszym krokiem jest współpraca z zespołem w celu ustalenia standardowego procesu Scrumban. Po ustaleniu jednolitego przepływu pacy możesz wielokrotnie używać tego samego szablonu, a jeśli pojawi się projekt Scrumban o nietypowych wymaganiach możesz łatwo dostosować szablon, najlepiej za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami cyfrowymi.

Tworząc szablon Scrumban upewnij się, że poprawnie wdrożono również tzw. „system pobierania”. Najłatwiej to zrobić jeśli szablon ma podstawowy format Kanban i obejmuje trzy etapy: „Backlog”, „W toku” oraz „Ukończone”. W ten sposób możesz rozłożyć etap „W toku” na dodatkowe kroki potrzebne do realizacji zadania i dowiedzieć się, jaki podział najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu.

Ważne, aby zespół Scrumban osiągnął porozumienie co do znaczenia terminu „Ukończone”. Oznacza to, że każdy członek Twojego zespołu powinien dokładnie wiedzieć przez jakie etapy musi przejść każda karta zanim historia użytkownika może zostać oznaczona jako wykonana.

Korzyści z szablonu Scrumban

Używanie szablonu może sprawić, że opanowanie metodologii Scrumban będzie proste. Poniżej przedstawiamy kilka powodów, dla których warto korzystać z szablonu Scrumban.

• Jednolity format: jeśli zespół Scrum zmienia system ze Scrum na Kanban, szablon Scrumban będzie zawierał kroki zbliżone do tych, które obejmuje bieżący przepływ pracy. Oznacza to, że członkowie zespołu będą dokładnie wiedzieć, czego należy się spodziewać w każdym nowym projekcie.

• Łatwa personalizacja: szablon Scrumban można łatwo dostosować do potrzeb konkretnego projektu. Jeśli uznasz, że w standardowym szablonie jest zbyt wiele wąskich gardeł możesz dodać różne etapy czy pola niestandardowe, które mogą pomóc zmniejszyć liczbę oczekujących w backlogu zadań. 

• Zmiana strategii pomiędzy Scrum a Kanban: Scrumban to połączenie dwóch najpopularniejszych struktur stosowanych przy zwinnym zarządzaniu projektami. Szablon Scrumban może pomóc członkom zespołu płynnie przejść od jednej do drugiej struktury. Narzędzie to jest wyjątkowo przydatne jeśli chcesz przeszkolić wiele zespołów. 

Zintegrowane funkcje:

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

Polecane aplikacje:

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

• ServiceNow. Ogranicz liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez zespoły IT, które korzystają w ServiceNow, automatyzując proces tworzenia zadań w Asanie i zapewniając widoczność międzyplatformową dotyczącą statusu w czasie rzeczywistym oraz kontekstu. Wewnętrzne zespoły serwisowe, które korzystają z ServiceNow do śledzenia i zarządzania zgłoszeniami często otrzymują prośby wymagające wykonywania działań poza ServiceNow, na przykład dotyczące sprzętu lub pytania o płace. Ta integracja umożliwia połączenie ServiceNow z działaniami i aktualizacjami statusu w Asanie.

Często zadawane pytania