敏捷專案計劃範本

用敏捷專案計劃範本建立敏捷專案,可協助團隊節省時間,保持各個專案間的一致性。您只需幾個步驟即可建立敏捷專案計劃範本。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

board icon看板reporting icon報告milestone icon里程碑dependency icon相依性

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傳統的專案管理策略通常是採用線型的瀑布法。儘管如此,此策略對於動態產品卻不是那麼適用,例如:軟體開發工作。敏捷法於 2001 年問世,旨在協助動態、快步調的團隊快速疊代,並更專注於滿足客戶需求。

所幸,您可以用許多不同的專案管理工具來規劃新的敏捷專案。其中一個就是敏捷專案計劃範本。

什麼是敏捷專案計劃範本?

敏捷專案計劃範本是可自訂並用於所有未來敏捷專案的可重複架構。使用敏捷專案計劃範本可加速專案規劃流程,確保團隊的專案有一致性,且井然有序。

敏捷專案計劃通常是使用工作流程看板來組織。在此格式中,每張看板小卡代表需要完成的單一任務,它會歷經幾個不同的階段,分別以工作流程看板上的不同欄來表示。

什麽是敏捷法?

敏捷法是常見的專案管理方法,它將專案分解成較小單位的時間範圍,通常稱為「衝刺」。敏捷專案管理是一種疊代流程,這表示每次衝刺或疊代後,團隊會花時間反思下一次的衝刺可以如何改進。

您可以將敏捷專案計劃範本用在任何不同類型的敏捷法,包括精實專案管理看板,以及 Scrum

如何建立敏捷專案計劃範本

敏捷專案計劃範本通常透過兩種方式來組織:看板 (Kanban) 形式或甘特圖。您若想查看特定階段有哪些任務,工作流程看板就是最佳選擇;若要以較線性的方式識別專案進度,就以甘特圖為佳。

建立敏捷專案計劃範本之前,先看一下目前的敏捷規劃流程。找出任務要經歷的具體階段、產品所有者或產品經理需要看一眼就知道的是哪些資訊,以及團隊要完成任務所需要的具體詳細資料。

敏捷專案通常即時追蹤完成的工作,所以您或許可以按照下列階段來組織範本:待執行、進行中、已完成。在「待執行」區段中的任務,通常稱為產品待辦項目或只稱為待辦項目。您可以自訂「進行中」階段,以便符合團隊獨特的工作流程需求。例如,某些團隊可能有不同的階段來執行範疇定義、審查、開發。

建立敏捷專案計劃範本的下一步驟是識別各看板小卡應放入哪些資訊,例如:故事點、開始和結束日期、由誰負責此任務。最好的做法是使用看板小卡範本

為什麼要使用數位敏捷專案計劃範本

使用敏捷專案計劃範本相當有幫助,不僅對專案經理或產品所有者而言是如此,對整個團隊來說也是。以下幾個原因說明何以您應該在數位專案管理工具中建立敏捷專案計劃範本:

  • 在不同檢視中將專案可視化。若您是專案所有者,透過甘特圖風格的檢視來查看可能較容易快速識別交付項目的相依性。對於那些正努力要完成任務的人而言,以工作流程看板來檢視專案可能比較方便。

  • 將資料報告之建立自動化。有些數位專案管理工具具有自動建立圖表的功能,例如燃盡圖。這有助專案經理節省時間,以及幫助敏捷團隊瞭解開發團隊在衝刺結束之前,需要完成多少工作。

  • 即時與專案團隊成員進行協作。您再也不需要使用過時的文件和效率不彰的試算表了。有了數位專案管理工具,您就能即時查看專案排程、任務及資訊。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式,使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間移動的情形,並一目了然地掌握您專案的狀態。

  • 報告功能在 Asana 中的報告功能會將專案資料轉換成影像化及容易消化的圖表。針對工作所在位置提出報告後,您就能減少重工、減少不必要的應用程式間切換。此外,由於您團隊的所有工作都已在 Asana 中,因此您可以從任何專案或團隊提取資料,在一個位置對當下發生的一切有準確的掌握度。

  • 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案的整個過程中設定里程碑,可以讓團隊成員和專案關係人瞭解您達成目標的進展情形。在您努力實現重大的專案目標的同時,不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • ServiceNow。 在 Asana 中自動建立任務並透過即時狀態和情境資訊提供跨平台的可見度,從而減少在 ServiceNow 中工作的 IT 團隊的手動工作。面對內部的服務團隊,若使用 ServiceNow 追蹤和管理員工支援單,通常會收到需要在 ServiceNow 之外執行動作的請求,例如滿足硬體請求或回覆薪酬問題。此項整合可以輕鬆地將 ServiceNow 與在 Asana 中採取的動作和更新連結起來。

常見問題

如何建立敏捷專案計劃範本?

若您是首次建立敏捷專案計劃範本,請將團隊的工作流程可視化,並考量您的任務必須歷經哪些階段,才算完成。在敏捷專案計劃範本中,每個步驟都應是明確定義的階段。以此為基礎接著考量看板小卡應放入哪些資訊。這可能包括具有情境的使用者故事、故事點和截止日期。確立這些資訊後,您就有了敏捷專案計劃的架構,可以儲存並用來當作未來專案的範本。

什麽是敏捷法?

敏捷法是一種專案管理架構,它將工作分解成較小單位的時間範圍 (最常見的是為期兩週的衝刺)。敏捷法的目標透過一定的工作型態來快速調整策略。若您的圖隊基於任何原因而需要改變方向,團隊就可轉向不同的策略,因而命名為敏捷法。

如何在我的團隊實施敏捷法?

準備好規劃您的第一個敏捷專案後,請從專案目標著手。確立產品藍圖,以利形塑幫助自己達成目標的策略。以此為基礎,您就能開始規劃衝刺並實施每日站立會議。首次衝刺結束後,應召開反思會議,並重新開始這個流程。

我是否應該使用數位敏捷專案計劃範本?

當然!使用數位敏捷專案計劃範本後,建立敏捷專案變得很簡單。只要點選幾次,就能確立團隊的具體敏捷架構,準備好展開下一個專案。只要將任務新增至待辦項目,一切便就緒,等您開始執行敏捷專案了。

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