Plan för PR

PR-insatser skapar medvetenhet och förtroende hos din publik. Därför är det viktigt att din PR är konsekvent och organiserad, annars framstår du som rörig i bästa fall och rent kaotisk i värsta fall. Men hur hanterar man den här nivån av konsekvens i en stor organisation där det finns många olika personer som är involverade? Svaret är att skapa en steg-för-steg-guide för din PR-planeringsprocess – även känd som en mall för PR-planering.

Vad är en mall för planering av PR?

En mall för planering av PR är en sparad disposition över din PR-planeringsprocess. Den här mallen fungerar som en steg-för-steg-guide som gör det möjligt för alla i ditt team att skapa och bygga en PR-plan där inget glöms bort. 

Tänk på din mall för pr-planer som en handlingsplan för allt du behöver göra för att genomföra en framgångsrik pr-kampanj. Genom att bygga upp din PR-plan som en mall ser du till att varje medieplan innehåller viktiga detaljer, såsom en medieembargoplan, de publikationer och journalister du kontaktar och mycket mer. 

Varför använda en mall för en PR-plan?

Pr-insatser är ofta tvärfunktionella. Medan du (som den som ansvarar för PR) ansvarar för att bygga medierelationer och sätta ihop en kommunikationsplan, är du sannolikt beroende av andra team för att hjälpa till i processen. Ofta innebär det att samordna med företagets marknadsföringsstrategi och planera att tidsbestämma innehållsmarknadsföring med din PR-kampanj. Eller så kan du behöva samarbeta med ditt produktteam för att verifiera tekniska specifikationer. Oavsett vilket företag du arbetar för, görs PR-arbete sällan ensamt.

Och stegen i pr-processen är ofta kritiska. Du kanske till exempel vill att det juridiska teamet ska granska alla pressmeddelanden eller införa ett innehållsembargo som slutar kl. 06.00. Genom att spåra alla dessa små men viktiga detaljer på ett och samma ställe kan du se till att de inte glöms bort, oavsett vem som driver PR-kampanjen.

Därför är det så viktigt att ha en grundmurat process. Genom att använda en mall för att planera dina pr-aktiviteter kan du samordna olika avdelningar och samtidigt se till att alla viktiga steg ingår. Om du skapar mallen för pr-planering i en arbetshanteringsplattform kan du också ansluta direkt till team och få en överblick över vad som händer och när. På så sätt kan du spåra om några delar har hoppats över.

Vad en mall för en PR-plan bör innehålla

Din PR-plansmall bör innehålla ditt teams specifika behov. När du skapar den kan du börja med avsnitten nedan och sedan anpassa mallen efter ditt team.

• Resurser: Inkludera all information du redan har samlat in om din målgrupp, marknadsundersökningar och PR-strategi. Detta gör två saker: det ger enkel åtkomst till dokument som du behöver under hela din PR-kampanj, och det visar hur planen kopplas till större PR-mål och -initiativ.

• Tilldelad person: Tilldela relevanta avsnitt och uppgifter till specifika teammedlemmar, så att intressenter vet vem som är ansvarig för specifika punkter att göra. Det hjälper intressenterna att skicka frågor till rätt personer, så att de kan få svar snabbare.

• Mediekanaler: Inkludera alla plattformar du kontaktar för uppsökande verksamhet. Det kommer troligen att inkludera traditionella publikationer, men du kan också gå längre än så. Kör du en kampanj på sociala medier? Inkludera influencers. Har du kontakt med team för marknadsföringskommunikation på andra företag? Lista dem också här. 

• Rapportering: Den sista delen av mallen för pr-planen bör visa hur du ska mäta framgång. Var specifik – är du ute efter rankningar, utmärkelser eller kortsiktiga ökningar? Alla mål är olika och kräver därför olika typer av rapportering.

Så här använder man en mall för en PR-plan

Din mall för en PR-plan är mer än bara en översikt – det är ett levande dokument som skyddar ditt företag från att göra kritiska misstag i det offentliga. I det avseendet är mallens största och viktigaste användningsområde att den fungerar som en steg-för-steg-guide för företagets PR-process.

Beroende på din specifika situation kan dessa steg inkludera:

• Kontakta kunder före en lansering för att bekräfta offerter.

• Granska med det juridiska teamet eller ledningsgruppen vid behov.

• Kontakta journalister för medieplaceringar.

• Samordna ett medieembargo för alla nyheter, så att nyheterna kommer ut vid rätt tidpunkt.

• Använda en mall för pressmeddelanden för att skapa nyckelbudskap för nya meddelanden.

• Planera lanseringen av din plan ner till minuten om det behövs för att säkerställa att du delar rätt information med rätt personer vid rätt tidpunkt.

• Vidarebefordra uppföljningsfrågor till lämpliga chefer efter stora meddelanden.

• Samla in mätvärden för att analysera den övergripande responsen på en kampanj. 

Oavsett om du är ny inom PR eller en erfaren yrkesverksam, kommer din PR-plansmall att hjälpa dig att producera den bästa möjliga PR-kampanjen, varje gång.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

• Mål. Mål i Asana kopplas direkt till det arbete du utför för att nå dem, vilket gör det enkelt för teammedlemmar att se vad de arbetar för. Mål är ofta separerade från arbetet som görs för att uppnå dem. Genom att koppla teamet och företagets mål till arbetet som krävs för att uppnå dem, får teammedlemmarna i realtid en inblick i hur deras arbete direkt bidrar till teamets och företagets framgång. På så sätt kan teammedlemmarna fatta bättre beslut. De kan vid behov identifiera de projekt som stödjer företagets strategi och prioritera de uppgifter som ger mätbara resultat. 

Rekommenderade appar

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Box. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Box-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

Vanliga frågor