Pressmeddelanden: Så här skapar du en berättelse som sticker ut (med mall)

Medietäckning är ett utmärkt formulär för marknadsföring eftersom människor, även med en förstklassig marknadsföringsstrategi, finner värde i tredjeparts åsikter. En annons för en ny restaurang kan fånga din uppmärksamhet, men det finns inget sätt att veta om restaurangen är ärlig om sin kvalitet. Men om du läser en lysande recension om restaurangen i en tidskrift kan ditt perspektiv förändras. Med en pålitlig rekommendation från en tredje part kommer du att känna dig säkrare på ditt val.

När du skickar ett pressmeddelande som sticker ut från mängden, marknadsför journalister det i media, vilket ger ditt företag värdefull och pålitlig exponering. I den här artikeln förklarar vi hur man skriver ett starkt pressmeddelande för att bli uppmärksammad av media och utöka räckvidden.

Vad används ett pressmeddelande till?

Pressmeddelanden är berättelser som tillkännager företagsnyheter för en relevant grupp av mediearbetare. Företag och PR-team skriver ofta pressmeddelanden för att meddela:

• Produktlanseringar eller uppdateringar

• Fusioner eller nya partnerskap

• Säkerställande av Business-finansiering

• Nya anställda eller medlemmar på tavlan

Målet med att skriva och distribuera pressmeddelanden är att få medieorganisationer att dela dem så att ditt företag får publicitet utöver sina marknadsföringsinsatser.

Vem är ansvarig för att skriva pressmeddelanden?

Ditt företag kan ha ett PR-team som skriver och distribuerar dina pressmeddelanden. Om du inte har ett PR-team kan du syndikera ditt pressmeddelande genom en tjänst som sedan skickar det till reportrar, journalister, bloggare, influencers och nyhetskanaler. Eftersom media kan få hundratals pressmeddelanden varje vecka är det viktigt att ditt pressmeddelande sticker ut.

För att ditt pressmeddelande ska sticka ut måste du:

• Välja en stark vinkel för din målgrupp.

• Skriva en fantastisk rubrik och lead

• hålla dig till rätt format.

Viktigast av allt är att ditt pressmeddelande sticker ut genom att välja något intressant att skriva om. Medierna vill inte läsa om vad som händer under dina veckovisa teammöten. Överväg i stället att skriva ett pressmeddelande när något nytt och anmärkningsvärt inträffar.

Vilka är de 10 delarna i ett pressmeddelande?

Pressmeddelanden har ett specifikt format. Det gör det enkelt för pressen att snabbt gå igenom texten och få den information de behöver. Ett effektivt pressmeddelande bör följa rätt format samtidigt som det engagerar läsaren.

Ett pressmeddelande innehåller vanligtvis följande: 

1. Logotyp: Visa din företagslogotyp högst upp i pressmeddelandet så att journalister vet vem som skickade dokumentet.

2. Kontaktinformation: Följ upp din logotyp med din kontaktinformation, inklusive ditt namn, din arbetsroll, ditt företagsnamn, din e-postadress och ditt telefonnummer.

3. Datum för publicering: Datumet för publicering av ett pressmeddelande är vanligtvis ”för omedelbar publicering”. Det innebär att alla i media kan dela pressmeddelandet så snart du har offentliggjort det. Om pressmeddelandet är under ett nyhetsembargo är det viktigt att klargöra det här.

4. Rubrik och underrubrik: Din rubrik och underrubrik är avgörande, och du bör behandla dem som om de är en del av en nyhet. Det kan vara de enda punkter som journalisten läser, så se till att de fångar uppmärksamheten.

5. Plats och datum: Du börjar ditt första stycke med företagets plats och datumet för dina nyheter. Platsen bör skrivas med stora bokstäver. Om du rapporterar från en välkänd stad behöver du inte inkludera delstaten.

6. Inledande mening: Den första meningen i berättelsen kallas din inledning, och den här meningen bör omfatta allt du planerar att säga i de följande styckena. Precis som med rubriken kan det här vara den enda meningen som journalisten läser, så du måste svara på alla frågor som en läsare skulle vilja veta om historien i den här meningen.

7. Berättelsen: Fortsätt din berättelse i två eller tre korta stycken. 

8. Standardtext: Komplettera din story med standardtext eller informativt innehåll om ditt företag.

9. Slutnotation: Varje pressmeddelande bör avslutas med tre pundtecken. 

10. Slutliga anteckningar: Det enda som bör gå under slutnotationen är en sista anteckning som leder läsaren till företagets webbplats, e-post eller telefonnummer för mer information om berättelsen. 

Begränsa ditt pressmeddelande till en sida för att få ut dina nyheter snabbt. Ett pressmeddelande som är välformaterat, en sammanfattning och som presenterar en stark berättelse kommer att ha den bästa chansen att bli marknadsfört av media.

Så här skriver man ett pressmeddelande: 5 steg

När du väl är bekant med pressmeddelandets format kan du äntligen börja skrivprocessen. Du kommer förmodligen att skriva ett pressmeddelande och distribuera det till många medier, men du kan justera dokumentet något beroende på vem du skriver till och vad du tror att de vill höra.

1. Ha en nyhetsvärd historia att berätta

Du kan inte skriva ett pressmeddelande utan att ha något nyhetsvärt att berätta för din publik. Exempel på nyhetsvärda berättelser som ditt Business kan skriva ett pressmeddelande om:

• Erbjudande av en ny produkt eller tjänst

• Invigning eller rebranding av företaget

• Ny och välkänd kund

• Erbjuda ett praktikprogram eller en stipendiefond

• Beslut om att bli grönare

Pressmeddelanden är vanligtvis inte något man brainstormar. I stället för att säga: "Vad kan vi skriva ett pressmeddelande om i dag?" ska du bara dela ett pressmeddelande när något spännande och viktigt händer.

2. Skriv en spännande rubrik

Inom journalistiken kallas en nyhetsrubrik för "hed" och underrubriken för "dek". Att ha en stark rubrik och underrubrik är lika viktigt för ditt pressmeddelande som det är för en tidnings- eller tidskriftsartikel. Välj dina ord med omsorg för att locka läsaren och få dem att vilja läsa vidare. Om din rubrik och underrubrik inte är intressanta riskerar du att förlora din läsare. 

Tre egenskaper hos en stark rubrik i ett pressmeddelande är:

• Tydlighet: Din rubrik bör göra läsaren nyfiken på vad som kommer utan att vilseleda dem. 

• Informativ: Ge något i din rubrik som informerar din läsare om ämnet.

• Engagerande: Använd intressanta verb, ordvitsar eller ordlekar för att engagera din läsare.

Eftersom underrubriken kan vara längre än rubriken är det här du bör stödja rubriken med mer information om ämnet. Ett exempel på en effektiv rubrik och underrubrik för Apollo Enterprises lansering av en ny programvaruprodukt kan se ut så här: 

• Rubrik: ”Vi har lyft!” Apollo lanserar ännu en gång

• Underrubrik: SaaS-företaget Apollo Enterprises har officiellt lanserat en "utomjordisk" SEO-produkt.

3. Svara på de grundläggande frågorna i leadet

Om din rubrik är framgångsrik kommer journalister att fortsätta läsa din berättelse. Men som du vet har de flesta inte tid att läsa hela innehållet – eller ännu värre – de tappar intresset innan de kommer till slutet. Det är här som din lead kommer in i bilden. Din lead är den första meningen i pressmeddelandet, och den bör fungera på samma sätt som leaden i en nyhetsartikel. 

Det kan verka svårt, men försök att svara på så många frågor om din story som möjligt i en enda mening. Tänk på vem, vad, när, var, varför och hur i din story. Ett exempel på en första mening för Apollo Enterprises nya produkt kan se ut så här:

Lead: Idag lanserade Apollo Enterprises – ett SaaS-företag som specialiserar sig på digital marknadsföring – sin första SEO-produkt, som erbjuder verktyg för innehållsoptimering och konkurrentanalys via en onlineplattform och en skrivbordsapplikation.

4. Stöd din berättelse i innehållet

Resten av din berättelse bör innehålla information som stöder det du angav i din lead. Om pressmeddelandet är digitalt kan du göra det interaktivt genom att inkludera länkar till relevanta källor i din berättelse. Du kan också göra din berättelse mer trovärdig och intressant genom att inkludera citat från viktiga källor. 

Målet är att utveckla ämnet med engagerande information som resonerar med din målgrupp. Till exempel:

• Om du diskuterar en ny produkt kan du inkludera ett citat från din teknikchef om produktutvecklingsprocessen. 

• Om du tillkännager ett nytt partnerskap kan du inkludera ett citat från din partner och eventuella detaljer om era framtidsplaner. 

• Om du tillkännager en nyanställning kan du inkludera en professionell bild av personen.

• Om du tillkännager ett nytt program för allmänhetens bästa kan du inkludera statistik och detaljer om vem programmet kommer att hjälpa.

• Om du tillkännager ny forskning kan du lägga till eventuella resultat och den forskningsmetod som användes.

Håll din berättelse kort och inkludera bara de viktigaste detaljerna i det här avsnittet.

5. Sammanfatta företaget med en standardtext

Efter att ha slutfört nyhetsavsnittet i ditt pressmeddelande kommer du att inkludera ett stycke som kallas standardtext. Ge läsaren en sammanfattning av företaget i två eller tre meningar. 

Boilerplate-texten är till hjälp för journalister eftersom den svarar på frågorna ”vem” och ”vad” i ditt pressmeddelande på ett enkelt språk. I stället för att fokusera på hantverk eller klurighet i det här avsnittet, leverera helt enkelt fakta.

Mall för pressmeddelande

Varje företags pressmeddelande kommer att se lite annorlunda ut. Se till att du ger det din teams unika prägel, samtidigt som du håller dig till de 10 standardavsnitten. Så här kan en mall för ett pressmeddelande se ut: 

Använd den här mallen för pressmeddelanden som en vägledning när du skapar ditt eget pressmeddelande för distribution. Om du skissar en varumärkesberättelse eller en kampanjberättelse kan du prova vår mall för berättelseplanering för att organisera och utveckla dina idéer.

Exempel på pressmeddelande

Här ser du ett exempel på ett pressmeddelande för Apollo Enterprises och deras nya produktlansering. En journalist som läser det här pressmeddelandet skulle snabbt se vem företaget är, vilken typ av företag det är och vad det tillkännager.

För att slutföra pressmeddelandet skulle Apollo Enterprises stödja sitt lead med information i brödtexten. Några sätt att göra det på är:

• Förklara hur den nya produkten skiljer sig från andra på marknaden.

• Förklara hur analysverktygen fungerar.

• Tillhandahålla en fallstudie från en betaanvändare som testat de unika funktionerna. 

Bästa praxis för att distribuera pressmeddelanden

När du skriver och distribuerar ditt pressmeddelande finns det två målgrupper du behöver tänka på. Din primära målgrupp är de medier du skickar berättelsen till, och din sekundära målgrupp är de personer du hoppas att artikeln ska påverka.

Följ bästa praxis för att säkerställa att du har utformat ditt pressmeddelande för båda målgrupperna:

• Gör det trovärdigt: Du kanske vet att din story är trovärdig, men du måste bevisa det för din publik. För att bevisa din trovärdighet, använd primära källor, citat, länkar och statistik. Ju mer stödjande information du har för din artikel, desto bättre.

• Skriv för en nischad publik: Du bör inte skicka ditt pressmeddelande till alla mediekontakter du kan få tag på. Rikta in dig på din mediepublik på samma sätt som du riktar in dig på kunder när du marknadsför. Ditt pressmeddelande kommer bara att nå relevanta medier, så se till att du distribuerar det till rätt personer.

• Undvik säljande språk: Pressmeddelanden är inte rätt plats att använda säljande språk. Mediepersoner vill inte bli sålda på din produkt eller din nyhetsartikel. De vill att du ska fånga deras uppmärksamhet så att de känner sig tvungna att dela eller skriva om ditt Business.

• Förbered dig för marknadsföring i flera kanaler: Om en journalist eller mediebloggare delar ditt pressmeddelande på internet förbättrar du dina chanser till Business-framgång genom att göra ditt dokument interaktivt och socialt medievänligt. Var inte rädd för att inkludera saker som hashtaggar, användarnamn på sociala medier, länkar och infografik i ditt innehåll.

Spåra din kampanj med verktyg för arbetsflödeshantering

När du har skickat ditt pressmeddelande till relevanta mediakontakter måste du vänta och se om någon marknadsför det. Att skapa ett arbetsflöde för att spåra en pressmeddelandekampanj kan hjälpa dig att få insikter om huruvida ett pressmeddelande fungerar.

Med ett arbetshanteringsverktyg som Asana har du allt du behöver för att planera, utföra och reflektera över framgången för ditt pressmeddelande.