Список дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных)

Когда речь идёт об обработке персональных данных, даже одна ошибка может привести к серьёзным последствиям. Несоблюдение GDPR (Общий регламент по защите данных) может негативно сказаться на компаниях любого размера, от юридических штрафов до потери общественного доверия. Если ваша команда не понимает, что считается персональными данными, как их обрабатывать на законных основаниях или что делать в случае утечки данных, контрольный список по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) поможет ей управлять всеми требованиями в едином безопасном рабочем пространстве.

Когда вам нужно документировать оценки воздействия на защиту данных (DPIA), отслеживать права субъектов данных или готовить уведомления о нарушениях, этот шаблон GDPR (Общий регламент по защите данных) упрощает сложные правила соответствия, особенно для американских компаний или международных организаций, управляющих потоками данных в странах-членах ЕС.

Кому пригодятся списки дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных)?

В Asana мы видим, как списки дел по соблюдению нормативных требований помогают командам снижать риски. Шаблоны для контроля соответствия требованиям обеспечивают единый процесс для всех отделов, от юридического до ИТ и операционного, позволяющий поддерживать веб-сайты в соответствии с GDPR (Общий регламент по защите данных).

Юридические команды и специалисты по защите данных (DPO)

Юридические команды и DPO используют списки дел по GDPR (Общий регламент по защите данных), чтобы убедиться, что деятельность по обработке данных соответствует требованиям GDPR в отношении законности, справедливости и прозрачности. Благодаря подробным записям о деятельности по обработке данных они могут при необходимости продемонстрировать надзорным органам соблюдение требований.

ИТ-команды и команды безопасности

Технические команды контролируют хранение и передачу персональных данных. GDPR (Общий регламент по защите данных) требует от них отслеживать способы шифрования информации, а также документировать политики кибербезопасности и реагирования на утечки данных.

Менеджеры по операциям и соответствию требованиям

Операционные менеджеры координируют надлежащее внедрение уведомлений о конфиденциальности, запросов на удаление, мер безопасности и согласия пользователей. Централизованный список дел по GDPR (Общий регламент по защите данных) помогает упростить эту работу и избежать неоправданных задержек в выполнении юридических обязательств.

Американские компании, работающие в ЕС

Для организаций за пределами Европейского союза список дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) для американских компаний делает трансграничную обработку данных более управляемой. Он обеспечивает соответствие требованиям, даже если GDPR (Общий регламент по защите данных) не применяется на местном уровне, но влияет на ваших клиентов.

Зачем нужен список дел для соблюдения GDPR (Общий регламент по защите данных) от Asana

Одному из наших корпоративных клиентов потребовалось отреагировать на утечку персональных данных с высоким риском в нескольких регионах ЕС. Благодаря составленному в Asana списку дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) они отреагировали в течение 72 часов и задокументировали каждый шаг для своего надзорного органа.

Шаблон списка дел для GDPR (Общий регламент по защите данных) от Asana создан для обеспечения прозрачности, структурированности и скорости. Он упрощает юридическое и операционное взаимодействие, снижая риск несоблюдения требований.

Преимущества этого шаблона списка дел:

• Организация сбора и обработки данных на правовой основе

• Документирование DPIA и передачи данных в едином безопасном рабочем пространстве

• Назначение ответственности за уведомления, запросы и оценки

• Централизованное управление задачами из списка дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) на сайте (например, уведомлениями о файлах cookie)

• Координирование действий маркетинговых команд по выполнению списка дел для соблюдения GDPR (Общий регламент по защите данных)

Как пользоваться списком дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных)

Этот список дел организован по разделам, соответствующим требованиям GDPR (Общий регламент по защите данных), от управления данными до отслеживания политик безопасности. В каждом разделе можно назначать задания, устанавливать даты сдачи и оценивать уровни риска, чтобы обеспечить соответствие вашего сайта и команд требованиям GDPR (Общий регламент по защите данных) на каждом этапе. Вы также можете использовать такие столбцы, как «Частота проверок» или «Комментарии аудитора», чтобы упростить аудит GDPR (Общий регламент по защите данных) и расширить соответствие требованиям в своей компании.

Шаг 1. Управление и ответственность

Начните с определения того, кто отвечает за соблюдение GDPR (Общий регламент по защите данных) в вашей организации. Назначьте сотрудника по защите данных (DPO) или внутреннего руководителя для отслеживания Ответственности, реагирования на запросы надзорных органов и ведения записей о деятельности по обработке данных.

В этом разделе также можно документировать внутренние политики защиты данных, журналы обучения и внутренние аудиты. Включите любые оценки рисков или юридические обязательства, которые применяются к вашему Business как к государственному органу или частному лицу в соответствии с применимыми законами о защите данных.

Шаг 2. Законная обработка

Добавьте задания, чтобы определить законное основание для каждой операции по обработке данных, включая согласие, выполнение договора, юридические обязательства или законные интересы. Эта документация помогает доказать законность в соответствии со статьей 6 Общего регламента о защите данных.

Включите в задание поля для указания категорий персональных данных, предполагаемого использования (целевое ограничение) и сроков хранения (ограничение хранения). Это поможет вам избежать несоблюдения требований и убедить органы по защите данных в том, что вы надлежащим образом управляете персональными данными.

Шаг 3. Права субъектов данных

Создайте задания для управления запросами на доступ, удаление (право быть забытым), исправление, ограничение обработки и переносимость данных. Назначьте ответственных за каждое задание, чтобы ни один запрос не остался без ответа или не был отложен.

Столбец «Уровень риска несоблюдения» можно использовать для выделения вопросов, связанных с правами, которые представляют высокий риск, например автоматизированное принятие решений или профилирование. Этот шаг имеет решающее значение, когда GDPR (Общий регламент по защите данных) применяется к вашей глобальной базе пользователей.

Шаг 4. Безопасность и утечки

В этом разделе шаблона GDPR (Общий регламент по защите данных) отслеживается реализация политики безопасности и планов реагирования на утечки данных. Создавайте задания по обнаружению инцидентов, оценке их последствий и процедурам уведомления.

Также следует регистрировать технические меры защиты, такие как шифрование или многофакторная аутентификация. Включите рекомендации по устранению утечек данных, связанных со специальными категориями данных или идентификаторами, такими как IP-адреса.

Шаг 5. Третьи стороны и передача данных

В этом разделе перечислите всех поставщиков и обработчиков данных, которые работают с данными ваших клиентов. Добавьте задания по сбору и хранен��ю соглашений об обработке данных (DPA) и документированию их соответствия GDPR (Общий регламент по защите данных).

Отмечайте любые международные передачи данных, особенно за пределы Европейского Союза. В заданиях должны быть определены меры защиты персональной информации, такие как стандартные договорные условия (SCC), а также любые запросы на доступ к данным от государственных органов.

Шаг 6. Конфиденциальность по умолчанию и по замыслу

Создавайте задания, которые обеспечивают защиту данных по умолчанию и по замыслу во всех системах и рабочих нагрузках продукта. Это может включать ограничение доступа к конфиденциальным данным или применение методов псевдонимизации.

Документируйте обзоры проектов, внутренние аудиты GDPR (Общий регламент по защите данных) и юридические проверки для крупномасштабных инициатив по обработке данных. Этот раздел подчеркивает проактивную приверженность вашей организации требованиям GDPR (Общий регламент по защите данных), а не только реактивные меры.

Функции документации Asana

Если вам нужен шаблон списка дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) для вашего сайта или маркетинга по электронной почте, функции Asana помогут вам настроить этот шаблон для любой команды, отрасли или варианта использования. Ниже мы перечислили несколько наших любимых функций для обеспечения соответствия требованиям, но для большего вдохновения ознакомьтесь с полным списком функций Asana.

Нестандартные поля

Отслеживайте категории персональных данных, уровни риска, места обработки или статус DPIA с помощью настраиваемых раскрывающихся списков или тегов. Работу по обеспечению соответствия требованиям можно сортировать по срочности или типу обработки.

Правила

Создавайте автоматизации для повторяющихся заданий по GDPR (Общий регламент по защите данных), например устанавливайте напоминания о ежегодных проверках политики конфиденциальности или уведомляйте своего специалиста по защите данных при добавлении действий с высоким риском.

Подтверждения

Создавайте рабочие нагрузки для юридического согласования, от уведомлений о конфиденциальности до передачи данных. Вы можете назначать утверждающих и отслеживать историю подтверждений для обеспечения ответственности.

Представление проекта

Визуализируйте проекты по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных), такие как аудит потоков данных или моделирование взломов, с помощью хронологии в стиле диаграммы Ганта. Это представление помогает выявлять и устранять узкие места на ранней стадии.

Вложения

Храните соглашения об обработке данных, заявления о конфиденциальности и аудиторскую документацию в одном месте. Прикрепляйте файлы непосредственно к каждому пункту списка дел, чтобы их было легко найти.

Портфели

Отслеживайте готовность к соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) в разных отделах или регионах, группируя проекты в портфели. Используйте панели задач для отслеживания хода работ и рисков.

Рекомендуемые интеграции для шаблона по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных)

Интеграции Asana позволяют подключить шаблон списка дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных) к инструментам, которые вы уже используете. Посетите наш центр интеграции приложений, чтобы найти платформы, которые ваша команда использует регулярно.

Google Диск

Прикрепляйте политики защиты данных, уведомления о конфиденциальности и аудиторские доказательства непосредственно к заданиям из Диска.

Slack

Отправляйте автоматические оповещения о запросах на предоставление прав или заданиях по реагированию на утечки в каналы Slack.

Jira Cloud

Регистрируйте технические задания по устранению нарушений GDPR прямо в Jira.

Zoom

Планируйте совещания по анализу DPIA, консультации с DPO или симуляции реагирования на инциденты с помощью встроенных ссылок Zoom в заданиях.

Hanzo

Для команд, сталкивающихся с судебными или аудиторскими рисками, Hanzo помогает безопасно фиксировать и архивировать действия в Asana, связанные с документацией и рабочей нагрузкой по GDPR (Общий регламент по защите данных).

Часто задаваемые вопросы о списках дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных)