Modelo de lista de inspeção

O processo de lista de inspeção é um componente comum da gestão de projetos, criado pelo setor de construção. Em suas origens, um empreiteiro-chefe inspecionava o estágio final de um projeto para verificar se havia ajustes a realizar antes de encerrar o projeto. Em inglês, a lista é chamada de “punch list”, que significa “lista de furos”, pois o empreiteiro-chefe fazia um furo no papel ao lado de cada item da lista para marcá-lo como concluído.  

Porém, você não precisa de uma lista de papel nem de furos. Criar um modelo digital de lista de inspeção é a melhor forma de preservar a organização e os prazos da sua equipe nos momentos finais do projeto. Com ele, a equipe poderá acessar as mesmas informações em tempo real, para dar mais tranquilidade ao desfecho dos seus projetos.

O que é um modelo de lista de inspeção?

Trata-se de uma estrutura duplicável que permite adicionar todas as tarefas a serem realizadas para concluir a fase final de um projeto. Embora costume ser usado na gestão de projetos do setor de construção, o modelo de lista de inspeção pode ser aproveitado para qualquer tipo de fluxo de trabalho de projeto. 

O modelo de lista de inspeção ajuda a sua equipe a se manter organizada e traz segurança para que os ajustes finais do projeto sejam efetuados com a qualidade esperada. Crie uma lista de inspeção moderna usando uma ferramenta digital de gestão de projetos (em vez de uma folha de papel) para os membros da sua equipe poderem atualizar as tarefas de forma simultânea. As listas de inspeção são mais eficazes quando todos sabem quem é responsável por cada item e quando esta informação é atualizada em tempo real. Isso facilita a prestação de contas por parte dos responsáveis por cada tarefa e evita que as partes interessadas ou outros colaboradores consultem inadvertidamente informações antigas ou desatualizadas.

Quando usar um modelo de lista de inspeção

Os modelos de lista de inspeção são uma ótima ferramenta para qualquer equipe, indo além do setor de construção. Veja algumas situações nas quais o modelo é recomendado:

• Para servir de lista de verificação final: a lista de inspeção é uma boa forma de exercer o controle de qualidade ao final do projeto. Use o modelo para se certificar de que a equipe verifique todos os detalhes pertinentes, independentemente da natureza do projeto. 

• Para assegurar consistência no produto final: se a sua equipe estiver criando vários exemplares do mesmo produto, o modelo de lista de inspeção pode ajudar a manter a consistência. Cada produto passará pelo mesmo fluxo de trabalho, assegurando que todos os produtos finais sejam semelhantes, com pouquíssimas variações. 

• Para testar novos processos ou fluxos de trabalho: as equipes do setor de construção costumam usar listas de inspeção porque, dessa forma, o exame final será consistente em todos os casos. Se a sua equipe está modificando um processo de controle de qualidade, a lista de inspeção é um bom ponto de partida para começar a ajustar o fluxo de trabalho. Caso note que o novo processo não funciona muito bem, você poderá voltar para o fluxo de trabalho original sem dificuldade.

Quais informações incluir no modelo de lista de inspeção?

Os modelos de lista de inspeção trazem a segurança de que as informações certas sejam compartilhadas com as pessoas certas. A seguir, observe as informações mais comuns de um modelo desse tipo.

• Localização da tarefa: no setor de construção, este item costuma representar o cômodo ou área do empreendimento no qual a tarefa está situada. Para outros tipos de projeto, o item pode se referir à parte do projeto em que você está trabalhando ou à fase em que a tarefa se encontra.

• Detalhamento ou descrição da tarefa: esta é uma breve descrição do trabalho a ser realizado para concluir a tarefa. Como boa prática, recomenda-se iniciar o nome da tarefa com um verbo, esclarecendo qual ação a sua equipe deve tomar.

• Prioridade da tarefa: isto significa a importância de uma tarefa em relação a outras. Este item é ainda mais útil caso existam tarefas dependentes no seu projeto, pois dessa forma a tarefa correta será concluída primeiro. 

• Responsável pela tarefa: este é o membro da equipe que foi designado para cuidar de uma tarefa. Quem tiver dúvidas sobre a tarefa poderá esclarecê-las com a pessoa responsável.

• Data de conclusão da tarefa: esta é a data (ou o prazo) máxima para a tarefa ser concluída. 

• Status da tarefa: esta informação indica se a tarefa está ou não em andamento. As denominações mais comuns são “não iniciada”, “em andamento” e “concluída”. Embora esses rótulos sejam os mais corriqueiros, a sua equipe pode definir outros mais detalhados para indicar a posição específica das tarefas no fluxo de trabalho.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho a entregar está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

• Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso faz com que fique mais fácil para os membros da equipe acessar informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis e mais. Em última análise, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Zendesk. Com a integração entre Asana e Zendesk, os usuários podem criar de forma rápida e fácil tarefas na Asana diretamente a partir de tíquetes da Zendesk. Adicione contexto, anexe arquivos e vincule tarefas para acompanhar o trabalho que falta para resolver o tíquete. Além disso, a integração mantém a visibilidade nos dois sistemas para que todos ficam a par independentemente de qual ferramenta usam.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Perguntas frequentes