Atualizações de status e progresso

Muitas vezes é difícil avaliar o progresso de alguns projetos, o que pode causar atrasos ou falhas de planejamento (ou várias reuniões desnecessárias). Com Asana você tem várias maneiras de visualizar como seus projetos estão indo e o que ainda falta fazer, para poder ajudar a sua equipe a atingir os objetivos com sucesso e partilhar os planos com os demais.

Por que usar a Asana para atualizações de status?

  • Quando você trabalha em projetos que envolvem diversos documentos, e-mails e outras ferramentas, pode ser difícil avaliar o progresso. Mas quando você tem todas essas informações na Asana, você passa menos tempo se organizando para poder trabalhar e mais tempo criando estratégias e as colocando em prática.
  • Reuniões para atualizações de status levam tempo e são um emprego pouco eficaz do tempo da sua equipe. Evite reuniões, vá ao que interessa, e use a Asana para compartilhar atualizações e organizar os processos.
  • Asana facilita a apresentação do andamento a gerentes e outras pessoas envolvidas. Em vez de perder tempo juntando fragmentos de informações, você pode acessar na Asana todas as informações de que precisa.

A sua estratégia com Asana

É fácil publicar atualizações de status na Asana. Basta seguir a estratégia abaixo (e continuar lendo para saber mais sobre os recursos que ajudam a publicar, acompanhar e analisar progressos):

  1. Quando estiver em um projeto, vá até a aba Visualizar progresso. Lá se encontram em um só lugar todas as informações que você precisa sobre o progresso de um projeto, incluindo atualizações de status, gráfico comparativo e o prazo do projeto.
  2. Confira a guia Cronograma de um projeto. Cronograma apresenta todas tarefas do projeto por meio de uma visualização no estilo Diagrama de Gantt. Você pode utilizá-la para ver como cada etapa do seu projeto se encaixa com as demais, e então partilhar o plano com todos para deixar claro o que acontecerá e quando, além do andamento de cada tarefa.
  3. Adicione projetos ao seu Painel. O seu Painel é o seu centro de comando para o progresso de um projeto e para atualizações de status de todos o projetos importantes em que participa. Cada projeto em seu Painel é um panorama da Visualização de progresso.
  4. Use os relatórios do Painel com as Planilhas Google para avaliar o progresso de um projeto de maneira aprofundada. Você pode criar seus próprios relatórios para um melhor gerenciamento e fornecer informações aos interessados, mesmo que eles não estejam dentro da sua organização na Asana.

Como publicar atualizações de status

Em vez de ficar procurando arquivos, organizando reuniões ou enviando e-mails pedindo atualizações, você pode usar a Visualização de progresso. Ela permite um entendimento rápido das principais atualizações sobre o status de um projeto. Para acessá-la basta clicar em Progresso abaixo do cabeçalho do projeto.

Publique atualizações de status na Asana a partir da aba de Progresso na parte superior de qualquer projeto

Para tirar o máximo proveito da Visualização de progresso, recomendamos o fluxo de trabalho abaixo:

  1. Atribua um Proprietário do projetoProprietário do projeto Cada projeto pode ter um Proprietário de projeto. Eles podem fazer atualizações de status no projeto. Consulte Mais informação . Essa pessoa será responsável por fazer o projeto avançar ou por supervisionar o fluxo de trabalho, assegurando que nada fique pelo caminho.
  2. Defina o prazo para o projeto. Essa data aparecerá no gráfico de progresso e no Cronograma, para que possa acompanhar o andamento até a sua conclusão. Com isso, a data final de entrega também fica clara para os demais.
  3. Atualize o status do projeto regularmente. Selecione uma cor (verde, amarelo, vermelho) para indicar se um projeto está “em curso” se está “em risco” ou se “está atrasado”. Adicione também um comentário sobre a atualização para fornecer mais detalhes.
    • Use @menções para dar crédito a colegas de equipe ou mencionar trabalhos na Asana. Por exemplo, você pode @mencionar tarefas específicas em sua atualização de status para ver de forma rápida o que está sendo feito e o que virá em seguida. Ficar conectado ao trabalho e a seus colegas de equipe faz avançar os seus projetos!
    • Os membros de um projeto recebem uma notificação na caixa de entrada quando alguém publica uma nova atualização de status, e seu Painel também é atualizado em tempo real para que todos estejam a par do progresso.
  4. Comente em atualizações de status. Membros de um projeto podem responder caso tenham perguntas, dar feedbacks e referir outros trabalhos na Asana com as @menções. Isso ajuda a evitar reuniões desnecessárias, ou a definir uma pauta eficaz para uma reunião.
  5. Veja o gráfico de progresso para visualizar o andamento de um projeto.

Acompanhe um único projeto com o Cronograma

O Cronograma na Asana é uma visualização no estilo Diagrama de Gantt para planejar e gerenciar projetos do primeiro ao último dia

Além de usar o Cronograma para planejar o seu projeto, você pode usá-lo para ver o seu plano em ação e fazer ajustes durante o progresso. Isso significa que todos, dos integrantes da sua equipe até o diretor executivo, possuem a mesma visualização sobre os planos e progresso do projeto e ficam a par dos acontecimentos. Basta abrir a guia do Cronograma.

Dicas para usar o Cronograma para atualizações de status

  • É fácil compartilhar o seu plano por meio do Cronograma, basta adicionar membros do projeto ou abri-lo durante uma reunião. Tudo na Asana é atualizado em tempo real e não fica obsoleto com o tempo, como uma planilha ou captura de tela.
  • Use o Cronograma para avaliar rapidamente o que requer a sua atenção. Se observar conflitos com dependências, tarefas inacabadas com prazos muito justos ou etapas de trabalho ainda não agendadas, talvez seja boa ideia verificar com os responsáveis antes de informar uma atualização de status.
  • O Cronograma é ideal para comunicar o andamento a todos os interessados, desde os indivíduos que trabalham em um projeto até os executivos que solicitam um panorama geral do plano.

Acompanhe vários projetos no seu Painel

Gerentes de projeto, líderes de equipes e coordenadores acompanham muitos projetos em progresso, e normalmente são responsáveis por manter outras pessoas a par dentro da empresa. Através do Painel você consegue ter a visualização de progresso de um projeto e obter as informações mais importantes com rapidez, com a possibilidade de geral relatórios com as Planilhas Google para análises mais aprofundadas mantendo o processo descomplicado.

Como usar o Painel

Você pode acessar o seu Painel na barra superior da Asana, e adicionar projetos a ele de diversas maneiras:

  • Clique em Adicionar resumo do projeto, no seu Painel.
  • Vá até a visualização de progresso de um projeto específico e clique no botão Adicionar ao Painel.
  • Clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto e selecione Adicionar ao Painel.

O painel da Asana mostra o status de cada projeto

Aqui vão outras dicas para aproveitar o seu Painel ao máximo:

  • Visualize e organize projetos da forma que você preferir. Você pode ordenar projetos no seu Painel por status, cor, data de conclusão ou ordem alfabética. Você também pode arrastá-los e soltá-los em uma ordem personalizada.
  • Acesse rapidamente os projetos mais importantes. Ao clicar em um gráfico de progresso você verá a visualização de progresso completa. Com ela aberta, clicar no nome do projeto levará diretamente até ele, sem necessidade de buscas.
  • Compartilhe informações com outras pessoas. Você pode compartilhar o URL do seu Painel para que outros tenham uma visão geral das informações que precisam. Cada pessoa pode personalizar os painéis da forma que preferir.

Para instruções detalhadas de como personalizar o seu painel, veja este artigo de ajuda

Crie relatórios com as Planilhas Google

Para um gerenciamento de projetos mais robusto com decisões baseadas em informação, você pode criar relatórios a partir de seu Painel com as Planilhas Google. Os relatórios do Painel ajudam a avaliar o progresso, a produtividade e a alocação de recursos da sua equipe, para que você possa compartilhá-los com outros interessados e planejar melhor as suas decisões.

Comece a criar relatórios do Painel com as Planilhas Google

  1. Antes de abrir uma Planilha do Google a partir do seu painel, confira se os projetos que você quer analisar foram adicionados a ele, pois é desses projetos que as informações serão extraídas. > Fazer relatórios com as Planilhas Google é muito eficaz quando você tem diversos projetos no seu Painel. Com Asana Premium, você pode adicionar quanto projetos quiser ao seu Painel.
  2. Depois que você tiver adicionado os projetos necessários ao Painel, clique em Abrir o relatório com as Planilhas Google no lado esquerdo do cabeçalho do Painel. Sua planilha do Google será aberta em uma nova aba.

Abra um relatório do Painel com as Planilhas Google a partir dele

Exemplos de relatório do Painel

As possibilidades de relatórios que você pode criar com as Planilhas Google a partir dos Painéis são ilimitadas. Para instruções e exemplos mais detalhados, leia nosso artigo de ajuda. Algumas das questões que você poderá responder com eles são:

  • Quais projetos estão em risco e com a data de conclusão próxima?
  • Qual é o número de tarefas atrasadas, atribuídas e incompletas (e por projeto)
  • Que parcela dos seus projetos está bem encaminhada?
  • Qual é a divisão de trabalho entre colegas de equipe ou entre projetos?
  • Quais equipes estão trabalhando em projetos que estão próximos de serem concluídos?

Muitas equipes perdem muito tempo se organizando para poder trabalhar, especialmente quando se trata de atualizações de status e relatórios de progresso. Em vez de utilizar recursos preciosos apenas para saber o que está acontecendo, use a Asana para entender o andamento dos projetos. Com isso, você poderá empregar o seu tempo ajudando a que sejam executados com sucesso e planejandos de maneira eficaz.

Saiba mais: Painel

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.