Atualizações de status e progresso

Atualizações pouco claras sobre o status de um projeto podem causar atrasos, falhas de execução, e inúmeras reuniões desnecessárias. Com Asana você tem diversas opções para visualizar como seus projetos estão indo e o que ainda falta fazer, e com isso poder ajudar sua equipe a atingir os objetivos com sucesso e partilhar os planos com os demais.

Por que usar a Asana para atualizações de status?

  • Uma vez que o trabalho é planejado e gerenciado na Asana, você não precisa monitorar o seu progresso separadamente com outras ferramentas. A Asana apresenta um número de visualizações diferentes para a compreensão do progresso em função da sua necessidade de interpretá-lo.
  • Publicar atualizações regulares na Asana permite usar as reuniões para solucionar os bloqueios e abordar as estratégias, e não perder tempo com cada item no seu plano do projeto.
  • Em vez de reunir informações de forma confusa e desorganizada você pode consultá-las sob demanda na Asana e apresentá-las à diretoria e demais interessados para fornecer atualizações.

Como publicar atualizações de status de projeto

Em vez de ficar procurando arquivos, organizando reuniões ou enviando e-mails pedindo atualizações, você pode usar a guia de Progresso para compreender e informar as principais atualizações de status de um projeto específico.

Publique atualizações de status na Asana a partir da aba de Progresso na parte superior de qualquer projeto

Para tirar o máximo proveito da Visualização de progresso, recomendamos o fluxo de trabalho abaixo:

  1. Atribua um Proprietário do projetoProprietário do projeto Cada projeto pode ter um Proprietário de projeto. Eles podem fazer atualizações de status no projeto. Consulte Mais informação . Essa pessoa será responsável por fazer o projeto avançar ou por supervisionar o fluxo de trabalho, assegurando que nada fique pelo caminho.
  2. Defina o prazo para o projeto. Essa data aparecerá no gráfico de progresso e no Cronograma, para que possa acompanhar o andamento até a sua conclusão. Com isso, a data final de entrega também fica clara para os demais.
  3. Defina marcos do projeto para assinalar os principais objetivos do projeto ou trabalhos cruciais que precisam ser concluídos para fazer progredir ou concluir o projeto.
  4. Atualize o status do projeto regularmente. Selecione uma cor (verde, amarelo, vermelho) para indicar se um projeto está “em curso” se está “em risco” ou se “está atrasado”. Adicione também um comentário sobre a atualização para fornecer mais detalhes.
    • Use @menções para dar crédito a colegas de equipe ou mencionar trabalhos na Asana. Por exemplo, você pode @mencionar tarefas específicas em sua atualização de status para ver de forma rápida o que está sendo feito e o que virá em seguida. Ficar conectado ao trabalho e a seus colegas de equipe faz avançar os seus projetos!
    • Os membros de um projeto recebem uma notificação na caixa de entrada quando alguém publica uma nova atualização de status, e seu Portfólio é também atualizado em tempo real para que todos estejam a par do progresso.

Monitore diversos projetos que trabalham para a mesma iniciativa com a ajuda dos Portfólios

Os gerentes de projeto, supervisores de equipes, coordenadores e executivos acompanham muitos projetos em desenvolvimento, e normalmente são responsáveis por reportar as atualizações a outros dentro da organização. Os Portfólios reúnem a informação da guia de Progresso de cada projeto, e contam com opções para campos personalizados que permitem ver rapidamente as informações mais importantes em uma única tela.

Como usar os Portfólios

Os Portfólios são a melhor forma de ficar a par de todos os projetos de uma equipe ou iniciativa específica num único lugar. Eles são uma forma simples de armazenar e organizar os projetos que você acessa com mais frequência, e você pode ordená-los por prazo, proprietário, status, prioridade e outros. Para instruções sobre como criar um Portfólio, consulte a seção de Ajuda.

Outras dicas de uso dos Portfólios:

  • Visualize e organize projetos no Portfólio da forma que você precisa, como ordenados por status, data de conclusão, proprietário, alfabeticamente, e outros. Para filtrar a visualização do portfólio clique no botão de filtragem no canto superior direito.
  • Acesse rapidamente qualquer projeto no seu portfólio clicando nele e, em seguida, em Ir para o projeto.
  • Compartilhe com os outros. Você pode compartilhar o link do seu Portfólio com outras pessoas para que possam ter também a mesma visão geral.
  • Os Portfólios são personalizáveis para cada pessoa e não mostrarão os projetos privados a menos que a pessoa com quem você está compartilhando também seja membro desses projetos.

Perguntas que podem ser respondidas com a ajuda dos Portfólios

Os Portfólios apresentam o progresso em tempo real de qualquer grupo de projetos

  • Progresso de qualquer projeto em tempo real
  • Que projetos estão em risco e que projetos estão em dia?
  • Que projetos estão próximos de serem concluídos?
  • Que parcela dos seus projetos está bem encaminhada?
  • Qual é a divisão de trabalho entre colegas de equipe ou entre projetos?
  • Quais são as maiores prioridades para a minha equipe?

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.