Atualizações de status e relatórios de projetos

Receber solicitações sobre atualizações de projetos é algo que rapidamente passa a ser estressante e a exigir muito tempo. O Painel e o Progresso da Asana fornecem a você uma abordagem orientada por dados para compreender os insights, além de serem uma solução completa para coletar, compartilhar e automatizar essas atualizações.

Como funcionam o Painel e o Progresso?

O Painel e o Progresso são visualizações de projetos na Asana (é possível alternar entre eles a qualquer instante.)

Tem interesse em gerar relatórios sobre inúmeros projetos ao mesmo tempo? Então leia o nosso artigo sobre boas práticas para os Portfólios.

Captura de tela do Painel na Asana, com cinco visualizações diferentes (gráfico de barras, gráfico de rosca, gráfico de burnup e gráfico de soma de orçamentos) para ver tarefas incompletas ou concluídas por seção, responsável, entre outros

Com o Painel, você tem uma série de gráficos personalizáveis que são preenchidos com base nos dados do seu projeto e que mostram o progresso das tarefas por conclusão, responsável, data de conclusão, entre outros. Os gráficos lhe ajudam a responder a questões importantes para que você tome mais decisões estratégicas de forma rápida e também empregue os dados de modo a dar respaldo e comunicar tais decisões.

Use o Progresso para elaborar, compartilhar e visualizar uma coleção de atualizações de status em um projeto específico, sem precisar ficar juntando informações.

GIF que mostra a ação de arrastar um destaque para um modelo de publicação de atualização de status em um projeto Asana para exibir um gráfico de tarefas concluídas por responsável

Arraste e solte os destaques para as suas atualizações para compartilhar gráficos e marcos. O Progresso ainda salva o seu modelo de atualização para que você sempre siga o mesmo formato.

Relatórios exemplificados na Asana

Na Asana, nada funciona em isolamento. Estes são alguns exemplos de perguntas relacionadas aos relatórios e como respondê-las e atuar no seu trabalho.

GIF que mostra um usuário personalizando os gráficos de dados de um projeto no Painel para visualizar tarefas incompletas por prioridade, tarefas incompletas por projeção e tarefas atrasadas por reponsável

Pergunta inicial O que verificar no Painel Insight sobre como proceder
Estamos no caminho certo para concluir as nossas prioridades? Tarefas por status de conclusão ou campo personalizado de prioridade Faça uma verificação com o responsável pela tarefa comentando nela e sinalize qualquer coisa que estiver em risco na sua atualização de progresso.
Em que ponto estamos atrasados? Tarefas incompletas por seção Use o Cronograma para alterar vários prazos e entenda qual é o impacto dessa ação. Em seguida, compartilhe uma nova programação em uma atualização de progresso.
Alguém está sobrecarregado? Tarefas incompletas por responsável Use a visualização de cronograma ou lista para remanejar o trabalho apenas para o projeto em questão. (Use a Gestão de recursos em um portfólio para fazer alterações na disponibilidade da equipe em diversos projetos.)
Como estamos monitorando as estimativas em comparação com o que é efetivo? Certifique-se de que há campos personalizados numéricos no projeto e então verifique as somas no Painel. O orçamento está acima do previsto? Recorra aos dados do seu projeto para justificar a necessidade de mais recursos.

Como elaborar uma atualização de status excelente

Publique atualizações de status na Asana a partir da aba de Progresso na parte superior de qualquer projeto

  1. Defina o prazo do projeto (se for o caso) para que apareça no gráfico de progresso e torne o prazo final claro para todos.
  2. Defina marcos do projeto para assinalar os principais objetivos do projeto ou trabalhos cruciais que precisam ser concluídos para fazer progredir ou concluir o projeto.
  3. Atualize o status do projeto regularmente. Selecione uma cor (verde, amarelo, vermelho) para indicar se um projeto está “em curso”, “em risco” ou “atrasado”.
  4. Use o criador de status e os destaques para arrastar e soltar detalhes de maneira rápida na sua atualização de acordo com os dados já existentes na Asana.
    • Use @menções para dar crédito a colegas de equipe ou mencionar trabalhos na Asana. Por exemplo, você pode @mencionar tarefas específicas em sua atualização de status para permitir ver de forma rápida o que está sendo feito e o que virá em seguida.
    • Os membros de um projeto recebem uma notificação na Caixa de entrada quando alguém publica uma nova atualização de status, e seu Portfólio é também atualizado em tempo real para que todos fiquem a par do progresso.

Agora é possível fazer uma descrição visualmente atraente a partir das informações disponíveis na Asana e dar aos participantes as atualizações nítidas que procuram.

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.