A Hotmart ajudas as pessoas a transformarem suas paixões em ganha-pão com a Asana

Imagem de destaque do estudo de caso da Hotmart
  • Logo da Hotmart
  • Local
    • Matriz em Amsterdã, Países Baixos, com escritórios no Brasil, Espanha, México, Colômbia, Estados Unidos, França e Inglaterra.
  • Distribuição dos produtos
    • Vendas em mais de 185 países ao redor do mundo.

Impacto da Asana

  • Gerou economia enorme de tempo ao disponibilizar as informações de forma centralizada na Asana.
  • Automatizou a geração de relatórios para as equipes de liderança por meio da integração com o Power BI.
  • Reduziu a compartimentalização e melhorou a comunicação entre as equipes.
  • Reduziu de uma semana para três horas o tempo de planejamento da equipe do Laboratório de criações com um processo mais ágil de solicitação de criações.

Em 2011, João Pedro Resende escreveu um eBook com dicas sobre SEO e monetização de conteúdo. Ele sabia que o material estava repleto de informações úteis, mas não estava conseguindo distribuí-lo como queria e logo percebeu que não era o único especialista que não dispunha de uma forma eficaz de compartilhar os seus conhecimentos. Então, ele se aliou a um colega, Mateus Bicalho, com quem fundou a Hotmart, que oferece um ecossistema completo para criar, hospedar e vender produtos digitais, como livros, cursos virtuais e podcasts.

A Hotmart tem uma missão especial: o compromisso de ajudar as pessoas a transformarem suas paixões e conhecimentos em ganha-pão, literalmente mudando de vida nesse processo. A empresa acredita que essas oportunidades levarão a um futuro melhor para todos. Essa filosofia muito digna levou a um crescimento imenso e veloz. Apenas 10 anos após ser fundada, a Hotmart já conta com 26 milhões de usuários, mais de 370 mil produtos e vendas em 188 países.

Maria Eugênia lidera a equipe de Estratégia e operações da Hotmart que, com seus quatro membros, fornece dados a todas as equipes da Hotmart para orientar as iniciativas da empresa e medir o seu impacto. O trabalho da equipe de Estratégia e operações também fundamenta as decisões comerciais estratégicas tomadas pelos líderes e, o que é muito importante, melhora os resultados da Hotmart ao aprimorar as práticas de trabalho e os processos de gestão de projetos de toda a empresa.

“Acreditamos não ser possível falar em execução da estratégia da empresa sem primeiro executar bem os nossos projetos e iniciativas”, segundo Maria.

Porém, criar formas padrão de trabalhar e gerar relatórios começou a ficar cada vez mais desafiador à medida que as equipes da Hotmart foram se espalhando pelo mundo. A quantidade de funcionários praticamente dobrou nos últimos dois anos, passando de 600 a mais de mil.

As equipes usavam suas próprias planilhas e diversas ferramentas de gestão de projetos para gerir o trabalho, o que fragmentava a empresa e diminuía a visibilidade:

  • Era impossível centralizar os dados dos projetos e fornecer informações aos líderes sobre o que estava ocorrendo na empresa, bem como por que caminho seguir.
  • Isso compartimentalizou o trabalho, dificultando a colaboração entre as equipes.
  • As equipes não conseguiam reunir seus esforços, pois estavam sobrecarregadas com projetos geridos em ferramentas diferentes.

A Hotmart precisava de uma ferramenta de gestão do trabalho oficial para reunir todas as equipes não técnicas, aumentar a transparência dos relatórios gerados e adicionar estrutura aos fluxos de trabalho. Ótimas ferramentas geram ótimos processos e, de acordo com o relatório Anatomia do trabalho, 80% dos profissionais do conhecimento entrevistados responderam que processos claros os ajudam a atingir as suas metas pessoais. Com os funcionários da Hotmart aumentando a eficiência do trabalho diário, toda a empresa pode atingir as suas metas mais rapidamente.

Maria e sua equipe começaram a procurar uma plataforma de gestão do trabalho para toda a organização.

“A Asana é muito importante para a nossa empresa em rápido crescimento, global, com pessoas, idiomas, sotaques e formas de pensar diferentes. Com uma forma padrão de controlar e monitorar os nossos projetos, todos ficam alinhados, independentemente de sua cultura ou idioma.” –Arthur Campanha, analista de Estratégia e operações

Como unir equipes do mundo todo com a mesma plataforma

A Hotmart precisava de uma plataforma flexível e personalizável conforme os fluxos de trabalho únicos de cada equipe que fosse capaz de unificar as suas atividades diversificadas numa única visão consistente para a equipe de liderança. Ela também precisava ser intuitiva e fácil de usar para mais de mil funcionários em vários países.

Maria e a equipe de Estratégia e operações pesquisaram e avaliaram as opções disponíveis, adotando oficialmente a Asana como plataforma de gestão do trabalho da Hotmart por cumprir todos os requisitos da empresa:

  • As equipes amaram a interface simples e fácil.
  • Os modelos da Asana, além de fornecer estrutura e padronização, eram personalizáveis o suficiente para adaptar-se ao fluxo de trabalho de qualquer equipe.
  • Todos os projetos ficavam no mesmo lugar, aumentando a visibilidade e a acessibilidade em toda a empresa. O status dos projetos estava sempre visível, para que todos pudessem ver o que estava nos trilhos ou em risco.
  • As equipes também podiam comunicar-se diretamente na Asana e usá-la para reunir os arquivos no mesmo lugar, além de realizar as tarefas associadas.
  • A Asana integrava-se às outras ferramentas em uso, como o Power BI.

Eles também sabiam que a funcionalidade da Asana estava em aprimoramento contínuo, ou seja, ela evoluiria junto com a Hotmart.

“A experiência do usuário da Asana é atraente e flexível. E a Asana também nos permite criar modelos e projetar os nossos próprios quadros para cada demanda específica. A flexibilidade da Asana é muito importante para nós.” –Maria Eugênia, coordenadora de Estratégia e operações.

Geração de relatórios padronizados para fluxos de trabalho personalizados de equipes especiais

A implementação da Asana foi estruturada de forma a ajudar as equipes a adotarem a plataforma de forma homogênea. Isso viria em apoio à meta da equipe de Estratégia e operações de criar um quadro unificado com as atividades de toda a empresa. E funcionou. Hoje, mais de mil funcionários da Hotmart são usuários Asana ativos, com mais de 300 projetos sendo geridos simultaneamente.

Eles seguem um manual com práticas de uso oficiais desenvolvidas pela equipe de estratégia e operações. Cada equipe da Hotmart tem sua equipe correspondente na Asana oficial, com o trabalho representado por meio de diversos projetos. Cada novo projeto baseia-se em um modelo que contém processos padrão, e as convenções de nomenclatura (isto é, nome da equipe, nome do projeto, período, etc.) são consistentes entre todos os projetos.

Projeto em quadro Kanban do modelo da Hotmart

O manual recomenda diversos modelos com diferentes visualizações da Asana, dependendo do tipo de projeto. Por exemplo, os fluxos de trabalho ágeis funcionam melhor com quadros Kanban, enquanto projetos mais tradicionais usam listas. Os modelos de quadro são úteis principalmente para projetos com um certo grau de incerteza, enquanto as listas são ideais quando todos os passos são planejados antes do início da execução.

“Os modelos da Asana que usamos são simples, mas muito úteis, uma ótima forma de iniciar o planejamento e a execução dos projetos.” –Maria Eugênia, coordenadora de Estratégia e operações.

Uma equipe colorida e diversificada num só sistema

Hoje, todos os projetos não técnicos da Hotmart são geridos na Asana. A equipe de Estratégia e operações utiliza a integração entre Asana e Power BI para fornecer aos líderes painéis personalizados para a geração de relatórios. Eles criaram um bot que reúne dados de projetos da Asana em um painel em tempo real, permitindo que a gerência sênior veja quantas iniciativas estão em andamento, o que está em risco e quantas equipes estão com capacidade total. Com a Asana como ponto central de referência, essa geração de relatórios é agora automatizada.

A implementação cuidadosamente planejada da Asana pela equipe de estratégia e operações teve um impacto enorme no negócio:

  • Os líderes podem tomar decisões comerciais mais fundamentadas, e a Hotmart pode atuar de acordo com os dados e reagir ao mercado mais rapidamente.
  • A gestão de projetos centralizada e os processos padrão ajudaram as equipes a colaborarem eficientemente.
  • Os membros da equipe não precisam mais procurar informações ou atualizações de status em ferramentas diferentes.

A equipe do Laboratório de criações é um grande exemplo de impacto positivo da Asana. Ela é responsável por criar ativos e campanhas de marketing, como vídeos para o YouTube e Instagram, e recebe mais de 600 solicitações de criação por mês. Antes, as solicitações ficavam espalhadas por diversas ferramentas, mas agora são coletadas por meio de um Formulário Asana. Graças à centralização na Asana, a equipe consegue manter as solicitações organizadas no mesmo lugar, podendo atribuí-las facilmente entre os membros da equipe.

A equipe do Laboratório de criação afirma que um modelo de planejamento desenvolvido para economizar tempo lhe permite realizar agora em três horas o que antes levaria uma semana para ser feito. “O Laboratório de criação pode hoje fazer isso porque a Asana lhe permite reunir todas as solicitações das outras equipes com muita facilidade”, diz Guilherme Coutinho, analista de Estratégia e operações.

Disseminação do conhecimento por um futuro melhor

A Hotmart cresceu exponencialmente desde a sua fundação, mas não para por aí. A empresa continua comprometida com a sua missão de mudar vidas, e existem inúmeras pessoas no mundo aguardando a oportunidade de compartilhar a especialização que adquiriram. A empresa continua a expandir-se internacionalmente e a adquirir outras empresas pioneiras no setor de empreendedorismo digital, como a Teachable. A Hotmart está investindo em peso nos seus produtos e recursos para agregar ainda mais valor para os milhões de usuários da plataforma.

Há muito trabalho a ser feito, mas, com a ajuda da Asana para gerenciá-lo, não há limite para o que a empresa pode fazer. Na visão da Hotmart, se puderem ajudar especialistas anônimos a encontrarem suas vozes e compartilharem seus conhecimentos, tudo terá valido a pena, pois isso significará um mundo melhor para todos nós.

“Estamos comemorando a nossa quarta rodada de investimentos liderada pela TCV. Isso acelera o nosso crescimento e a nossa expansão internacional, para que mais pessoas possam viver do que gostam de fazer.” –Maria Eugênia, coordenadora de Estratégia e operações.