Szablon protokołu spotkania

Czy po wyjściu ze spotkania zdarzyło Ci się kiedyś zastanawiać, jaki był właściwie jego cel? Doskonale to rozumiemy. Ale wcale nie musi tak być. Dowiedz się, w jaki sposób szablon protokołu spotkania w Asanie pomoże Ci przeprowadzać produktywne spotkania skoncentrowane na wyniki.

Utwórz własny szablon

INTEGRATED FEATURES

subtask iconPodzadaniamilestone iconKamienie milowedependency iconZależnościmultihome iconDodawanie zadań do wielu projektów

Recommended apps

Ikona Zoom
Zoom
Ikona Clockwise
Clockwise
Ikona Gmail
Gmail
Ikona Microsoft Teams
Microsoft Teams

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin
[Interfejs użytkownika produktu] Projekt protokołu spotkania w Asanie, widok w stylu arkusza kalkulacyjnego (lista)

Pomyśl o nadchodzącym tygodniu swojej pracy. W ilu spotkaniach musisz wziąć udział, a ile z nich uważasz za naprawdę pomocne w wykonywaniu swojej pracy?

Jeśli masz poczucie, że większość Twoich spotkań jest niepotrzebna i bezproduktywna, to wiedz, że nie jesteś sam. Wyniki badania Indeks anatomii pracy z 2022 roku wskazują, że pracownicy marnują średnio trzy godziny w tygodniu na niepotrzebne spotkania.

Jak więc przekształcić nieefektywne, czasochłonne spotkania w coś produktywnego i nastawionego na konkretne działania? Jednym ze sposobów jest utworzenie szablonu protokołu spotkania.

Czym jest protokół spotkania?

Protokół spotkania to oficjalny format sporządzania notatek, który może posłużyć jako dokumentacja dotycząca agendy spotkania, tematów dyskusji oraz wyciągniętych wniosków. Tworzenie protokołu spotkania ma na celu śledzenie ważnych decyzji podjętych podczas spotkania oraz zaplanowanych na ich podstawie dalszych działań.

Chociaż protokół spotkania może kojarzyć się z notatkami ze spotkania, to te dwa dokumenty różnią się między sobą. Notatki ze spotkania są mniej formalne i nie mają określonej struktury. Mają one również inne zastosowanie. Szczegółowy protokół spotkania wymagany jest zazwyczaj podczas bardziej formalnych spotkań (takich jak spotkania firmowe czy oficjalne spotkania zespołu), a notatki ze spotkań można sporządzać na przykład w przypadku cyklicznych spotkań 1:1. Jednak ostateczna decyzja co do tego, w jaki sposób rejestrować przebieg spotkania zależy od Ciebie i innych uczestniczących w tym osób. Jeśli bardziej odpowiada Ci struktura protokołu spotkania możesz dostosować ją na potrzeby większości spotkań.

Standardowy protokół spotkania powinien obejmować:

  • Datę i godzinę spotkania

  • Osoby biorące udział w spotkaniu oraz te, które zostały na nie zaproszone, ale były nieobecne

  • Najważniejsze tematy dyskusji 

  • Decyzje podjęte podczas spotkania

  • Wynikające ze spotkania działania do wykonania i kolejne kroki

  • Datę i godzinę nadchodzących spotkań 

Czym jest szablon protokołu spotkania?

Szablon protokołu spotkania to zasób wielokrotnego użytku, z którego można korzystać w celu porządkowania, śledzenia i udostępniania protokołu spotkań w całej organizacji. Formalny szablon protokołu spotkania ułatwia sporządzanie notatek, ponieważ nadaje on spotkaniom strukturę i zwiększa ich widoczność wśród wszystkich członków zespołu. Dzięki temu szablonowi możesz mieć pewność, że Twoje spotkania będą przyczyniać się do realizacji projektów, zamiast marnować czas.

Korzyści z szablonu protokołu spotkania

Jeśli masz poczucie, że spotkania to strata czasu to prawdopodobnie tak właśnie jest. Według badania Indeks anatomii pracy, każdego roku niepotrzebne spotkania pochłaniają 129 godzin. Liczba ta obejmuje tylko czas spędzony na spotkaniach i nie bierze pod uwagę czynności okołozadaniowych, takich jak planowanie spotkań, przygotowywanie agend czy wysyłanie aktualizacji do uczestników.

Szablon protokołu spotkania może pomóc zredukować czas spędzony na czynnościach przygotowawczych. Istnieje wiele sposobów na śledzenie protokołu spotkania, od notatek tworzonych na indywidualnych kartkach, aż po dokumenty oraz arkusze kalkulacyjne. Jednak najwięcej zalet ma korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, ponieważ umożliwia ono utworzenie szablonu protokołu spotkania, a następnie powielenie go dla wielu zespołów i spotkań. 

Co więcej, cyfrowy format szablonu protokołu spotkania oznacza, że zawsze są one aktualne. Znacznie łatwiej także udostępnić je innym członkom zespołu i nie wymagają one ręcznego wysyłania informacji o dalszych działaniach, co jeszcze bardziej pozwala zredukować bezproduktywne zajęcia.

Inne korzyści z cyfrowego szablonu protokołu spotkania to m.in.:

  • Śledzenie wszystkich agend spotkań i notatek w jednym miejscu

  • Przechowywanie protokołu spotkania w łatwo dostępnym miejscu dla wszystkich członków zespołu

  • Zapewnienie widoczności informacji interesariuszom, którzy nie mogą brać udziału we wszystkich spotkaniach

  • Przekształcanie działań omawianych podczas spotkań w zadania i oznaczania w nich odpowiednich członków zespołu 

  • Dokumentowanie ważnych decyzji i szybki dostęp do archiwalnych protokołów spotkań służących jako materiały referencyjne 

  • Śledzenie postępów działań zaplanowanych w wyniku spotkań, aby nic nie zostało pominięte

Jak używać szablonu protokołu spotkania

Cyfrowe szablony protokołu spotkania łatwo jest utworzyć, a jeszcze łatwiej z nich korzystać. Aby rozpocząć, utwórz podstawowy szablon zawierający następujące sekcje:

  • Podstawowe informacje na temat spotkania: nazwa projektu lub zespołu, cel, data i uczestnicy spotkania, a także inne ważne informacje praktyczne. 

  • Elementy agendy: tematy do omówienia, osoba prowadząca oraz czas przeznaczony na przedyskutowanie każdego tematu.

  • Działania do wykonania: wszystkie wnioski i działania zaplanowane podczas spotkania, włącznie z konkretną nazwą zadania, właścicielem i datą wykonania. 

  • Informacje o nadchodzących spotkaniach: wszystkie ważne informacje na temat kolejnego spotkania, włącznie z datą i godziną, na którą jest ono planowane

Z tego miejsca możesz rozpocząć dostosowywanie szablonu do konkretnego spotkania, podczas którego chcesz go wykorzystać. Podczas spotkania, tematy, które zostały już omówione powinny zostać oznaczone jako wykonane, a decyzje oparte na akcjach dodane do sekcji „Dalsze działania” w formie zadań. Po zakończeniu spotkania przypisz do kadego z nich właściciela i obserwuj, jak wnioski przekształcają się w konkretne działania.

[Przeczytaj] Na czym polega technika After Action Review (AAR)?

Zintegrowane funkcje

  • Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

  • Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu.

  • Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

  • Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

  • Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

  • Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

  • Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

  • Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania

W przypadku jakich typów spotkań przydatne są szablony protokołu spotkań?

Szablonu protokołu spotkania zazwyczaj używa się podczas formalnych spotkań, takich jak spotkania firmowe, zarządu czy interesariuszy. Jednak struktura protokołu może sprawdzić się również podczas spotkań o mniej formalnym charakterze, takich jak spotkania zespołowe czy spotkania dotyczące konkretnego projektu, na przykład spotkania inauguracyjne, spotkania po zakończeniu projektu oraz stand-upy. Wystarczy tylko odpowiednio dostosować szablon.

Jak napisać skuteczną agendę spotkania?

Dobrze napisany szablon protokołu spotkania stanowi podstawę utworzenia skutecznej agendy. Agenda powinna określać cel spotkania oraz informować zespół czego należy się podczas niego spodziewać. Stwórz taką agendę, którą można łatwo przekształcić w działania, przypisując tematy dyskusji konkretnym osobom i planując wystarczającą ilość czasu na omówienie każdego z nich. Na koniec udostępnij agendę spotkania oraz wszystkie ważne dokumenty kontekstowe członkom zespołu, aby mogli zapoznać się z nimi z wyprzedzeniem.

Co powinien obejmować szablon protokołu spotkania?

Wszystkie szablony protokołu spotkania powinny obejmować te same podstawowe sekcje, czyli informacje na temat spotkania, tematy do omówienia, dalsze działania i informacje o kolejnych spotkaniach. Po uwzględnieniu tych elementów możesz dostosować szablon do wymagań konkretnego spotkania, dodając do niego na przykład informacje o jego celu i oczekiwanych rezultatach. W trakcie spotkań uzupełnij szablon agendą spotkania i utwórz listę dalszych działań w oparciu o wnioski z dyskusji.

Jak utworzyć zadania na podstawie dalszych działań zaplanowanych podczas spotkania?

Wyobraź sobie, że przeprowadzasz bardzo produktywne spotkanie, podczas którego podjęte zostają ważne decyzje, a dalsze działania są jasno określone. Kończysz rozmowę z satysfakcją i poczuciem dobrze wypełnionego obowiązku. Ale później nic się nie dzieje. Nie ma dalszej komunikacji. Nie zostają podjęte żadne działania. Twoja motywacja i dobre samopoczucie szybko znikają. To częsty scenariusz dotyczący bezproduktywnych spotkań, ale protokół spotkania może to zmienić. Dzięki cyfrowemu szablonowi możesz tworzyć zadania na podstawie dalszych działań i upewnić się, że podjęte decyzje zostaną wprowadzone w życie. Po prostu dodaj odpowiednie zadanie do sekcji „Dalsze działania”, przypisz je do konkretnej osoby i dodaj datę wykonania.

W jaki sposób szablon protokołu spotkania pomaga w prowadzeniu wydajniejszych i bardziej produktywnych spotkań?

Istnieje wiele powodów, dla których niektóre spotkania stają się stratą czasu. Być może ich temat jest niejasny, może za długo trwają albo są organizowane zbyt często (lub zbyt rzadko). Jeśli kończysz spotkania zastanawiając się, jaki był ich cel i czy w ogóle były one potrzebne, szablon protokołu spotkania to coś dla Ciebie. Określając główny cel i oczekiwany rezultat każdego spotkania, upewniając się, że biorą w nim udział właściwe osoby oraz błyskawicznie przypisując dalsze działania nadasz swoim spotkaniom strukturę i utrzymasz wysoki poziom zaangażowania wśród członków zespołu.

Twórz szablony w Asanie

Dowiedz się, jak utworzyć spersonalizowany szablon w Asanie już dziś w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Rozpocznij pracę