Szablon zarządzania programami IT

Zarządzanie programami IT to nie lada wyzwanie. Trudno jest wprowadzać transformację cyfrową przy ograniczonych zasobach, w szczególności w przypadku firm, których ostatecznym celem jest wynik finansowy.

W rzeczywistości jednak kluczem do poprawy wydajności biznesowej jest usprawnienie procesów i korzystanie z lepszych narzędzi. Dzięki usprawnionym przepływom pracy i bardziej wydajnemu zarządzaniu programami zespoły IT mogą zrobić więcej za mniej. W prosty sposób możesz zwiększyć poziom bezpieczeństwa, szybko zarządzać incydentami i zapewnić pracownikom narzędzia, których potrzebują. 

Aby usprawnić procesy, zacznij od szablonu zarządzania programami IT. 

Czym jest szablon zarządzania programami IT? 

Szablon do zarządzania programami IT to przewodnik wielokrotnego użytku, który pomaga zespołom planować, ustalać priorytety i realizować projekty IT. Szablony standaryzują sposób, w jaki zespoły podchodzą do kluczowych przepływów pracy, takich jak zarządzanie incydentami, wdrażanie oprogramowania lub obsługa zgłoszeń IT. Promują one stosowanie jednolitych praktyk w całej organizacji, dlatego jasne jest, w jaki sposób interesariusze z innych działów powinni współpracować z działem IT i na odwrót. 

Zamiast rozpoczynać nowe projekty IT od zera, zespoły mogą skopiować szablon i postępować według wcześniej opracowanego procesu, po kolei odznaczając wykonane zadania 

Dlaczego warto korzystać z cyfrowego szablonu zarządzania programami IT?

Zarządzanie programami IT to żywy, dynamiczny proces. Trzeba dokonywać selekcji zgłoszeń, przypisywać je, komunikować się z interesariuszami, usuwać blokady i reagować na incydenty w czasie rzeczywistym. Projekty podlegają ciągłym zmianom, a zgłoszenia nie przestają napływać. Dlatego statyczne arkusze kalkulacyjne Excel lub Arkusze Google szybko tracą aktualność. Korzystając z platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, masz ogląd całej pracy i możesz nią zarządzać w miejscu, w którym jest wykonywana.

Oto co możesz zrobić za pomocą cyfrowego szablonu zarządzania programami IT: 

• Utworzyć jeden system dokumentacji całej pracy IT. 

• Szybko wyświetlić status każdego projektu, a w razie potrzeby usuwać elementy blokujące. 

• Automatyzować przepływy pracy w dziale IT, aby Twój zespół mógł spędzać mniej czasu na zarządzaniu zadaniami, a więcej na wykonywaniu pracy o znaczeniu krytycznym. 

• Zintegrować inne narzędzia, takie jak ServiceNow i Jira, z przepływami pracy w Asanie, aby umożliwić śledzenie informacji w jednym miejscu.

• Udostępniać raporty o statusie interesariuszom bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy. 

• Przełączać się między widokami projektu, aby wyświetlać przepływy pracy i mapy drogowe w postaci listy zadań, wykresu Gantta, kalendarza lub tablicy Kanban. 

• Łatwo aktualizować harmonogramy projektu, statusy zadań oraz ich właścicieli w miarę zmiany okoliczności.

• Dołączać odpowiednie zrzuty ekranu, dokumenty lub arkusze kalkulacyjne. 

Rodzaje szablonów zarządzania programami IT

Zarządzanie programami IT obejmuje wszystkie bieżące projekty IT, więc trudno jest stworzyć jeden szablon pasujący do wszystkiego. Zapoznaj się z konkretnymi przypadkami użycia, z których korzystamy w Asanie, oraz sposobem ich konfiguracji.

Szablon planu rocznego dla działu IT

Bez wdrożenia kontrolowanego systemu przyjmowania zgłoszeń potrzeby mogły być niejasne, a kluczowe informacje mogłyby zostać pominięte. Aby zapewnić lepszą obsługę klienta i poprawić jakość zbieranych danych, korzystamy z formularzy w Asanie.”

W opracowanie planu rocznego dla działu IT zaangażowanych jest wielu interesariuszy. Kierownictwo firmy ustala budżety i cele dla całej firmy, a poszczególne zespoły składają wnioski o wdrożenie nowych narzędzi i zgłaszają potrzeby dotyczące wsparcia informatycznego. Wszystkie te informacje należy zebrać w procesie planowania. Szablon planu rocznego obejmuje wstępnie zdefiniowany przepływ pracy, który ma za zadanie ułatwić poruszanie się w ramach tego procesu. Określa, z kim należy pozostawać w kontakcie na poszczególnych etapach, jakie decyzje należy podjąć i w jaki sposób Twój zespół powinien poruszać się naprzód. 

W Asanie używamy ustandaryzowanego formularza do opracowania planu rocznego, aby zarządzać nowymi wnioskami projektowymi dla naszego zespołu IT. Po przesłaniu formularza przez interesariuszy ich wnioski są automatycznie dodawane do projektu planu rocznego, a odpowiedni członkowie zespołu są powiadamiani i przypisywani do zadań.

Formularz powinien zawierać kilka kluczowych pól:  

• Imię i nazwisko osoby wnioskującej

• Dział wnioskujący

• Nazwa projektu

• Opis projektu

• Produkty końcowe projektu

• Oś czasu projektu

• Problemy, które rozwiąże ten projekt

• Sposób w jaki obecnie radzisz sobie z tymi problemami

Po utworzeniu formularza skonfiguruj automatyzacje, aby natychmiast dodawać nowe wnioski do projektu planu rocznego i przypisywać związane z nimi zadania odpowiednim interesariuszom. Możesz na przykład kierować zadania do oceny wstępnej, analizy kosztów i korzyści lub zatwierdzenia. 

Szablon zarządzania incydentami IT

Korzystając z reguł i budując niestandardowe przepływy pracy, spowodowaliśmy, że zarządzanie incydentami przestało być stresującym i niepewnym elementem pracy, a stało się procesem kontrolowanym, dosyć prostym w zarządzaniu i szybkim do wykonania.”

Gdy mają miejsce incydenty IT, rośnie ciśnienie. Ustandaryzowane przepływy pracy wyznaczają zespołowi jasną drogę naprzód. Dzięki temu może szybko i zdecydowanie przejść do działania. 

W Asanie usprawniliśmy proces zarządzania incydentami dzięki automatyzacji. Oznacza to, że gdy aktywowany jest określony wyzwalacz, seria działań wykonywana jest automatycznie. Skonfigurowaliśmy na przykład automatyzacje, aby: 

• Automatycznie rejestrować incydenty, gdy tylko wystąpią.

• Przekierowywać incydenty do odpowiedniego zespołu i właściwej osoby.

• Ostrzegać odpowiednich kierowników i szefów zespołów wsparcia w zależności od obszaru, w którym wystąpił incydent.

• Monitorować umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (Service Level Agreement, SLA).

• Utworzyć zadania wynikające ze spotkań po wyeliminowaniu incydentu.

Szablon wycofania narzędzi z firmy

Jasno zdefiniowany przepływ pracy w Asanie pozwala nam koordynować interesariuszy, powiadamiać użytkowników, określać moment zakończenia odpowiedzialności finansowej, archiwizować lub przechowywać dane o krytycznym znaczeniu dla firmy oraz upewniać się, że wszelkie dane Asany na platformie zostały bezpiecznie usunięte.”

Zespoły IT odpowiedzialne są za monitorowanie, które aplikacje nie spełniają już w firmie swojego zadania, a także, w razie potrzeby, za wycofanie tych aplikacji z firmy. Wcześniej ustalony proces wycofywania narzędzi z firmy może pomóc Twojemu zespołowi zadbać o wszystkie szczegóły i sprawić, że ta zmiana odbędzie się w firmie bezproblemowo.

W Asanie stosujemy kilka technik do monitorowania wykorzystania narzędzi i stopniowego wycofywania nieprzydatnych aplikacji: 

1. Masowe tworzenie zadań: myśląc o wycofaniu narzędzia, ważne jest, aby wiedzieć, kto z niego korzysta. W Asanie nasz zespół IT masowo przydziela zadania wszystkim użytkownikom aplikacji, aby potwierdzić, czy oraz w jaki sposób korzystają z narzędzia. Daje nam to jasny obraz tego, jak zespoły korzystają z badanego narzędzia.

2. Automatyzacje: w następnym kroku wykorzystujemy automatyzacje do wyzwalania działań w każdym zadaniu w zależności od tego, jak zareaguje osoba za nie odpowiedzialna. Jeśli stwierdzimy, że narzędzie nie jest już potrzebne, uruchamiamy proces wycofania narzędzia z firmy. 

3. Formularze: wycofanie narzędzia z firmy angażuje wielu interesariuszy, od działu prawnego po IT. Cały proces rozpoczynamy od formularza w Asanie. Na podstawie odpowiedzi udzielonych w formularzu możemy automatycznie przypisywać dalsze zadania odpowiednim osobom. 

4. Zależności: w procesie wycofania narzędzia z firmy wykorzystujemy zależności, aby automatycznie powiadamiać interesariuszy, gdy ich zadania zostaną odblokowane i będą mogą rozpocząć swoją pracę. Pomaga to przyspieszyć proces, redukując niejasności oraz eliminując czasochłonne sprawdzanie, czy już można rozpocząć pracę. 

Polecane funkcje i integracje

Tworząc szablony do zarządzania programami IT, dostosuj przepływy pracy swojego zespołu za pomocą następujących funkcji i możliwości integracji z aplikacjami.

Zintegrowane funkcje

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również 

• Konstruktor przepływów pracy. Wizualizuj przepływ pracy swojego zespołu i uprość współpracę między zespołami dzięki konstruktorowi przepływów pracy. Jest to niewymagające kodowania narzędzie typu „wskaż i kliknij”, które pomaga wizualizować i tworzyć zaawansowane zautomatyzowane przepływy pracy. Z łatwością twórz efektywne procesy, łączące zespoły na wszystkich poziomach Twojej organizacji. Ponadto usprawnij realizację zadań i synchronizuj działania zespołu, integrując ulubione aplikacje biznesowe, takie jak Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom i nie tylko z przepływami pracy. 

• Portfolio. Portfolio pozwala w łatwy sposób uporządkować i monitorować w jednym widoku wiele projektów realizowanych przez Twój zespół. Uzyskaj całościowy obraz postępów w swoich projektach, a następnie zagłęb się w ich szczegóły, by wyeliminować ewentualne zagrożenia. Oprócz tego możesz udostępniać aktualizacje statusu pomiędzy programami oraz na bieżąco informować interesariuszy bez konieczności organizacji spotkania statusowego.

Polecane aplikacje

• ServiceNow. Ogranicz liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez zespoły IT, które korzystają z ServiceNow, automatyzując proces tworzenia zadań w Asanie i zapewniając widoczność międzyplatformową dotyczącą statusu w czasie rzeczywistym oraz kontekstu. Wewnętrzne zespoły serwisowe, które korzystają z ServiceNow do śledzenia i zarządzania zgłoszeniami często otrzymują prośby wymagające wykonywania działań poza ServiceNow, na przykład dotyczące sprzętu lub pytania o płace. Ta integracja umożliwia połączenie ServiceNow z działaniami i aktualizacjami statusu w Asanie.

• Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają. 

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Często zadawane pytania