Szablon zarządzania incydentami

Żaden plan nie jest doskonały, więc napotykanie problemów lub przeszkód podczas projektu jest nieuniknione. Gdy tak się stanie, potrzebne są metody śledzenia incydentów, współpracy w czasie rzeczywistym i znajdowania rozwiązań, zanim małe problemy przerodzą się w duże. 

Rozwiązanie? Szablon zarządzania incydentami. 

Czym jest zarządzanie incydentami?

Zarządzanie incydentami to proces ułatwiający śledzenie problemów i szybkie reagowanie na nie. Jest to sposób dokumentowania incydentów, przypisywania ich do odpowiednich członków zespołu oraz znajdowania rozwiązań zanim przeszkody zagrożą projektowi lub procesowi biznesowemu. Zespoły IT mogą na przykład skorzystać z zarządzania incydentami do wykrycia i rozwiązania incydentów cyberbezpieczeństwa, a zespoły zajmujące się witryną internetową mogą użyć go do znalezienia i naprawienia awarii oraz błędów systemu. 

Czym jest szablon zarządzania incydentami? 

Szablon zarządzania incydentami to przewodnik do wielokrotnego użytku umożliwiający szybkie dodanie śledzenia zarządzania incydentami do dowolnego projektu. Zamiast tworzyć ten proces od zera, możesz powielić szablon i szybko wprowadzić proces zarządzania incydentami. Stworzenie szablonu zarządzania incydentami wymaga włożenia wysiłku, ale w przyszłości oszczędzi cenny czas na początku każdego projektu. 

Korzyści z cyfrowego szablonu zarządzania incydentami

Zarządzanie incydentami jest czymś więcej niż spisaniem pojawiających się problemów. Aby szybko znaleźć rozwiązania, cały zespół musi widzieć rozwój incydentów w czasie rzeczywistym. Takiego typu dynamicznego śledzenia nie można jednak prowadzić za pomocą statycznych arkuszy kalkulacyjnych Excela lub plików PDF.

Cyfrowy szablon zarządzania incydentami oferuje zespołowi jedno źródło informacji. W miarę rozwoju incydentu możesz aktualizować je nowymi informacjami, aby w czasie rzeczywistym pokazać całemu zespołowi, co się zmieniło, kto pracuje nad problemem i co już zostało zrobione.

Utworzenie procesu śledzenia incydentów w narzędziu do zarządzania projektami, a nie w statycznym dokumencie, pozwoli Ci:

• Zobaczyć wszystkie trwające i rozwiązane incydenty w jednym miejscu.

• Dokumentować i śledzić incydenty w czasie rzeczywistym.

• Udostępnić status incydentu interesariuszom. 

• Współpracować nad incydentami w tym samym miejscu, w którym je śledzisz. 

• Przypisywać właścicieli i terminy, aby czytelnie przedstawić osoby zajmujące się incydentami oraz terminy ich pracy.

• Aktualizować terminy, statusy i właścicieli po zmianie priorytetów.

• Dołączyć odpowiednie zrzuty ekranu, dokumenty lub arkusze kalkulacyjne. 

• Działać szybko, zapewniając jednocześnie, że wszyscy mają te same informacje. 

• Zgłaszać liczbę i rodzaje rozwiązanych incydentów.

Co powinien zawierać szablon zarządzania incydentami?

Szablon zarządzania incydentami może ułatwić szybką identyfikację słabych punktów, przeprowadzenie oceny ryzyka oraz wykonanie niezbędnych działań naprawczych. Aby efektywnie śledzić potencjalne incydenty, cyfrowy plan zarządzania incydentami powinien zapewniać wystarczający kontekst i informacje, aby wszyscy interesariusze mogli uzyskać w jednym miejscu dostęp do wszystkich ważnych informacji.

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

Polecane aplikacje

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira z poziomu Asany, aby umożliwić płynny przepływ zadań pomiędzy zespołami biznesowymi oraz technicznymi.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

• Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają.

• Salesforce. Usuń wąskie gardła, umożliwiając zespołom sprzedaży, sukcesu i obsługi klienta bezpośrednią komunikację z zespołami wsparcia w Asanie. Udostępniaj załączniki i twórz wykonalne, możliwe do śledzenia zadania w zakresie działań przedsprzedażowych. Połącz swoje zespoły wdrożeniowe i serwisowe z zespołami wsparcia w Asanie korzystając z usługi Service Cloud, aby zapewnić klientom najlepsze doświadczenia.

Często zadawane pytania