Przyjmowanie zleceń nie działa. Dowiedz się, dlaczego tak jest i jak temu zaradzić

Teoretycznie płynny proces przyjmowania zleceń nie powinien być skomplikowany: wystarczy ustalić jasne wytyczne, ustandaryzować zlecenia i wykorzystać je do skutecznego priorytetyzowania projektów. Jednak w praktyce może to szybko stać się chaotyczne, a blokady, takie jak niespójne procesy, czasochłonne zadania ręczne i problemy z alokacją zasobów, utrudniają skuteczne gromadzenie informacji i rozpoczynanie projektów. 

Co kryje się za tymi uporczywymi wyzwaniami, a co ważniejsze, jak możesz skutecznie sobie z nimi poradzić? Przyjrzyjmy się typowym pułapkom w procesie przyjmowania zleceń i sposobom ich rozwiązywania.

Ustandaryzuj przyjmowanie próśb i zleceń

Uzyskaj wszystkie informacje potrzebne do ukończenia zleceń roboczych od samego początku. Spędzaj mniej czasu na zbieraniu szczegółów, a więcej na wykonywaniu pracy.

Dowiedz się więcej o śledzeniu zleceń roboczych

1. Procesy przyjmowania zleceń są niespójne 

Firmy potrzebują ustandaryzowanych procesów do zarządzania nowymi zleceniami roboczymi. Bez solidnego systemu zespoły żonglują zleceniami z różnych źródeł, takich jak e-maile, wiadomości bezpośrednie czy spontaniczne rozmowy, przez co przyjmowanie zadań i ustalanie ich priorytetów przypomina raczej zgadywanie niż strategię. 

Ta niespójność w procesach przyjmowania zleceń nie tylko spowalnia przepływ pracy, ale także prowadzi do nieporozumień. Członkowie zespołu zastanawiają się, które zadania powinny mieć pierwszeństwo, kto jest za co odpowiedzialny i jakie powinny być następne kroki. Bez ustandaryzowanego procesu przyjmowania zleceń każde nowe zlecenie jest niespodzianką, a zespół spędza więcej czasu na zastanawianiu się, co robić dalej, niż na faktycznym wykonywaniu pracy.

Rozwiązanie

• Ustal jasne wytyczne dotyczące przyjmowania zleceń. Ułatw przyjmowanie zleceń, tworząc proste wytyczne, które określają, w jaki sposób należy wprowadzać i przetwarzać nowe zadania. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieć, jakie informacje są potrzebne, kto powinien być zaangażowany i jakie kroki należy podjąć. Możesz na przykład utworzyć ustandaryzowany przepływ pracy, który zespoły mogą wykorzystywać podczas rozpoczynania nowych projektów, aby ograniczyć liczbę błędów i przyspieszyć pracę.

• Skorzystaj ze standardowych formularzy do przyjmowania zleceń. Uprość rozpoczynanie nowych projektów, korzystając ze standardowych formularzy, które od samego początku zawierają wszystkie potrzebne szczegóły. Dzięki temu podejściu Twoje zespoły będą miały wszystkie potrzebne informacje, takie jak rodzaj projektu, ważne terminy i konkretne wymagania dotyczące zasobów, jeszcze przed rozpoczęciem pracy. 

2. Masz trudności ze zbieraniem szczegółów projektu i ustalaniem priorytetów zleceń

Bez jasnego procesu zbierania informacji o projekcie zespoły często muszą przeszukiwać plątaninę e-maili, notatek i próśb, aby rozpocząć pracę. Ważne informacje mogą umknąć uwadze, a priorytetyzacja zleceń staje się wyzwaniem, zwłaszcza gdy każde zadanie wydaje się pilne. 

Brak przejrzystości nie tylko frustruje, ale stanowi poważną przeszkodę. Utrudnia podejmowanie decyzji i sprawia, że projekty zbaczają z toru, zanim jeszcze się rozpoczną. Ta walka jest jeszcze trudniejsza, gdy zespoły próbują dostosować pracę do szerszych celów organizacji. Bez odpowiednich informacji lub gdy brakuje informacji, projekty mogą rozpoczynać się na chwiejnych podstawach, a zespoły nie mają pewności, czy ich nakład pracy jest ukierunkowany na najważniejsze zadania.

Rozwiązanie

• Organizuj regularne spotkania wprowadzające. Zadbaj o płynne działanie swojego procesu projektowego, organizując regularne spotkania dotyczące przyjmowania zleceń. Wykorzystaj ten czas na rozmowę o nowych projektach, wyjaśnienie szczegółów i omówienie priorytetów. Dzięki takim spotkaniom interesariusze będą na bieżąco przez cały proces przyjmowania zgłoszeń, więc wszyscy będą wiedzieć, co się dzieje i co jest ważne. W rezultacie Twój zespół może podejmować świadome decyzje dotyczące tego, na czym skupić nakład pracy i szybko zmieniać priorytety w miarę pojawiania się nowych możliwości lub wyzwań.

• Dodaj szczegóły dotyczące priorytetów do formularza do przyjmowania zleceń. Rozwiń utworzony przez siebie standardowy formularz, aby usprawnić procesy przyjmowania zleceń, dodając do niego dodatkowe szczegóły, takie jak priorytet projektu, szacowany nakład pracy oraz cele lub cele strategiczne, z którymi projekt jest zgodny. Te wstępnie zdefiniowane kryteria ułatwiają priorytetyzację, organizację i sekwencjonowanie projektów, a także pomagają zespołowi skupić się na pracy, która przynosi największą wartość. 

3. Twój zespół traci czas na zadania ręczne

Codzienne operacje wymagają zaangażowania tak wielu osób, że nic dziwnego, że zespoły często tkwią w ręcznych, czasochłonnych zadaniach. Niezależnie od tego, czy jest to niekończący się cykl przydzielania zadań, odpowiadania na prośby czy aktualizowania statusów projektów, te powtarzające się zadania zajmują dużo czasu, nie zapewniając przy tym zbyt dużej wartości.

Problemem jest nie tylko stracony czas, ale też stracone możliwości pracy strategicznej. Kiedy zespoły utkną w cyklu powtarzalnej, ręcznej pracy, mają trudności ze znalezieniem czasu i skupieniem się na bardziej znaczących projektach, a to oznacza, że organizacja jako całość nie osiąga pełnego potencjału.

Rozwiązanie

• Przeprowadź audyt procesów. Rozpocznij proces ograniczania liczby zadań manualnych, dogłębnie analizując bieżące przepływy pracy za pomocą audytu procesów. Chodzi o to, aby przyjrzeć się, w jaki sposób zespół wykonuje swoją pracę, zidentyfikować zadania, które są niepotrzebnie czasochłonne, i ustalić, gdzie można zmniejszyć nakład pracy wykonywanej ręcznie. Wskazując, gdzie zespół traci czas, możesz opracować plan usprawnienia i automatyzacji procesów, umożliwiając mu skupienie się na pracy o charakterze bardziej strategicznym. 

• Wykorzystaj narzędzia do automatyzacji, aby wykonywać zadania ręczne. Często zadania, które zajmują najwięcej czasu, są również najbardziej przyziemne. Wyeliminuj monotonność z codziennej pracy swojego zespołu i zwiększ jego produktywność, korzystając z technologii takich jak sztuczna inteligencja. Użyj tej technologii, aby zautomatyzować żmudne zadania, takie jak przypisywanie pracy, przenoszenie zadań do następnego etapu przepływu pracy i aktualizowanie statusu projektów. Jeśli korzystasz z platformy do zarządzania pracą, możesz pójść o krok dalej, integrując reguły z przepływami pracy. Umożliwia to automatyzację działań (takich jak wysyłanie przypomnienia) na podstawie wstępnie zdefiniowanych wyzwalaczy (na przykład gdy zbliża się data wykonania zadania). Obie te strategie pozwalają zespołowi spędzać mniej czasu na pracy o niskiej wartości, a więcej na inicjatywach strategicznych. 

• Zintegruj inne narzędzia z oprogramowaniem. Spraw, aby Twój zestaw narzędzi technicznych działał na Twoją korzyść, integrując aplikacje, których już używasz, z platformą do zarządzania pracą. Łącząc w jednym miejscu narzędzia, z których Twój zespół korzysta na co dzień, ułatwisz mu dostęp do informacji i szczegółów projektu, niezależnie od tego, z jakiego narzędzia pracuje. Dzięki temu zespół nie musi ręcznie przełączać się między aplikacjami i aktualizować informacji na wielu platformach, a wszyscy są na bieżąco bez dodatkowego nakładu pracy. 

Ustandaryzuj przyjmowanie próśb i zleceń

Uzyskaj wszystkie informacje potrzebne do ukończenia zleceń roboczych od samego początku. Spędzaj mniej czasu na zbieraniu szczegółów, a więcej na wykonywaniu pracy.

Dowiedz się więcej o śledzeniu zleceń roboczych

4. Masz trudności z efektywną alokacją zasobów

Alokacja zasobów może wydawać się niekończącym się wyzwaniem, a zespoły nieustannie walczą o znalezienie złotego środka między zbyt dużą a zbyt małą ilością pracy. Przyczyną tego problemu jest często brak jasnego obrazu obciążenia zespołu pracą lub nadchodzących zadań. Ten brak przejrzystości wynika z niezintegrowanego podejścia do śledzenia i zarządzania zadaniami. Prowadzi do przeciążenia zasobów, niedotrzymania terminów i spadku morale zespołu. Rzecz w tym, że alokacja zasobów to nie tylko wypełnianie wolnych miejsc w harmonogramie. Chodzi o dopasowanie zadań do talentów, aby zapewnić sukces projektu i możliwości rozwoju.

Rozwiązanie

• Zadbaj o jasny obraz obciążenia pracą w swoim zespole. Upewnij się, że masz dokładny obraz obciążenia pracą swojego zespołu, w tym tego, nad czym obecnie pracuje i co czeka go w przyszłości. Stwórz system do zarządzania pojemnością lub skorzystaj z platformy do zarządzania pracą, aby szybko monitorować obciążenie pracą. Taka widoczność pozwoli Ci równomiernie rozłożyć pracę i upewnić się, że nikt nie jest przeciążony ani niedostatecznie wykorzystany, co pozwoli utrzymać wysoką produktywność i niskie wypalenie. 

• Śledź, ile czasu zajmuje praca. Wyeliminuj wszelkie niejasności podczas planowania projektu, korzystając z narzędzia do śledzenia czasu, aby zmierzyć, ile czasu zajmuje konkretna praca, taka jak projektowanie podręcznika lub opracowanie studium przypadku klienta. Wiedząc, ile czasu faktycznie zajmuje praca, a nie tylko szacując, ile czasu zajmuje, możesz wykorzystać prawdziwe dane do planowania osi czasu i wyznaczania terminów, zapewniając alokację zasobów w sposób, który spełnia potrzeby projektu bez nadmiernego obciążania zespołu. Co więcej, możesz zapisać te statystyki i wykorzystać je ponownie podczas planowania w przyszłości, dzięki czemu alokacja zasobów dla każdego projektu będzie bardziej efektywna niż poprzednio.

• Optymalizacja przydziału zasobów na podstawie umiejętności. Nie przypisuj zadań na podstawie dostępności. Przyjmij strategiczne podejście do tego, kto co robi (i dlaczego), dopasowując pracę do umiejętności i zainteresowań członków zespołu. Wszyscy na tym skorzystają: dopasowując potrzeby projektu do indywidualnych mocnych stron i wiedzy specjalistycznej, poprawiasz jakość projektu, jednocześnie dbając o zaangażowanie członków zespołu.

5. Występują stałe opóźnienia w rozpoczynaniu projektów

Rozpoczęcie projektu nie powinno być trudne, ale często tak właśnie jest. Początkowy pośpiech, aby wszystko ustalić – od dopięcia niezbędnych szczegółów po upewnienie się, że wszyscy są na bieżąco – może szybko stać się wąskim gardłem. Nie jest to drobna niedogodność. Może ona wywrócić do góry nogami cały harmonogram projektu i wywołać efekt domina, który wpłynie na dynamikę i powodzenie projektu.

Co powoduje opóźnienia? Często jest to kombinacja różnych czynników: przeszkód logistycznych związanych z organizacją i uruchomieniem nowego projektu, niejasnych celów, które prowadzą do wątpliwości, oraz konieczności uzyskania zatwierdzenia od interesariuszy na późnym etapie. Najważniejsze jest to, że bez usprawnionego procesu zatwierdzania i konfigurowania projektu zespoły znajdują się w sytuacji oczekiwania na przejrzystość lub zielone światło, aby móc rozpocząć pracę.

Rozwiązanie

• Wcześnie zaangażuj interesariuszy. Wszyscy powinni być na bieżąco od samego początku. Wczesne zaangażowanie interesariuszy pozwoli rozwiązać wszelkie wątpliwości, zanim staną się one przeszkodą, a także wprowadzić wymagania dotyczące konfiguracji i rozpoczęcia pracy. Takie wczesne uzgodnienie pomaga uzyskać poparcie i wyjaśnić cele z wyprzedzeniem, ograniczając opóźnienia i tworząc solidne podstawy do rozpoczęcia projektu. 

• Zautomatyzuj przepływy pracy związane z inicjacją projektu. Nie rozpoczynaj każdego projektu od zera. Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania pracą, aby zautomatyzować przepływy pracy związane z inicjacją projektu. Automatyzacja procesu inicjacji projektu oznacza, że każdy niezbędny krok, od utworzenia osi czasu projektu po przydział zasobów, jest wdrażany automatycznie, gdy tylko projekt otrzyma zielone światło. Od konfigurowania przestrzeni projektowych po przypisywanie pierwszych zadań, automatyzacja eliminuje konieczność wykonywania wielu czynności przy rozpoczynaniu nowych projektów. Dzięki temu możesz przyspieszyć pracę i zapewnić spójność procesu we wszystkich inicjatywach.  

• Korzystaj z gotowych szablonów projektów. Rozpocznij każdy projekt od określenia kluczowych kroków i wymagań. Podobnie jak automatyzacja, szablony to kolejna tajna broń, która pozwala szybko rozpoczynać projekty. Dzięki wstępnie utworzonym szablonom projektów możesz mieć pewność, że każdy projekt rozpocznie się od jasnej, zdefiniowanej struktury i niezbędnych elementów, takich jak przypisane zadania, kamienie milowe i produkty końcowe. Takie podejście zapewnia spójność w planowaniu projektów, ogranicza konieczność wykonywania prac wstępnych i gwarantuje, że żadne ważne szczegóły nie zostaną pominięte w pośpiechu. 

6. Twojemu zespołowi brakuje przejrzystości 

Jeśli chodzi o zarządzanie przyjmowaniem projektów, przejrzystość nie jest tylko czymś, co warto mieć – to konieczność. Jednak przy tak dużej ilości kluczowych informacji rozproszonych w wiadomościach e-mail, udostępnionych dyskach i aplikacjach do przesyłania wiadomości, nic dziwnego, że zespoły mogą zacząć czuć się, jakby utknęły w grze w telefon.

Takie rozproszone podejście do gromadzenia i przetwarzania informacji o projekcie nie tylko spowalnia pracę, ale także sprawia, że członkowie zespołu muszą zgadywać, co jest ważne i co jest wymagane w danym momencie. W rezultacie traci się szanse, powiela się pracę, a zespół skupia się bardziej na układaniu puzzli, niż na faktycznym wykonywaniu swoich obowiązków.

Rozwiązanie

• Scentralizuj informacje o projekcie. Pożegnaj się z przeszukiwaniem e-maili w poszukiwaniu aktualizacji statusu lub wysyłaniem wiadomości do członków zespołu, aby uzyskać najnowsze informacje o postępach w projekcie. Dzięki utworzeniu centralnego źródła informacji o projekcie, Twój zespół może uzyskać dostęp do wszystkich ważnych szczegółów projektu w jednym miejscu, od dokumentów po terminy. Pójdź o krok dalej, centralizując wszystkie zlecenia projektowe, aktualizacje i komunikację na platformie do zarządzania pracą. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco, a interesariusze projektu będą mieli łatwy dostęp do aktualnych informacji. 

• Korzystaj z wizualnych osi czasu projektów. Przekształć harmonogram projektu ze złożonej listy zadań w łatwy do zrozumienia obraz, który pokazuje, co zostało wykonane, co jest w toku i co będzie następne. Dzięki wizualizacji projektu na osi czasu, zespół może szybko sprawdzić, jak poszczególne zadania łączą się ze sobą i wykryć blokady, zanim staną się one dużymi problemami. Ponadto, jeśli utworzysz oś czasu projektu na platformie do zarządzania pracą, możesz skorzystać z funkcji, takich jak możliwość zmiany harmonogramów za pomocą jednego kliknięcia, co ułatwia dostosowywanie terminów w locie.  

• Udostępniaj regularne aktualizacje statusu. Informuj zespół o wszystkim na bieżąco, udostępniając regularne aktualizacje statusu. Niezależnie od tego, czy jest to krótka codzienna odprawa, czy cotygodniowe podsumowanie postępów, takie aktualizacje pozwalają na bieżąco sprawdzać postępy w realizacji projektu i zapewniają, że nikt, od poszczególnych współpracowników po interesariuszy wysokiego szczebla, nie musi zgadywać, jaki jest status projektu ani jakie są kolejne kroki. Ulepsz swoje aktualizacje dzięki technologii, która umożliwia wykorzystanie danych w czasie rzeczywistym, wysyła przypomnienia o terminach aktualizacji i standaryzuje formatowanie w celu zapewnienia spójnej komunikacji.

Usprawnij proces przyjmowania zleceń dzięki platformie do zarządzania pracą

Ustanowienie ustandaryzowanego procesu przyjmowania zleceń nie musi być skomplikowane. Dowiedz się, w jaki sposób Asana może pomóc Twoim zespołom usprawnić przepływ pracy, aby od samego początku miały wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia udanych projektów. 

Ustandaryzuj przyjmowanie próśb i zleceń

Uzyskaj wszystkie informacje potrzebne do ukończenia zleceń roboczych od samego początku. Spędzaj mniej czasu na zbieraniu szczegółów, a więcej na wykonywaniu pracy.

Dowiedz się więcej o śledzeniu zleceń roboczych