Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do usprawniania procesów przyjmowania projektów

Dla Jani Beiswenger, dyrektor ds. zarządzania programami biznesowymi w Asanie, przyjmowanie zleceń jest procesem wysoce międzyfunkcyjnym. Jej zespół koncentruje się na transformacji biznesowej, czyli na tym, aby Asana stała się bardziej efektywną organizacją. Aby to zrobić, musi skoordynować zespoły wokół właściwych programów strategicznych i zapewnić Asanie wystarczające zasoby do osiągnięcia celów o kluczowym znaczeniu dla firmy.

„Moim zadaniem jest zapewnienie odpowiedniego ukierunkowania, abyśmy mogli działać jako zespół. Ponieważ kiedy pracujemy razem, osiągamy ogólnie lepsze wyniki” – mówi Beiswenger. 

Przyjmowanie projektów jest kluczowym elementem koordynacji zespołów. „Proces przyjmowania zleceń jest potrzebny, ponieważ zasoby są ograniczone – niezależnie od tego, czy chodzi o czas, budżet czy ludzi” – mówi Beiswenger. Zespoły potrzebują wsparcia ze strony innych, aby osiągnąć swoje cele, ale nie można po prostu złożyć kilku próśb i oczekiwać natychmiastowego działania. Może to odwrócić uwagę od większych, ważniejszych celów. Proces przyjmowania zleceń umożliwia zespołom:

1. Pozwolić decydentom określić, co jest priorytetem, a co nie. 

2. Określać zakres nowej pracy i wymagane zasoby. 

3. Rozpoczynać kolejne kroki, monitorować postępy i wprowadzać zmiany. 

Przyjmowanie projektów w Asana

Asana oferuje dwa główne rodzaje przyjmowania projektów: 

1. Przyjmowanie zadań na wysokim szczeblu podczas planowania rocznego

2. Przyjmowanie zleceń ad hoc przez cały rok 

Podczas planowania rocznego przyjmowanie zleceń jest procesem opartego na współpracy. Beiswenger współpracuje z interesariuszami, aby uzgodnić plan, który wspiera cele firmy, pomaga ustalać priorytety, dzięki czemu podejmujemy właściwe inicjatywy w oparciu o oczekiwany wpływ, i zapewnia zasoby potrzebne do osiągnięcia naszych celów. „To trochę jak tetris” – mówi. 

Jednak mimo najlepszych planów, przez cały rok pojawiają się zlecenia ad hoc. W takich przypadkach zespoły Asana polegają na bardziej formalnych, ustrukturyzowanych procesach przyjmowania zleceń. Ich celem jest ocena wpływu zleceń na działalność biznesową i ustalenie, czy (i w jaki sposób) możemy przesunąć zasoby, aby je uwzględnić, a także jakie kompromisy należy poczynić, aby zmienić priorytety. 

Kiedy działamy razem, osiągamy lepsze wyniki.”

Oto jak zespoły operacyjne i PMO w Asanie usprawniają procesy przyjmowania zleceń, aby koordynować działania interesariuszy i priorytetyzować zadania o znaczeniu krytycznym. 

Zobacz Asanę w akcji

Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.

Wyświetl prezentację

1. Ustalanie priorytetów i przydzielanie zasobów

Zespół Beiswengera koordynuje nowe zlecenia projektowe z całej firmy. Jest to żonglerka, która wymaga od nich najpierw uchwycenia i zrozumienia priorytetów firmy, a następnie wykorzystania tych informacji do obiektywnej oceny zleceń. 

Na przykład zespół ds. technologii korporacyjnych w Asanie korzysta z formularza i ustrukturyzowanego projektu do zarządzania zleceniami ad hoc przez cały rok. „Formularze umożliwiają przekształcanie danych nieustrukturyzowanych w dane uporządkowane” – mówi Beiswenger. Dzięki temu zespoły otrzymują potrzebne informacje z wyprzedzeniem, co pozwala im oceniać nowe projekty na podstawie obiektywnych kryteriów, takich jak: 

• Czy zlecenie przyczynia się do osiągnięcia celu związanego ze wzrostem lub utrzymaniem klientów?

• Czy poprawi ogólne doświadczenie klienta? 

• Czy jest to ważne dla ogólnego zarządzania danymi? 

• Czy rozwiązuje problem związany z bezpieczeństwem?

• Jaki jest zakres zlecenia? 

• Ile czasu, budżetu i personelu wymaga zlecenie? 

Te ustandaryzowane dane pomagają zespołom porównywać zlecenia i ustalać ich priorytety w odniesieniu do istniejących priorytetów firmy, które są już zapisane w Asanie. W rezultacie zwiększa się prawdopodobieństwo, że podejmą najlepszą decyzję dla biznesu, ponieważ mają wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu. 

2. Codzienne zarządzanie zleceniami

Zarządzanie zleceniami projektowymi wymaga wielu codziennych czynności, takich jak przypisywanie zadań, monitorowanie postępów i udostępnianie aktualizacji statusu. Może to pochłonąć dużo czasu, ale funkcje automatyzacji Asany pomagają Beiswenger zachować kontrolę nad całym procesem. Dzięki temu może skupić się na szerszej perspektywie, a nie na ręcznych i powtarzalnych zadaniach. 

Na przykład Beiswenger używa pakietów do tworzenia, stosowania i aktualizowania procesów przyjmowania zleceń w całej organizacji – wszystko to w jednym miejscu. Pakiet to zbiór funkcji przepływu pracy, które można zastosować do wielu różnych projektów. Pakiet może na przykład określać sekcje projektu, pola niestandardowe do dodania, reguły do zastosowania i szablony zadań do użycia. 

Ta funkcja pozwala Beiswenger ustandaryzować przepływy pracy związane z przyjmowaniem zleceń w zespołach, dzięki czemu wszyscy mają wiedzę na temat tego, jak klasyfikować i ustalać priorytety projektów. Na przykład może użyć pakietów, aby ustandaryzować kolejne kroki dla zlecenia P0 i P1, niezależnie od tego, kto je przesłał lub skąd pochodzi. Określając sposób kategoryzacji i oznaczania pracy, pakiety pomagają również zespołom stosować te same definicje w różnych projektach, np. różnicę w wymaganiach dotyczących zasobów, jeśli zlecenie jest małe, średnie lub duże.

„Dzięki pakietom nie muszę zajmować się codziennym zarządzaniem wszystkimi” – mówi Beiswenger. Wystarczy kilka kliknięć, aby łatwo edytować procesy w celu wsparcia zmieniających się potrzeb biznesowych, a następnie natychmiast zastosować te zmiany do wszystkich odpowiednich przepływów pracy związanych z przyjmowaniem zleceń. 

3. Zapewnienie widoczności i koordynacja zespołów

Widoczność jest niezbędna w pracy Beiswenger. Jej zespół musi rozumieć priorytety biznesowe na wysokim szczeblu, przekazywać je interesariuszom i pomagać liderom w śledzeniu statusu i postępów zleceń. Na szczęście nie stanowi to problemu. Ponieważ priorytety firmy, mapy drogowe i zlecenia dotyczące programów są zapisywane w Asanie, zespoły mogą samodzielnie korzystać z potrzebnych informacji bez konieczności ich wyszukiwania.

Portfolio w Asanie to jeden ze sposobów, w jaki Beiswenger zapewnia tę widoczność. Portfolio umożliwiają jej zespołowi i interesariuszom śledzenie kluczowych przedsięwzięć w skrócie, a następnie, w razie potrzeby, uzyskanie szczegółowych informacji. Zapewniają one liderom potrzebny ogólny obraz sytuacji, a pulpity nawigacyjne portfolio automatycznie podsumowują dane, takie jak czas spędzony, ryzyko, dostępny budżet, postępy i inne, w odniesieniu do wszystkich projektów. Dzięki temu zespół Beiswenger może sprawdzić, które projekty są realizowane na czas, a które nie przynoszą rezultatów, a następnie dostosować zasoby i skorygować kurs w czasie rzeczywistym. W rezultacie mogą realizować zlecenia na czas i upewnić się, że zasoby firmy są wydatkowane efektywnie. 

Przekształcaj zlecenia w działania dzięki Asana

Dzięki rejestrowaniu całej pracy na jednej platformie zespoły operacyjne i PMO w Asanie mogą śledzić i realizować zlecenia w jednym miejscu. Dzięki temu interesariusze mają pełną widoczność, która jest niezbędna do szybkiego działania i priorytetyzacji najważniejszych projektów. 

Dowiedz się, w jaki sposób Twój zespół może wykorzystać przejrzyste przepływy pracy i błyskawiczne automatyzacje, aby szybciej wykonywać więcej zadań.

Zobacz Asanę w akcji

Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.

Wyświetl prezentację