Dlaczego współpraca międzyfunkcyjna sprawia problemy i jak temu zaradzić

Biorąc pod uwagę ilość technologii stworzonych w celu poprawy komunikacji w zespole, współpraca między zespołami powinna być łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Możemy błyskawicznie kontaktować się ze współpracownikami za pomocą Slacka. Możemy udostępniać dokumenty na całym świecie za pomocą Dysku Google. Możemy przydzielać zadania i współpracować nad projektami w Asanie. Jednak wprowadzenie nowego oprogramowania w zespole nie zawsze wystarczy. Prawdopodobnie musisz pokonać również inne, bardziej interpersonalne bariery.

Nauka współpracy z członkami zespołu w różnych działach może otworzyć przed firmami możliwości wykonywania jak najlepszej pracy. Dlaczego więc walczymy z tym? I dlaczego tak trudno jest nam to ułatwić, nawet jeśli wszyscy się z tym zgadzamy? Poniżej znajdziesz 5 typowych barier we współpracy między zespołami, działami i funkcjami, a także rozwiązania dla każdej z nich.

5 wskazówek, jak usprawnić współpracę między zespołami

Mówiąc najprościej, współpraca międzyfunkcyjna ma miejsce, gdy osoby z różnych zespołów lub działów (marketing, sprzedaż, inżynieria, HR) w firmie łączą siły, aby pracować nad wspólnym celem, projektem lub zadaniem.

Może to być wszystko, od codziennych obowiązków, takich jak obsługa klienta i współpraca zespołów marketingowych w mediach społecznościowych, po jednorazowe projekty, takie jak sprzedaż i opracowywanie nowej funkcji konwertującej klientów. Jednak nie zawsze łatwo jest to zrealizować, nie mówiąc już o tym, aby to zadziałało.

1. Zaangażowane zespoły mają sprzeczne cele lub nie mają ich wcale

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się zaangażować inny zespół w projekt, a w odpowiedzi usłyszeć: „to nie jest dla nas priorytetem”? To może być irytujące, zwłaszcza jeśli wiesz, że projekt będzie miał bezpośredni wpływ na przychody, pozyskanie znacznej liczby nowych klientów, naprawi ogromny dług techniczny lub w inny sposób pozytywnie wpłynie na Twój business.

W takim przypadku prawdopodobnie nie jesteś w pełni zgodny z zespołem, z którym współpracujesz, co do celów. Albo, co gorsza, nie znasz celów swojego zespołu lub firmy.

Brak przejrzystości celów staje się widoczny, gdy próbujesz wyjść poza swój silos, aby nawiązać współpracę, a potem uderzasz w ścianę.

Rozwiązanie: uzgodnij cele i udostępnij je wszystkim

Zachęć liderów wyższego szczebla, aby upublicznili cele firmy, aby wszyscy, a nie tylko zespół przywódczy, znali priorytety firmy. Jeśli jesteś indywidualnym współpracownikiem, upewnij się, że wiesz, w jaki sposób Twoje projekty przekładają się na szersze cele (możesz użyć piramidy przejrzystości, aby to zobrazować) i poinformuj współpracowników, który cel wspiera Twoja inicjatywa.

Jeśli korzystasz z Asany, utwórz projekt, który zawiera listę wszystkich celów i założeń Twojej firmy. Udostępnij go całej firmie, aby każdy zespół – od księgowości po sprzedaż – rozumiał szerszy kontekst. Możesz użyć dostępu tylko do komentowania, aby upewnić się, że jest on widoczny, ale nieedytowalny dla wszystkich. Bardziej szczegółowe instrukcje znajdziesz w naszym artykule w Centrum pomocy na temat tworzenia projektu celów i kamieni milowych firmy w Asanie.

2. Nie znasz projektów i inicjatyw innych zespołów

Niektóre z najlepszych projektów, nad którymi pracowałem, rozpoczęły się, gdy inny współpracownik zwrócił się do mnie i powiedział: „Hej, taki i taki zespół pracuje nad XYZ. Czy wiesz o tym?”

Pewnie i Ty miałeś(-aś) taką sytuację. Organiczna współpraca to tylko wierzchołek góry lodowej. Pomyśl, ile więcej możliwości możemy odkryć, aktywnie komunikując się ze sobą na temat naszej pracy.

Rozwiązanie: dziel się nadchodzącymi zadaniami w swoim dziale i poza nim

Brak wiedzy o tym, co robią Twoi współpracownicy, stanowi barierę dla efektywnej współpracy, ale nie musi tak być. Aby rozwiązać ten problem, regularnie udostępniaj całej firmie podsumowanie nadchodzących zadań swojego zespołu lub stwórz miejsce, w którym inni będą mogli łatwo znaleźć te informacje.

Pamiętaj tylko o hałasie. Chociaż dobrze jest mieć pojęcie o tym, co robi każdy zespół w Twojej firmie, nie każda osoba musi wiedzieć o każdym małym tweecie, poprawce błędu lub sprawie obsługi klienta. Udostępniaj zwięzłe briefy, ale daj współpracownikom miejsce, do którego mogą się udać (np. projekt w Asanie), jeśli chcą dowiedzieć się więcej.

W Asanie użyj aktualizacji statusu, aby przekazać wszystkim obserwującym projekt szybką aktualizację dotyczącą postępów i nadchodzących zadań. W przypadku większych przedsięwzięć utwórz podsumowanie i udostępnij je jako konwersację zespołową lub ogólnopracowniczą. Dołącz linki do odpowiednich zadań i projektów oraz zaproś członków zespołu do dołączenia do projektu, jeśli mogą wnieść swój wkład.

3. Nie rozumiesz ról, obowiązków ani żargonu swoich współpracowników

Pewnego razu słuchałem, jak współpracownik przedstawia tę samą aktualizację na naszym cotygodniowym spotkaniu zespołu przez dwa miesiące. Nie sądziłem, że to ma związek z moją pracą. Aż zobaczyłem efekt końcowy i zdałem sobie sprawę, że właśnie przegapiliśmy naprawdę dobrą okazję do współpracy. Gdybyśmy omówili to bardziej szczegółowo, mogliśmy znaleźć sposoby na ograniczenie powielania pracy i skrócenie czasu realizacji projektu.

Często w pracy dochodzi do takich „utrat” komunikacji, ponieważ:

1. nie do końca rozumiemy rolę lub obowiązki drugiej osoby,

2. używamy żargonu i terminologii, które nie są łatwo zrozumiałe dla szerszego grona odbiorców.

Na szczęście świadomość jest pierwszym krokiem do przełamania tej bariery.

Rozwiązanie: dowiedz się, kto co robi i jak się z nim porozumieć

Kiedy tylko możesz, poznaj swoich współpracowników, ich style pracy i zadawaj im szczegółowe pytania dotyczące tego, nad czym pracują. W większych firmach warto ułatwiać pozyskiwanie wiedzy, np. organizując losowe spotkania 1:1 lub prezentacje dla całej firmy, podczas których pracownicy mogą pokazać, co stworzyli, uruchomili lub nad czym pracowali.

W Asanie robimy to, przypisując każdemu pracownikowi obszary odpowiedzialności (AoR) i prowadząc bieżącą listę wszystkich AoR oraz ich właścicieli. Dzięki temu wszyscy dokładnie wiedzą, kto co robi.

4. Podejmowanie się kolejnego projektu wydaje się zbyt czasochłonne

To prawdopodobnie najczęstszy scenariusz: zapraszasz zespół lub członka zespołu do współpracy nad jakimś zadaniem. Jest zainteresowany, ale nie ma czasu. Może zgodzi się pomóc, ale dopiero „w przyszłym miesiącu” lub „w następnym kwartale”. W końcu Twój projekt zostaje odłożony na czas nieokreślony i tracisz wszelką nadzieję, że kiedykolwiek zostanie zrealizowany.

Problem polega na tym, że zaangażowanie się w nowy projekt często wydaje się zniechęcającym i czasochłonnym zadaniem, nawet jeśli w rzeczywistości jest to znacznie mniejsze zadanie.

Rozwiązanie: przedstaw jasną propozycję, oś czasu i szacunkowy czas zaangażowania

Zanim poprosisz współpracownika o pomoc w nowym projekcie, poświęć trochę czasu na oszacowanie, jak długo potrwa projekt. Jeśli to możliwe, uwzględnij w projekcie dodatkowy czas. Następnie określ rolę współpracownika i szacowany czas, który będzie musiał poświęcić na realizację projektu. Jeśli lepiej zrozumie, czego od niego potrzebujesz i ile czasu zajmie mu to, bariera do zaangażowania się stanie się mniejsza.

Utwórz projekt w Asanie, dodaj opis i daty wykonania do zadań. Przydziel zadania w projekcie poszczególnym członkom zespołu. Następnie użyj pól niestandardowych, aby dodać szacowany czas realizacji. Gdy przydzielisz zadania, Twoi współpracownicy będą mieli znacznie jaśniejsze zrozumienie tego, co muszą zrobić, do kiedy i jak długo to potrwa.

5. Niechęć do przyjmowania nowych sposobów pracy

„Nawyki to wersja autopilota w Twoim mózgu”, pisze Stephanie Vozza w Fast Company. W miejscu pracy często przekłada się to na niechęć do przyjmowania nowego narzędzia, metody lub sposobu pracy. To podejście można opisać jako „jeśli coś działa, nie ma potrzeby, żeby to naprawiać”. A wszyscy wiemy, że trudno jest zmienić nawyki.

Niestety, trzymanie się swoich nawyków sprawia, że ignorujemy możliwości bardziej efektywnej pracy, oszczędzania czasu i wyprzedzania konkurencji. (Wystarczy pomyśleć o przewadze, jaką mieli pierwsi użytkownicy poczty elektronicznej nad swoimi odpowiednikami, którzy z niej nie korzystali!). A kto nie chciałby mieć więcej czasu w ciągu dnia?

Rozwiązanie: wprowadzaj nowe narzędzia lub nawyki stopniowo

Jeśli wprowadzasz w swoim zespole coś nowego – niezależnie od tego, czy jest to nowy proces, czy narzędzie – pozwól ludziom stopniowo przyzwyczajać się do nowych procesów. „Przekonałam się, że nie należy forsować gruntownej zmiany procesów [podczas szkolenia nowych osób w zakresie korzystania z Asany]” – mówi Caisha, członkini Społeczności Asany. „Zacznij od prostego projektu, takiego jak agenda spotkania lub wydarzenie. Najlepiej, jeśli będzie to coś, o czym wiele osób w dziale, niezależnie od obszaru zainteresowania, będzie musiało wiedzieć lub w co będzie musiało się zaangażować”.

Dobrym pomysłem jest również wyznaczenie osoby kontaktowej lub Mistrza, który będzie delikatnie przypominał ludziom: „Hej, pamiętasz ten nowy proces, który wprowadziliśmy?” lub „Czy możesz umieścić to w Asanie?”, aby pomóc innym przyjąć nowy sposób pracy.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Asany ze swoim zespołem, użyj integracji, takich jak dodatek do Gmaila, aby pomóc ludziom płynnie przejść od komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail do współpracy w Asanie.

Rozpocznij współpracę z członkami zespołu

Dzięki efektywnej współpracy możesz odblokować najlepsze możliwości swojego zespołu, odkryć statystyki, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś, i przenieść wyniki swojego projektu z przyzwoitego na wyjątkowy poziom. Jednak ułatwianie współpracy nie jest pozbawione wyzwań. Wymaga pracy. Od Ciebie zależy, czy pozwolisz, aby bariery uwięziły Cię w silosie, czy też je przełamiesz.