Operationeel plansjabloon

Operationele planning is zeer cross-functional. Het raakt elk team en kan echte verandering stimuleren, maar het vraagt ook heel wat coördinatie. Om het te laten werken, moet je bijna elk team in het bedrijf samenbrengen, inclusief leidinggevenden, financiën, product, juridisch, personeelszaken en meer. 

Wanneer je zoveel relaties moet beheren, zijn workflowsjablonen belangrijk. Sjablonen geven belanghebbenden een plan om samen te werken. Dus in plaats van constant gesprekken heen en weer te voeren, kun je plannen maken en snel actie ondernemen. Bij Asana gebruiken we vooraf gedefinieerde workflows om onze operationele planningsprocessen te stroomlijnen, van jaarplanning tot bedrijfsplanningsvergaderingen. 

Wat is operationele planning?

Operationele planning is het proces waarmee je organiseert hoe je bedrijf samenkomt om strategische beslissingen te nemen. Het is vergelijkbaar met projectbeheer, behalve dat je in plaats van naar een enkel project te kijken, de koers voor het hele bedrijf in kaart brengt. Het doel van operationele planning is om afstemming en duidelijkheid te creëren in alle bedrijfsdivisies, zodat bedrijfsleiders kunnen samenwerken om beslissingen te nemen, en de rest van het bedrijf deze beslissingen kan begrijpen en er actie op kan ondernemen. 

Bij operationele planning gaat het bijvoorbeeld om: 

• Rapportagecadensen voor bedrijfs-KPI's beheren (belangrijkste prestatie-indicatoren)

• Maandelijkse en driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen organiseren

• Jaarlijkse planning

• Projectbeheer voor strategische initiatieven

Wat is een operationeel plansjabloon? 

Een operationeel plansjabloon is een vooraf gemaakte workflow voor elk essentieel operationeel planningsproces, zoals jaarplanning of driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen. Het sjabloon legt elke stap van het proces vast, zodat belanghebbenden precies weten hoe ze met elkaar moeten samenwerken. Als je bijvoorbeeld een jaarplansjabloon maakt, hoef je niet langer helemaal opnieuw te beginnen voor elke nieuwe planningscyclus. In plaats daarvan kun je gewoon het sjabloon kopiëren en een vooraf gedefinieerde workflow volgen.

Waarom een digitaal operationeel plansjabloon gebruiken?

Omdat operationele planning zoveel belanghebbenden omvat, is het gebruikelijk om tegen valkuilen aan te lopen, zoals lange en verwarrende e-mailketens, te veel vergaderingen en het verlies van informatie in de drukte. Er is veel om bij te houden, en statische tools zoals e-mail en Google Documenten dragen vaak bij aan de verwarring. 

Het gebruik van een werkbeheerplatform lost deze problemen op door je strategische planningsproces op één plek te centraliseren. Op die manier heeft iedereen één source of truth waar ze in realtime kunnen communiceren, updates kunnen delen en plannen kunnen maken. 

Dit kun je doen met een digitaal operationeel plansjabloon:

• Eén registratiesysteem creëren voor operationeel planningswerk. 

• Gesprekken met belanghebbenden op één plek centraliseren, zodat er geen informatie verloren gaat.

• Statusrapporten delen met belanghebbenden zonder extra vergaderingen te plannen.

• Projectrapporten en grafieken bekijken om snel te begrijpen hoe initiatieven presteren. 

• Operationele workflows automatiseren, zodat teams minder tijd spenderen aan het coördineren van werk en meer tijd aan initiatieven met een grote impact.

• Eenvoudig projectschema's, taken en eigenaars bijwerken als de omstandigheden veranderen.

• Formulieren gebruiken om te standaardiseren hoe teams informatie delen. 

• Tussen projectweergaven schakelen om operationele workflows op verschillende manieren te visualiseren, waaronder takenlijsten, Gantt-grafieken, agenda'sof Kanban-borden. 

Soorten sjablonen voor operationele planning

Bij het maken van sjablonen voor operationele planning kun je je het beste concentreren op één use case tegelijk. Hieronder hebben we twee specifieke use cases geschetst die we bij Asana gebruiken - plus de belangrijkste elementen van elk.

Jaarplansjabloon

Met alles gestroomlijnd en het tijdrovende werk geautomatiseerd, kunnen we ons concentreren op het werk van het plannen, samenwerken en creatief oplossen van problemen - in plaats van het tijdrovende werk van het coördineren van planning en wensen dat we meer tijd hadden om samen te werken en creatief te denken.”

Jaarplanning is een zeer cross-functioneel proces. Er zijn top-down bedrijfsdoelen en bottom-up team- en afdelingsplannen, die allemaal tegelijkertijd worden uitgevoerd. Bij Asana gebruikt ons team voor strategische planning vooraf gedefinieerde workflows om het planningsproces te stroomlijnen, informatie tussen teams te delen en alles samen te brengen in een samenhangend, geïntegreerd plan. Hier lees je hoe. 

1. Zorg voor één registratiesysteem voor alle jaarlijkse planningstaken. Tijdens de jaarplanning moet je taken coördineren tussen veel verschillende teams. Zorg ervoor dat er niets verloren gaat door alles in één project te centraliseren, zodat je kunt zien waar elk team verantwoordelijk voor is en wanneer. 

2. Definieer elke jaarlijkse planningsfase. Bij Asana verdelen we het jaarlijkse planningsproces in fasen, elk met een specifiek doel en tijdsbestek. Maak bij het bouwen van je sjabloon bovenaan een sectie om elke jaarlijkse planningsfase te definiëren, inclusief het doel van die fase en wanneer ze zich voordoet. Door duidelijk te definiëren wat je wanneer wilt hebben bereikt, kunnen belanghebbenden begrijpen hoe hun individuele jaarlijkse planningstaken passen in het overkoepelende proces. 

3. Maak secties voor elke afdeling of elk team. Organiseer de taken van elk team in één sectie, zodat ze gemakkelijk kunnen zien waar ze verantwoordelijk voor zijn tijdens de jaarlijkse planningscyclus. 

4. Gebruik aangepaste labels om extra informatie toe te voegen. Bij Asana gebruiken we aangepaste labels om belangrijke details over elke taak weer te geven. We gebruiken bijvoorbeeld labels om te identificeren welk team verantwoordelijk is, onder welke planningsworkflow de taak valt, of het een concrete deliverable is of een te nemen beslissing, en of een vergadering vereist is. 

5. Identificeer belangrijke mijlpalen in je plan. Maak mijlpalen om belangrijke controlepunten te identificeren tijdens het jaarlijkse planningsproces. Dit helpt teams te begrijpen waar ze naartoe werken en hoe dit past in de algemene planningsroutekaart. 

Zodra je je jaarplan hebt gemaakt, kun je het delen en bijhouden met de functie doelen van Asana. Doelen is een organisatiebrede tool waarmee je hele bedrijf doelen kan stellen, monitoren en erover communiceren.

Sjabloon voor bedrijfsplanningsvergadering

Het samenbrengen van de leiders van onze bedrijfsorganisatie op het gebied van verkoop, marketing, bedrijfstechnologie, people ops, klantsucces en bedrijfsstrategie is van cruciaal belang om voortdurende cross-functionele duidelijkheid en afstemming te garanderen. Maar het kan ook extreem duur zijn als het niet zo effectief en efficiënt wordt gedaan.”

Bedrijfsleiders moeten op één lijn blijven. Een manier om leidinggevenden op één lijn te houden, is door regelmatig bedrijfsplanningsvergaderingen te houden, waar leiders updates kunnen delen, actiepunten kunnen afstemmen en plannen kunnen maken. 

Bij Asana hebben we een gestandaardiseerde workflow gemaakt om bedrijfsplanningsvergaderingen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat we vergadertijd zo efficiënt mogelijk gebruiken. Dankzij deze workflow hoeven we niet langer te worstelen om samen te werken en de juiste onderwerpen te prioriteren. In plaats daarvan hebben presentatoren genoeg tijd en kunnen deelnemers aan vergaderingen zich concentreren op wat het belangrijkst is voor het bedrijf en niet alleen op wat belangrijk is voor hen. Hier lees je hoe.

1. Creëer een single source of truth voor vergaderplanning en follow-up. Centraliseer planningstaken op één plek, zodat belanghebbenden gemakkelijk kunnen zien wat er te gebeuren staat en wie verantwoordelijk is voor elke presentatie. Maak een enkele taak voor elk agendapunt en voeg die taak toe aan andere projecten (zoals vergadernotities of actiepunten) wanneer de vergadering afgelopen is, zonder dubbel werk te doen. 

2. Gebruik secties om de informatie te organiseren. Maak taken gemakkelijker te vinden door ze in secties te plaatsen, zoals aankomende onderwerpen, nieuwe onderwerpinzendingen en vergaderingsagenda's. 

3. Dien nieuwe discussieonderwerpen in met formulieren. Maak een onderwerpaanvraag-formulier om te standaardiseren hoe nieuwe agendapunten worden toegevoegd. Formulieren zorgen ervoor dat je alle informatie hebt die je nodig hebt om agendapunten te plannen, zoals een korte beschrijving van het agendapunt, doelen voor de discussie, de facilitator en de benodigde tijd.

4. Maak aangepaste labels om belangrijke informatie in één oogopslag weer te geven. Voeg aangepaste labels toe om snel een beeld te krijgen van de categorie en status van elke taak. Gebruik bijvoorbeeld aangepaste labels om te bepalen of agendapunten zijn ingesteld of nog steeds openstaan. 

Aanbevolen functies en integraties

Pas de workflows van je team aan met deze functies en app-integraties terwijl je je operationele planningssjablonen bouwt. 

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. Werk is van nature cross-functional. Teams moeten effectief overheen verschillende afdelingen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzuild het. Asana maakt het gemakkelijk om taken overheen meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit zorgt niet alleen dat dubbel werk vermindert en de cross-team zichtbaarheid vergroot. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Formulieren. Als iemand een formulier invult, verschijnt dit als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en inzet te verminderen die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen bij het houden van doelgerichte vergaderingen. Met de Zoom + Asana-integratie kun je eenvoudig vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren die tot uitvoerbare taken leiden, én heb je toegang tot de informatie zodra het videogesprek is beëindigd. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's inzicht en context bieden over wat er zal worden besproken. Tijdens de vergadering kunnen teamleden binnen Zoom snel taken maken, zodat er geen details en actiepunten verloren gaan. En zodra de vergadering voorbij is, stuurt de Zoom + Asana-integratie transcripten en opnames van de vergadering naar Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden indien nodig de vergadering kunnen bekijken.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana-integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken eenvoudig aan uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en reacties om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

Veelgestelde vragen