Jaarplanningssjabloon

Een jaarlijkse planning is essentieel om een duidelijke strategie te ontwikkelen en te verzekeren dat je bedrijf, afdelingen en individuele teams op dezelfde golflengte zitten. Maar hoewel dit elk jaar gebeurt, kan een jaarlijkse planning toch chaotisch aanvoelen door de vele verschillende belanghebbenden, deadlines en beslissingen die genomen moeten worden. 

Met een jaarplanningssjabloon stroomlijn je het jaarlijkse planningsproces, zodat je kunt focussen op het ontwikkelen van een geweldige strategie in plaats van verschillende planningstaken te moeten afhandelen. 

Wat is een jaarlijkse planning?

Een jaarlijkse planning is wanneer leiders de strategie van hun team in kaart brengen, alsook de grote doelstellingen die hun team moet trachten te halen. Tijdens de jaarlijkse planning bepalen leiders als het ware een poolster voor wat ze tegen het eind van het jaar willen bereiken, en ontwikkelen ze een routekaart voor hoe ze daar zullen geraken. Dit is ook het moment waarop ze de team- en afdelingsinitiatieven op elkaar afstemmen zodat deze in overeenstemming zijn met de overkoepelende bedrijfsstrategieën en iedereen in de organisatie zich in dezelfde richting beweegt.

Wat is een jaarplanningssjabloon? 

Een jaarplanningssjabloon is een herbruikbare handleiding met een overzicht van elke stap in het jaarlijkse planningsproces. Dit helpt de planning te verduidelijken door een overzicht te bieden van wat je exact moet doen - en wanneer je het moet doen - om een succesvol businessplan te maken. Je sjabloon kan bijvoorbeeld een tijdlijn bevatten voor strategische sessies, budget indienen en het aanvragen van het nodige personeel, afdelingsdoelstellingen finaliseren, en meer.

Een goed jaarplanningssjabloon bevat ook ruimte om bedrijfs-, afdelings- en teamdoelen te documenteren - zo blijft je poolster de belangrijkste focus tijdens het hele jaarlijkse planningsproces. Met een gestandaardiseerd actieplan en zichtbaarheid op de algemene doelstellingen, verzeker je dat je organisatie helemaal vanaf de top op elkaar is afgestemd. 

De voordelen van een digitaal jaarplanningssjabloon

De jaarlijkse planning wordt vaak gemaakt door de top van een organisatie en niet naar iedereen op een doeltreffende manier gecommuniceerd. Volgens ons onderzoek zeggen 16% van de kenniswerkers dat hun bedrijf doeltreffend is in het stellen en communiceren van bedrijfsdoelen, en maar 26% van de werknemers begrijpen duidelijk hoe hun individuele werk bijdraagt aan die bedrijfsdoelen. 

Met een digitaal jaarplanningssjabloon vermijd je deze communicatiekloof door jaarlijkse doelen te stellen en bij te houden daar waar het werk gebeurt. In plaats van stof te vergaren in een spreadsheet, leven je team- en bedrijfsdoelen vlak naast het werk dat gedaan moet worden om ze te halen. Op die manier is de jaarlijkse planning niet meer iets wat enkel gebeurt op directieniveau. In plaats daarvan is het een oefening die iedereen - van CEO tot stagiair - helpt om voor hun werk meetbare doelen te stellen die afgestemd zijn op andere teams en de doelstellingen van het bedrijf. 

Door je jaarlijkse planningsproces te consolideren in een werkbeheerplatform, kun je: 

• Je strategische planning standaardiseren overheen verschillende afdelingen en teams.

• Eén enkel registratiesysteem creëren voor het jaarlijkse planningsproces, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. 

• Verzekeren dat de bedrijfsprioriteiten bij iedereen de belangrijkste focus zijn wanneer afdelingen en teams hun eigen jaarlijkse doelen stellen voor het nieuwe jaar.

• Een concrete tijdlijn maken van je jaarlijkse planningsproces.

• Specifieke vervaldatums toewijzen aan taken, zodat het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor wat, en tegen wanneer.

• Schakelen tussen projectweergaven om je jaarlijkse businessplan op verschillende manieren te visualiseren: als een standaard lijst, Gantt-grafiek, agenda of Kanban-bord.

Een jaarplanningssjabloon maken

De jaarlijkse planning ziet er voor elk bedrijf anders uit. Om je eigen aangepast sjabloon te maken, stel je jezelf eerst de volgende vragen: 

• Wie zal betrokken zijn bij het jaarlijkse planningsproces? 

• Wat zijn de belangrijkste beslissingen die je moet maken en stappen die je moet nemen? 

• Wie zal deze beslissingen maken? 

• In welke volgorde moeten deze beslissingen gemaakt worden? 

Daarna gebruik je deze vragen om een ruwe tijdlijn in te vullen. Wanneer je het jaarlijkse planningsproces uitwerkt, gebruik dan de volgende beste praktijken om je sjabloon uit te bouwen: 

• Gebruik secties om taken te organiseren. Houd jaarlijkse planningsstappen georganiseerd door hen in verschillende secties te plaatsen, zoals bedrijfsplanning, afdelingsplanning en het aanvragen van het nodige personeel. 

• Maak aangepaste labels om belangrijke fasen weer te geven. Jaarlijkse planning gebeurt vaak in fasen, zoals pre-planning en strategievorming, het stellen van doelen en het toewijzen van middelen om die doelen te bereiken. Met kleurgecodeerde aangepaste labels visualiseer je waar elke taak binnen elke jaarlijkse planningsfase valt.

• Geef aan welk team verantwoordelijk is voor elke taak. Het is belangrijk om tijdens de jaarlijkse planning te weten wie verantwoordelijk is voor elke stap in het proces. Label elke taak met haar respectieve team, zoals bedrijfsplanning, financiering en HR. 

• Voeg je team- en bedrijfsbrede doelen toe. Om je jaarlijkse planning goed te laten werken, heb je constante zichtbaarheid nodig op de algemene bedrijfsdoelstellingen. Maak ruimte in je sjabloon om bedrijfs-, afdelings- en teamdoelen te stellen en bij te houden, zodat je verzekert dat elk niveau van de organisatie op elkaar afgestemd is. 

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. De tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontaal staafdiagram. Je kunt niet alleen de begin- en einddatum van elke taak zien, maar ook de afhankelijkheden tussen de taken. Met de tijdlijnweergave kun je gemakkelijk bijhouden hoe de stukken van je plan in elkaar passen. En als je al je werk op één plek kunt zien, is het gemakkelijk om afhankelijkheidsconflicten te identificeren en aan te pakken voordat ze ontstaan, zodat je al je doelen op tijd kunt halen. 

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel. 

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak vervalt, maar ook weten wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen bij het houden van doelgerichte vergaderingen. Met de Zoom + Asana-integratie kun je eenvoudig vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren die tot uitvoerbare taken leiden, én heb je toegang tot de informatie zodra het videogesprek is beëindigd. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's inzicht en context bieden over wat er zal worden besproken. Tijdens de vergadering kunnen teamleden binnen Zoom snel taken maken, zodat er geen details en actiepunten verloren gaan. En zodra de vergadering voorbij is, stuurt de Zoom + Asana-integratie transcripten en opnames van de vergadering naar Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden indien nodig de vergadering kunnen bekijken.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en reacties om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana-integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken eenvoudig aan uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

Veelgestelde vragen