週間スケジュールテンプレート

毎週の To-Do を追跡するだけでなく、影響度が最も高い仕事を常にしっかりこなせるように、タスクのスケジュールを整理しましょう。Asana でどのように週間スケジュールを作成できるかをご紹介します。

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[製品 UI] 優先度、工数、ステータスでソートされた週間スケジュール (リストビュー)

週間スケジュールを作成するにあたり、するべきことを追跡することが重要です。しかし、タスクに優先度、期日、説明を設定しないと、それらのタスクが未完了のまま終わる恐れがあります。

そこで、週間スケジュールテンプレートの出番です。

週間スケジュールとは?

週間スケジュールは基本的に、1 週間の To-Do を完了するための時間を計画する方法の 1 つです。しかし、効果的な週間スケジュールは、タスクの優先度、期日、難易度、作業が現時点でどの段階にあるかを明確にする役にも立ちます。それにより、週のどの日であっても、To-Do リストに何が残っているか、どのアイテムにまず取り組むべきかが常に正確に把握できるのです。

記事: 最高の週間業務計画を立てるためのヒント 4 選

週間スケジュールテンプレートとは?

週間スケジュールテンプレート (週間プランナーや週間カレンダーのテンプレートと呼ばれることもあります) は、週間スケジュールをテンプレートから作成して整理するためのものです。テンプレートを使用して毎週新しい週間スケジュールを作ることで、月曜の朝に To-Do や仕事に直ちに取り組めます。

デジタル週間スケジュールテンプレートのメリット

「週間スケジュールテンプレート」と Google 検索すると、数多くの印刷可能な Excel テンプレートや、白紙の週間スケジュール PDF が出てきます。それらの種の週間カレンダーでは、各タスクについての最小限の情報しか把握できないことが問題です。

To-Do は多くの場合、1 文で表せるほど単純ではありません。各タスクの期日、重要性、関わるコラボレーターや背景情報など、名前だけでなく多くの内容を追跡する必要があります。印刷用の週間スケジュールを使用すると、そういった詳細を見逃してしまいます。

[製品 UI] 優先度とステータスでソートされた週間スケジュール (リストビュー)

シンプルな週間スケジュールを、印刷可能な週間カレンダーではなくプロジェクト管理ツールで作成すると、次のことが可能になります。

  • すべての To-Do を 1 か所で確認できる

  • デイリープランナーと週間カレンダーとを切り替えられる

  • 成果物の優先度を追跡できる

  • 優先度が変わった場合に、期日を再調整できる

  • ステークホルダーと背景情報が共有できる

  • Google ドキュメントや Google スプレッドシートといった関連文書を To-Do に添付できる

  • チームメンバーと協力できる

  • 作業が行われているその場で進捗を追跡できる

  • 完了したタスクとタスクリストを確認できる

  • タイムマネジメントを改善できる

  • 週次会議の議題をリアルタイムで確認できる

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デジタル週間スケジュールテンプレートに含めるべき内容

最も重要な仕事を終えるためには、どの仕事が最重要なのかを知る必要があります。当たり前のことに聞こえますよね?しかし、適切なツールがないと、それは簡単でない可能性があるのです。

作業の優先度やかかる時間など、さまざまな情報に応じて To-Do をタグ付けできるデジタル週間スケジュールテンプレートを選びましょう。朝にログインした際に、業務スケジュールに目を通す時間を節約し、仕事の完了にフォーカスを置けるようになります。

[製品 UI] 優先度、ステータス、作業の種類でソートされた週間スケジュール (リストビュー)

組み込まれている機能

  • カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

  • 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

  • 開始日: 時には、仕事の期日を追跡するだけでなく、いつ開始すべきかを知ることも必要になります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

  • ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

おすすめのアプリ

  • Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

  • Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

  • Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

  • Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

FAQ

週間スケジュールと 1 日ごとのスケジュール用のテンプレートの違いとは?

週間スケジュールでは、1 週間を通して To-Do を追跡できます。1 日ごとのスケジュール用テンプレートは通常それより具体的で、1 日の To-Do と、その日のいつそれらに取り組むかを追跡するものです。1 日ごとのスケジュール用テンプレートはタイムブロッキングによるタイムマネジメントのテクニックと似ており、週間スケジュールテンプレートはスケジュールプランナーの性質が強くなります。

週間スケジュールテンプレートを使う必要がありますか?

紙に書かれた単純な To-Do リストにチェックを入れていくのは満足感がありますが、仕事を本当の意味で順調に進めるためには週間スケジュールが不可欠です。To-Do のすべてをバーチャルツールで可視化することで、毎日のスケジュールをその場でリアルタイムで追跡できます。無料の週間スケジュールテンプレートで、毎週新しい週間スケジュールを簡単に作成し、重要な仕事に直ちに取り組めるようになります。

週間スケジュールはどうやって使えますか?

1 週間の To-Do を 1 か所に、つまりこの場合は週間スケジュールテンプレートに追加することから始めましょう。各タスクに期日と優先度やステータスといった追加の背景情報を確実に追加します。週間スケジュールがバーチャルツール内にあれば、必要に応じてコラボレーターやドキュメントを実際に作業が行われる場所に追加できます。週が進むにつれて、週間スケジュールを使って仕事が順調に進んでいるかを確認していきます。ニュースやチームメンバーと共有し、進捗を見える化して、うまく行った仕事を祝いましょう。

週間スケジュールの目的は何ですか?

週間スケジュールは、仕事を整理し順調に進める役に立つものです。To-Do を表す各タスク、それらのステータス、重要度を追跡しましょう。週間スケジュールにより、チームメイトがあなたが何の作業に取り組んでいるかを把握できるだけでなく、期日や成果物が変わった際にも役立ちます。最も重要な作業が一目でわかり、その作業をスケジュール通りに完了させられます。

週間スケジュールテンプレートはどのようにして作ればいいですか?

週間スケジュールテンプレートは、プロジェクト管理プラットフォーム上で作成すべきです。それにより、テンプレートの複製が簡単になるだけでなく、各 To-Do に、作業の優先度やステータスといった追加情報をタグ付けできます。週間スケジュールと毎日の優先事項とを切り替えることで、常に予定表に何が載っているかを正確に把握しましょう。

週間スケジュールを作成するメリットは何ですか?

週間スケジュールテンプレートは、毎週の計画すべてのための、信頼できる情報源となるものです。個人の手帳や月間カレンダーとは異なり、週間スケジュールではすべての重要な To-Do を 1 か所で追跡できます。

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