来週の予定を思い浮かべてください。出席を予定している会議はいくつありますか？そのうち、いくつを心待ちにしていますか？出席を予定している会議のうち、生産的な会議、または日々の仕事に関連している会議が、いくつあるのか考えてみてください。

不要で、不毛な会議に何度も参加しなければいけませんか？大勢の人が同じ経験をしています。事実、2022年版「仕事の解剖学」インデックスでは、社員は平均で毎週 3 時間から 5 時間を不要な会議への参加に費やしていることが判明しています。

それでは、非効率的で、時間を無駄に遣う会議を、生産的で、アクションに直結する会議に進化させるには、どうすればいいのでしょうか？その一つの方法として挙げられるのが、議事録テンプレートを使用するアプローチです。

議事録とは何ですか？

議事録は、会議の議題や議論のトピック、成果を文書化するために使用する正式な記録方式を指します。議事録の目標は、重要な決定事項と、結果として生じるアクションアイテムを記録することです。英語ではミーティングミニッツ (meeting minutes) と言いますが、会議時間 (分) のことではありません。

議事録は、役割は似ていますが会議メモ (ミーティングノート) とは異なります。会議メモは非公式な記録であり、形式も定められていません。また、両方を用意する必要はありません。正式な会議 (全社会議や全チーム参加会議など) には詳細な議事録を使い、定期の 1on1 ミーティングのような、形式にはこだわらない会議には会議メモを使用します。厳密に言うと、会議の参加者が選ぶことができます。議事録の構成を気に入っているなら、フォーマットを調整して、大半の種類の会議で使用できます。

標準的な議事録テンプレートには次の情報を盛り込みます。

• 会議の日付と時刻

• 会議の参加者 (出席者と欠席者)

• 議論の大事なポイント

• 会議中の決定事項

• 結果として生じるアクションアイテムと次のステップ

• 次回の会議の日付と時刻

議事録テンプレートとは？

議事録テンプレートは、組織全体で議事録の整理や追跡、共有を行うために使用する記録であり、再利用できます。正式な議事録テンプレートは、会議の構成を定め、さまざまなチームに対して情報をわかりやすく提示するため、議事録や会議メモの作成が容易になります。議事録テンプレートがあれば、「メールのやり取りで済む」会議ではなく、プロジェクトを前進させる会議を実施できているという自信が湧いてくるはずです。

議事録テンプレートを使用するメリット

会議が時間の無駄遣いだと感じているなら、それは恐らく実際に時間を無駄遣いしているからです。「仕事の解剖学」インデックスでは、社員が不要な会議に年間で 129 時間を費やしていることが明らかになっています。しかも、このデータは、あくまでも実際に会議が行われた時間を表すものであり、会議の予定を決めたり、議題を作成したり、出席者に情報を提供したりするための仕事のための仕事は含まれていません。

議事録テンプレートを作成すると、会議の計画と準備を行うための、事前の作業を減らせます。メモ用紙やノート、文書ツールやスプレッドシートなど、さまざまな方法で議事録を作成できますが、プロジェクト管理ツールの使用をおすすめします。なぜなら、このタイプのツールには、議事録のテンプレート化と複製を介して、さまざまなチームや会議で議事録を使える利点があるためです。

さらに、デジタル版の議事録テンプレートは、常に最新の状態を保てるため、古くなり、使い物にならなくなる事態を避けられます。また、さまざまなチームがアクセスできる他、手動で補足する必要がなく、会議の準備や記録に付随する、見せかけだけの仕事を減らす効果も期待できます。

デジタル議事録テンプレートのその他のメリットには次のようなものがあります。

• 1 か所で会議の議題とメモを記録できる

• チームメンバー全員が簡単にアクセスできる場所に議事録を保存できる

• 会議に参加できない可能性があるステークホルダー (利害関係者) に情報を提供できる

• アクションアイテムをタスクに変換し、関連するチームメンバーをタグ付けして説明責任者を明確にできる

• 重要な決定事項を記録できる他、過去の議事録に参考資料として、いつでもアクセスできる

• 会議がきっかけで生まれた仕事の進捗状況を追跡し、見落としを防ぐことができる

議事録テンプレートの使い方

議事録テンプレートは、作り方も使い方も簡単です。まずは、次のセクションを持つ、基本のテンプレートを作成しましょう。

• 会議の基本情報: プロジェクトやチームの名前、会議の目的、会議の実施日、会議の出席者、関連する機材に関する情報

• 議題: 話し合うトピック、各議論を主導するメンバー、それぞれのトピックに割り当てられた時間

• アクションアイテム: タスクやオーナー、期日などの会議で決定したフォローアップアクション

• 今後の会議に関する情報: 日時を含む、今後の会議に関連する情報

基本情報のセクションを策定したら、会議の種類に応じてテンプレートを調整できます。会議中に、話し合ったトピックにチェックマークを入れ、すると決まった行動を「アクションアイテム」セクションに加えましょう。つづいて、会議終了後にタスクをオーナーに割り当てます。これで、話し合いがアクションへと発展します。

組み込まれている機能

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、Gmail の受信トレイから直接、そのタスクを簡単に検索できます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

FAQ