在庫テンプレート

レストランの在庫管理、オフィス用品の管理、チーム間での機器管理など、Asana のカスタマイズ可能な在庫管理テンプレートを使用すれば、チームは共有システムを使って、在庫の内容、場所、注意が必要な点をモニタリングできます。スプレッドシートやメールの中に最新情報を探すのはもう終わりにしましょう。

このシンプルな在庫管理テンプレートは、アイテムの記録やフォローアップの割り当て、プロセスの一貫性維持に便利です。そして何よりも、ミスを最小限に抑えながら在庫管理をスケールアップできます。

この在庫管理テンプレートはどんな人に役立ちますか？

Asana では、さまざまなチームが消耗品やツール、在庫の管理に苦労する様子を目の当たりにしてきました。一元管理されたシステムがないと、注文の重複や再注文のタイミングを見逃すといったマイナーな問題がすぐに遅延や在庫切れにつながります。

食品の在庫管理から棚の補充、小売店舗全体の商品管理まで、この在庫管理テンプレートを使用すれば、すべてのアイテム名、SKU、単価の変更を把握できます。

この在庫チェックリストテンプレートは、管理するものを明確かつ反復可能な方法で追跡する必要があるチームや個人に適しています。

• 共有されたビジネス在庫システムで在庫レベル、再注文のタイミング、価格設定を追跡する中小企業の経営者。

• オンラインおよび店舗チャネルで在庫、POS 用品、製品の在庫状況をモニタリングする店舗マネージャー。

• 原材料や機器など、現場で使用する在庫をプロジェクトごとに管理する建設作業員。

• 機器の在庫、保証の詳細、ハードウェアの記録を管理する IT チームや設備チーム。

• 複数の場所で書籍やツール、寄付品といった複数の種類の在庫を管理する非営利団体や学校。

• 保険や引っ越し、個人的な記録管理の目的で、家庭用品を整理する個人。

• 医療、小売、物流、教育などの業界で基本的な在庫管理を行うすべての人。

Asana の在庫管理テンプレートを使うべき理由

在庫管理用のスプレッドシートから Asana へ切り替えたチームは、すぐに在庫管理がしやすくなったと感じています。再注文のタイミングを推測したり、複数のタブを開いてコストの詳細を確認したりする必要はなく、すべての情報が 1 つのわかりやすいコラボレーションワークスペースにまとめられます。その結果、遅延を減らし、補充をすばやく行い、注文する在庫とその適切なタイミングを的確に決定できるようになります。

この在庫管理テンプレートを使用すると、次のことが行えます。

• アイテム名、SKU、数量、保管場所を 1 か所で管理できます。在庫管理や資産管理に最適です。

• 単価、合計金額、ステータスのフィールドを追加して、可視性を向上させ、チームがリアルタイムデータに基づいて行動できるようにします。

• 再注文のタイミングとカスタムルールを使用して、在庫が少なくなる前に自動的に補充する。

• ベンダーの連絡先を追加および整理し、最終取引日を追跡して、適切な情報に基づいた購入決定を行う。

• Asana AI を使用して、在庫管理ワークフロー全体でギャップを検出し、自動化する作業を提案し、反復的なタスクを簡素化します。

• オフィス用品から IT 機器まで、さまざまな種類の在庫に対応したビルトイン機能を使用して、在庫システムを柔軟に保ちます。

• チームメンバーに共有データへのアクセス権を付与することで、サイロ化を減らし、より迅速かつ適切な情報に基づいた意思決定を可能にします。

在庫管理テンプレートの使い方

1. 在庫管理テンプレートを複製します。「テンプレートを使用」をクリックして、Asana で適切にカスタマイズします。「倉庫用品」「IT ハードウェア」「設備在庫」など、用途に合った名前を付けます。

2. 各アイテムをタスクとして記録します。管理するすべてのアイテムごとにタスクを作成します。製品名やラベルをタスクのタイトルにし、部品番号や SKU などの識別子を追加して、検索しやすくします。

3. 追跡フィールドを追加します。数量、保管場所、単価、合計金額、再注文のしきい値、アイテムのステータスなどのフィールドを使用して、プロジェクトをカスタマイズします。これにより、在庫の内容、保管場所、注意が必要な点を明確に把握できます。

4. ベンダー情報と注文履歴を記録する。 タスクの説明欄を使って、サプライヤー名、連絡先情報、注文リンクを保存します。フィールドやコメントを追加して、アイテムが最後に注文または受領された日時を追跡します。

5. 種類別または場所別に整理する。セクションを使って、カテゴリ (ツール、家具、消耗品など) または保管場所 (ルーム A、メインクローゼット、倉庫ベイ 3 など) 別に各アイテムをグループ化します。そうすると、一目で必要なものを見つけられます。

6. フォローアップタスクと補充タスクを割り当てる。再注文や点検が必要なものがあれば、適切な担当者に割り当てて、期日を設定します。また、領収書、請求書、保証書などの書類をタスクに直接添付することもできます。

7. ワークフローに合ったビューを選択する。シンプルなアイテムのログにはリストビュー、アイテムのステータス追跡にはボードビュー、予定されている監査や交換サイクルのモニタリングにはタイムラインビューを使用します。ダッシュボードには、在庫の合計額やフラグされたアイテムなどのサマリーを表示できます。

8. 組み込みツールを使ってプロセスを合理化しましょう。ルールを使って、在庫が少なくなったときのリマインダーを自動化します。「ファイル」タブと「メッセージ」タブを使用すれば、ベンダーのファイルやメモを一か所にまとめられます。Asana を使えば、スプレッドシートの数を減らし、プロセスをスムーズに進められます。

在庫管理を改善する Asana の機能

• カスタムフィールド: 単価、在庫レベル、シリアル番号、保証終了日など、すべての在庫アイテムに構造化されたデータを追加できます。これらのフィールドを使用してタスクをソートしたり、絞り込んだりすることで、要注意なタスクをすばやく特定できます。

• タイムラインビュー: 在庫関連のアクティビティの推移を確認できます。補充サイクルや保証の有効期限、季節限定アイテムなどを追跡する場合は、タイムラインビューを使用すると適切に計画を立て、直前のドタバタを回避できます。

• ルール: オートメーションを使用して、在庫の問題を未然に防ぎます。たとえば、在庫レベルが特定のしきい値を下回ったときに、タスクの割り当てや Slack の通知をトリガーできます。

• マルチホームタスク: オペレーション、IT、財務など、複数のプロジェクトで在庫タスクを重複させずに可視化できます。チーム間の調整を簡単に改善できます。

• フォーム: チームメンバーが標準化されたフォームを使って、補充リクエストを送信したり、不足しているアイテムを報告したりできるようにします。各エントリは在庫テンプレートのタスクになるため、簡単に追跡できます。

• 承認リクエスト: 組み込みの承認機能を使って再注文プロセスを合理化します。在庫タスクに承認ステージを追加することで、チームリーダーや財務マネージャーはリクエストをすばやく確認し、承認を行えます。

• ステータス更新: 在庫サイクル、補充の進捗状況、今後の監査に関する最新情報をすべて 1 か所で簡単に共有できます。こうした更新はプロジェクトに紐づけられているため、メールを追跡しなくても、全員が最新情報を把握できます。

おすすめの連携機能

• Tableau: 在庫データをダイナミックなダッシュボードに変換できます。Asana と Tableau の連携を使用すれば、在庫切れ、補充頻度、商品価値などの傾向を経時的に視覚化できます。

• Microsoft Excel: 在庫シートを Excel にエクスポートして、オフラインで使用したり、組織外のチームメンバーと共有したりできます。印刷、高度なデータ入力、他の Microsoft ツールとの同期に最適です。

• Google スプレッドシート: 在庫リストをスプレッドシートと同期して、カスタムレポートを作成したり、印刷可能なチェックリストを作成したりできます。リアルタイムのシステムに加え、使い慣れたスプレッドシートビューを使用したいチームに最適です。

• Gmail: ベンダーからのメールや再注文の確認を追跡可能なタスクに変換できます。コピー & ペーストは不要です。クリックするだけでメールを直接在庫システムに送信できます。

• Slack: Slack のメッセージを使って、在庫不足のアラートや再注文の承認を自動化できます。また、Slack の会話をタスクに変換して、非公式な最新情報を在庫管理ワークフローに関連付けることもできます。

• Dropbox: サプライヤー契約、保証、マニュアルを在庫アイテムに添付できます。Dropbox と連携させることで、すべての文書が関連アイテムと一緒に保管されます。

在庫管理テンプレートに関するよくある質問