アセット管理テンプレート

多くの人は、「アセット」という言葉を聞くと金融資産を連想します。しかしアセットとは、オフィススペースから最新のポッドキャストエピソードのオーディオファイルまで、大小を問わず会社が所有しているものすべてを指すこともあります。多くの会社は常に多種多様なアセットを所有しているものですが、こうしたビジネスアセットのすべてを管理することは、適切なツールやシステムがなければ、複雑で手間のかかる作業になります。

そこで、便利なアセット管理テンプレートを活用しましょう。

アセット管理とは？

アセット管理とは、ビジネスアセットを整理、保管、調整するプロセスです。つまり、アセットに特化したプロジェクトマネジメントと言えます。このプロセスには、アセットの価値の判定、アセットのライフサイクルの監視、アセットの価値をさらに引き出す方法の検討、アセットインベントリの作成といったものが含まれます。

アセット管理には多くの要素が含まれるため、通常、さまざまな職位や部署、チームにまたがる部門横断的な作業になります。たとえば、同じ金融資産管理プロジェクトに CFO、チームリーダー、一般社員が参加することも珍しくありません。

アセット管理の種類

金融資産管理を含め、主なアセット管理には次のようなものがあります。

• デジタルアセット管理: メディアファイルや会社のブログなど、デジタルファイル、サービス、製品の管理です。

• 固定資産管理: 簡単に現金化できない、会社の固定資産の管理を指します。オフィスの配管設備の保守管理などがこれに当たります。

• IT アセット管理: Microsoft のソフトウェアサブスクリプションやクラウドストレージなど、会社のハードウェアやソフトウェアの管理です。

• 企業資産管理: 機器や社用車の保守管理など、会社の物理的なインフラの管理を行います。

• 金融資産管理: 株式や不動産投資など、金融資産を管理します。

アセット管理テンプレートとは？

アセット管理テンプレートは、アセット管理のワークフローを簡単にまとめたものです。これによってチームメンバーや同僚が明確なステップに従ってアセット管理を実行できるため、混乱が減り、記録にばらつきが起こりません。

たとえば、あなたが毎月の社用車の使用状況を追跡する責任者だとしましょう。この場合のアセット管理プロセスの主要なステップは、まず任意の月に従業員が社用車を借り出す頻度のデータを見直すことです。このステップをはじめ、他の重要なステップをテンプレートに入れておけば、担当者であるあなたの不在時に他の誰かがアセット管理をする場合も、何をすればいいかが正確にわかります。

アセット管理テンプレートを使うメリット

小規模ビジネス、スタートアップ企業、大企業など、組織の規模を問わず、アセット管理テンプレートを作成すれば、アセットとそれらの担当チームの仕事を整理する際に役立ちます。アセット管理テンプレートでできることを見ていきましょう。

• アセットを適切に追跡できる: どこにどんなアセットがあるのかを知っていれば、アセットが行方不明にならず、適切に追跡できます。

• 部門横断的な業務を調整できる: テンプレートを使えば、すべてのチームや部門のアセット管理の方法を統一できます。

• 可視性が高まる: アセット管理の現状を関係者が確認できるため、最高経営幹部はもちろん、場合によってはクライアントにとっても有効です。

アセット管理テンプレートにはさまざまなタイプがあります。プロジェクト管理ツールで作成すれば、動的なツールとなり、必要に応じて情報を更新、共有、複製できます。この取り回しのよさに比べ、Excel のスプレッドシートで作成した単純なテンプレートでは、アセットの価値が変化したり、新しいアセットを入手したりするたびに、手作業でデータを更新しなければなりません。

アセット管理テンプレートは誰が使うのか？

アセット管理テンプレートは、誰でも作成して使用できますが、一部の企業やチーム、個人では、特に便利に活用できます。

ここでは、アセット管理のプロセスをテンプレート化することで大きなメリットを得る業界や部門を、ユースケースの例を挙げてご紹介します。

• IT チーム: IT 部門は、プロダクトやサービスのリクエストを受け取ると、デジタルアセット管理テンプレートを使ってリクエストのトリアージと対応を行います。たとえば、ソフトウェアのライセンスを提供しているなら、新規リクエストを自動で受け付け、担当チームメンバーに割り当てて、リクエストしてきた人に新しいソフトウェアライセンスを送るアセット管理のテンプレートを保存しておくとよいでしょう。

• 製造: 在庫管理や複数の部門でのアセット製造の調整など、アセットの管理体制をテンプレートを使って合理化できます。

• 人事: IT 部門と同様、人事部門でも従業員に対するさまざまな専門サービスを調整する際に、デジタルアセット管理テンプレートを利用できます。

アセット管理テンプレートの使い方

アセット管理に絶対のルールはありません。アセットにはさまざまな種類があり、企業によって好ましい管理方法があるでしょう。つまり、フレキシブルで使いやすいテンプレートを作ることが望ましく、多くの場合、複数のテンプレートの作成が必要になります。

しかし、こうしたさまざまな部門用のテンプレートを作成、保存、活用する方法が問題です。デジタルアセット、固定資産、IT アセットについて、それぞれ異なるテンプレートが必要な場合も考えなくてはなりません。そんなときこそ、ワークマネジメントソフトウェアを使って、アセット管理テンプレートを作りましょう。デジタルテンプレートなら、アセット関連の資料をすべてまとめられる上、リスク管理計画とつなげられます。さらにリソース管理システムと連携して、アセットの使用や、その価値を高めるための明確なロードマップを作成することもできます。

アセット管理テンプレートには次のような種類があります。

• アセット追跡テンプレート

• アセットインベントリテンプレート

• アセット管理プロセスのテンプレート

• アセットのタイプ別管理テンプレート (例: デジタルアセット、企業資産、金融資産用の管理テンプレート)

作成するアセット管理テンプレートの種類を問わず、次のようなセクションを作ることをおすすめします。

• 日付: 購入日、製造日、提供日などを記録しておけば、アセットの追跡の際に便利です。

• 担当者: アセットに関する質問を受け付け、情報更新を行う、アセットの責任者です。

• アセットの種類: 会社やチームでさまざまな種類のアセットを管理している場合は、このセクションで分類します。ソフトウェアサブスクリプションのように、IT アセットにもデジタルアセットにも分類できるようなアセットもありますが、テンプレートでアセットの種類を明確に定義すれば、こうした混乱を避けられます。

• 優先度: アセットの管理の重要性を示します。これを見れば、関係者やチームメンバーは、どのアセットがビジネスにとって優先度が高いのかがわかります。

• ステータス: アセットの現在の管理状況です。各アセットのステータスを関係者に共有することで、アセットが適切に管理されているかどうかの不安を取り除きます。

• 個別のアセットに関する情報: アセットの種類によっては、追加情報を記載する必要があります。たとえばアセットが不動産であれば、購入価格、そこから得た収入、見込み利益などを記載します。

テンプレートで使用できる連携機能やアプリ

Asana には、アセット管理テンプレートに活用できる多彩な機能やアプリ連携が揃っています。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 承認リクエスト: 場合によっては、タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されるかどうか知る必要があります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

おすすめのアプリ

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Adobe Creative Cloud: クリエイティブチームが最高の仕事をするには、デザイン作業に集中できることが重要です。Asana と Adobe Creative Cloud を連携すれば、クリエイティブチームやデザインチームは、仕事の開始に必要な情報の入手も、レビュアーや承認者からのフィードバックの受け取りも、仕上がったアセットの提出も、すべて Photoshop、Illustrator、InDesign を離れることなく行えます。新しいタスクを確認する、デザインを共有する、Adobe XD 共有リンクを埋め込む、Asana で受け取ったフィードバックを反映するといったあらゆる作業を Adobe Creative Cloud の中で実行できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

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