建設プロジェクト計画テンプレート

何かを一から (土台から) 建てる際には、考えなければならない要素がたくさんあります。このページでは、Asana で建設プロジェクト計画のテンプレートを作成し、すべてのプロジェクトをきちんと管理し、予定通りに進める方法をご紹介します。

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建設プロジェクトは、さまざまなプロジェクトの中でもとりわけ複雑で手間がかかるものです。材料を調達したり、スケジュールを作成したり、実際に工事を行い、プロジェクトを実行したりと、さまざまな要素を組み合わせていかなければなりません。しかし、建設プロジェクトが複雑だからといって、必ずしも混乱が生じるとは限りません。建設プロジェクト計画テンプレートを使えば、建設プロセスを合理化し、すべての成果物を予定通りに進めることができます。

[製品 UI] Asana で依存関係と期日を含めて整理したガントチャートプロジェクトのタイムラインビュー (タイムライン)

建設プロジェクト計画テンプレートとは

建設プロジェクト計画テンプレートは、建設プロセスの各ステップをまとめたひな形で、何度でも繰り返し使えます。このテンプレートを使用することで、チームがたどるべきロードマップが明確になり、新規建設のたびに計画プロセスを一から作り直す必要がなくなります。また、テンプレートにすべてが記載されているため、プロジェクトのタイムラインを簡単に計画でき、建設プロセスにおける重要なステップを見逃すこともありません。

デジタル建設プロジェクト計画テンプレートを利用するメリットとは?

プロジェクト管理ソフトウェアは、事務処理に役立つツールですが、どんなチームでも仕事の計画や調整を行う際に活用できます。建築のような複雑な作業では、タイムラインやリソース、優先順位が変わっても柔軟に対応できるツールが重宝されます。デジタルツールでテンプレートを作成すれば、Excel のテンプレートや、すぐに情報が古くなってしまう紙の書類に振り回されることはありません。デジタルテンプレートなら、外出先でもタスクの変更や割り当てができ、チームメンバーとのコラボレーションもリアルタイムに行えます。

建設プロジェクト計画書のデジタルテンプレートを使うと、以下のようなことができます。

  • プロジェクトを完了するために必要なすべてのステップを一元管理する。

  • 建設プロジェクトにおける各タスクのステータスや締め切りに関する情報をリアルタイムで把握する。

  • 期日を設定したり調節したりして、工事のタイムライン (工期) を正確に見積もる。

  • 面倒な操作をすることなく、デジタル版 To-Do リストを作成したり、ガントチャートタイムラインやかんばんボードなどの視覚的なフォーマットに切り替える。

  • チーム内の他の人にタスクを割り当て、委任する。

  • 関係者やプロジェクトチームメンバーとのコミュニケーションと調整を一元化する。

  • 設計図や仕様書、価格設定資料など、関連するファイルをタスクに添付する。

  • Asana のモバイルアプリを使用して、現場からプロジェクト計画にアクセスし、内容を更新できる。

建設プロジェクト計画書のテンプレートに記載すべき内容

建設プロジェクト計画テンプレートでは、プロジェクトの成果物が一か所にまとめられているため、各タスクの締め切り、担当者、ステータスを一目で確認できます。このタイプのテンプレートでは、建設プロジェクト管理のプロセスのフェーズごとにセクションを作成し、それぞれのフェーズで完了すべきタスクをすべて追加すると効果的です。一般的に、建設プロジェクトのフェーズは、以下の 6 つに分類されます。

  1. 立ち上げ: クライアントと協力して、クライアントのニーズを特定し、それを満たす方法を示します。

  2. 建設前: チームを招集し、プロジェクトの予算、ロードマップ、コミュニケーション計画などの詳細を決定します

  3. プロジェクトの実行: マネージャー、チーム、そして下請け業者が実際にプロジェクトを実行するフェーズを指します。

  4. コミッショニング: 最終確認を行い、クライアントに完成した成果物を披露します。

  5. 入居と保証: この期間中は、クライアントが実際に建物に入居します。契約内容によっては、まだ建設プロジェクトに対する責任が残る場合があります。

  6. プロジェクトの終結: プロジェクトのポストモーテム会議を行い、正式に後処理を行います。

セクションを作成したら、「未着手」「作業中」「完了」など、各成果物のステータスを表す列を追加します。また、マイルストーンを作成し、建物の基礎や外壁の完成など、建設プロセスにおける重要なターニングポイントを特定することもできます。

組み込まれている機能

  • タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

  • 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

  • カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

  • モバイル: Asana は iOS と Android でも利用可能なため、外出先でも簡単に To-Do をチェックできます。受信トレイの新しい通知を確認したり、メッセージを送信したり、プロジェクトタスクにアクセスしたりできるため、常にプロジェクトの最新情報を把握できます。

おすすめのアプリ

  • Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

  • Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

  • Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

  • Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

その他の建設プロジェクト管理テンプレートのタイプと作成方法

他のプロジェクトと同様に、建設プロジェクトにも、プロジェクトの予算スケジュール成果物など、整理しなければならない要素が複数あります。以下に、これらの重要な要素の整理に役立つ、その他のテンプレートをご紹介します。

建設スケジュールのテンプレート

建設スケジュールのテンプレートは、基本的にプロジェクト計画と似ていて、成果物とその期日をまとめたテンプレートです。プロジェクト計画にスケジュールを含めることもできますが、タスクの開始と終了を細かく指定する必要がある場合は、個別に建設スケジュールテンプレートを使用すると便利です。たとえば、配管工が午前 9時から正午の間にバスルームの設備を取り付け、午後には電気工が配線を取り付ける、というようにスケジュールを指定することもできます。

プロジェクトのスケジュールをテンプレート化する際に、各タスクに時間や日付の範囲を追加して、いつまでに終えるべきかを正確に指定すると効果的です。また、予定通りにプロジェクトを進めるために、依存関係を設定し、前のタスクが完了するまでそのタスクを始められないように設定することもできます。

建設予算のテンプレート

建設予算テンプレート (別名: 予算見積もりテンプレート) を使うと、プロジェクト期間中にどれだけの費用がかかるかを計画し、その状況を把握しやすくなります。予算を整理しておくことで、クライアントに対して正確にコストを見積もることができ、過剰支出を防止し、リソース管理を改善することができます。

建設予算のテンプレートを作成するには、プロジェクトのすべての成果物を下位の依存関係に分解し、それぞれのコストを見積もります。たとえば、成果物の 1 つが家の内装を塗り直すことであれば、ペンキの購入、グランドシートの設置、モールディングの養生などが下位の依存関係に含まれます。視覚派の方は、作業分解構成図 (WBS) を作成してみてください。この視覚化ツールでは、作業を複数のレベルに分解し、1 番上のレベルには主要な目標を置き、そこから成果物へと枝分かれし、さらに下位の依存関係につなげます。

また、各予算項目のコスト、期日、クライアントの承認状況などを記録する列を設け、きちんと情報を整理しましょう。

建設プロジェクトのパンチリストテンプレート

建設プロジェクトのパンチリストテンプレートは、プロジェクト完了までに行う必要のあるタスクをすべて記載したものです。つまり、完成したプロジェクトが要件を満たしているかどうかを確認する際に役立つ、最終確認用のチェックリストなのです。建設プロジェクトのパンチリストのテンプレートを作成するには、以下の列を作成します。

  • 作業項目の番号 (パンチ番号)。チームメンバーがどの項目について話しているのかがわかりやすくなるように指定します。

  • 作業項目やタスクの名前。

  • タスクの基本的な説明。

  • タスクの担当者。

  • タスクの開始日と終了日。これらを設定し、いつまでに完了すべきかを明確にします。

  • タスクのステータス。

FAQ

建設プロジェクト計画テンプレートは必要ですか?

プロジェクト計画テンプレートは、建設プロジェクトの計画や管理を定期的に行っている方におすすめのツールです。このテンプレートは、繰り返し使えて、プロジェクト管理計画にも活用できる仕組みになっているため、毎回一から計画を練り直す必要がなくなります。その結果、プロジェクトの大切な要素に専念でき、建設プロセスにおける重要なステップを見落とさないようになります。

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