人事担当者におすすめのオンボーディングツール 10 選を比較

綿密に設計されたオンボーディングは、新入社員の早期戦力化を後押しし、早期離職の防止にもつながります。業務の流れや担当者が明確で、使いやすいデジタルの仕組みが整っていれば、新入社員は内定者からチームの一員へとスムーズに移行します。

ある調査では、体系的なオンボーディングを実施することで、新入社員の定着率が 82%、生産性が 70% 以上向上することが示されています。反対に、専用の仕組みがないと、新入社員が戸惑ったり、手続きが漏れたり、業務の立ち上がりが遅れたりしがちです。このガイドでは、おすすめのオンボーディングツールを比較し、それぞれが一貫した入社体験をどのように実現するかを解説します。

オンボーディングツールとは

オンボーディングツールとは、新入社員の受け入れに関わるタスクを管理し、自動化するためのツールです。人事担当者やマネージャー、新入社員は、書類作成、事務手続き、研修や OJT の計画、チーム間の調整を 1 か所で進められます。手作業を自動化されたワークフローに置き換えることで、必要な作業の進捗管理が容易になり、税務関連の書類、アカウントの設定、PC などの機器の手配といった重要なステップの漏れを防ぎます。

オンボーディングツールの役割は、書類の処理にとどまりません。多くのツールは既存のアプリと連携し、承認依頼、引き継ぎ、コミュニケーションを一元化します。オンボーディング計画が整っていれば、新入社員は情報探しに時間を取られず、早い段階から本来の業務に取り組めます。

オンボーディングツールの導入メリットが大きい組織

成長、一貫性、業務効率を重視する組織であれば、オンボーディングツールの導入メリットを得られます。なかでも、次のような組織では必要性が特に高まります。

急成長中のスタートアップは、採用数の増加に合わせて再現性のあるプロセスを必要とします。オンボーディングツールを使えば、人事チームは手作業を増やさずに一貫した入社体験を提供します。

リモートワークやハイブリッドワークを導入している組織では、新入社員が業務の流れを把握し、必要なタスクや書類、連絡先にすぐアクセスできる一元的な仕組みが欠かせません。

大企業では、複数の地域にまたがる複雑なコンプライアンス要件を管理しなければならないケースが少なくありません。オンボーディングツールは、こうした要件の追跡を支援し、大規模な組織でも一貫した運用を実現します。

管理業務の負担が大きい人事チームは、オンボーディングツールを活用することで、データ入力やフォローアップ、日々の調整にかかる時間を削減します。

オンボーディングツール 10 選の比較表

オンボーディングツールの選定基準

この記事で紹介するツールは、自動化、使いやすさ、連携、コンプライアンス、スケーラビリティという 5 つの基準で評価しています。なかでも、ワークフローの自動化によって手作業を削減できるかどうかを重視しました。

1. Asana: AI を活用したオンボーディングの自動化に最適

Asana は、オンボーディングを単なるチェックリストではなく、複数のチームが関わるプロセスとして捉える組織に適しています。人事、IT、経理の担当者や配属先のマネージャーは、タスクの割り当て、期日の管理、承認依頼の処理に加え、各ステップの担当者をひと目で把握できます。オンボーディングの手順が整理されることで、新入社員は入社初日から一貫した体験を得られます。

Asana の大きな強みは、チーム間の連携と AI を活用した自動化です。テンプレート、ルール、依存関係、フォーム、Asana AI を組み合わせれば、職種や部署ごとのオンボーディングワークフローをノーコードで構築します。マネージャーは長いメールのやり取りや手作業での確認に頼ることなく、遅れを早期に把握し、タスクの再割り当てや引き継ぎに対応します。また、Slack や Zoom などのツールと連携し、適切なタイミングで必要なアクションを自動で実行します。

メリットとデメリット

• メリット: ワークフローの設計、タスクの担当者の明確化、承認依頼、部門をまたぐ引き継ぎを強力に支援します。

• デメリット: テンプレートやワークフローの構築には事前の計画が必要です。また、給与計算や税務申告の機能は標準では備わっていません。

2. Rippling: 人事と IT のオンボーディングの一元化に最適

Rippling は、人事と IT の業務を 1 つのシステムに統合したい組織に適しています。従業員情報、アプリのアカウントとアクセス権限、デバイスの設定を 1 か所で管理できるため、新入社員にアカウントや機器をすぐに用意したい場合に役立ちます。管理業務の処理に強みがある一方、チーム全体の連携よりも人事と IT の領域に重点を置いています。また、機能を追加するほどコストが上がる傾向があるため、ニーズがシンプルな小規模チームには必ずしも最適とはいえません。

メリットとデメリット

• メリット: 人事データ、アプリのプロビジョニング、デバイスのセットアップを 1 つのワークフローにまとめ、チーム間のやり取りを減らします。

• デメリット: モジュールを追加するにつれてコストが高くなる可能性があります。また、より幅広いオンボーディングワークフローの管理では、Asana ほどの柔軟性はありません。

3. Deel: グローバルな採用とコンプライアンス対応に最適

Deel は、複数の国で採用を行い、オンボーディング、契約、コンプライアンスを確実に管理したい企業に適しています。各国の雇用要件への対応、現地の税務書類の収集、グローバルな給与計算を 1 つのシステムで処理するため、人事チームの負担を軽減します。海外採用に強い一方、チーム間のワークフロー管理には Asana のようなツールのほうが適している場合があります。

メリットとデメリット

• メリット: 海外採用、コンプライアンス対応、書類の収集を 1 か所で管理する実用的な手段をグローバルチームに提供します。

• デメリット: 給与支払いや雇用代行 (EOR) などの追加機能を組み込むと費用が高くなります。また、オンボーディングを細かく調整したい場合は、Asana ほどの柔軟性はありません。

4. BambooHR: 中規模チームのシンプルなオンボーディングに最適

BambooHR は、従業員体験を重視した使いやすい人事プラットフォームを求める中規模の組織向けに開発されました。新入社員は入社日の前に書類の記入を済ませ、オンボーディングの流れを確認して準備を整えられるため、人事部門の事務作業が軽減されます。標準的なオンボーディングには十分対応できますが、複雑な承認フローや部門間の連携が必要な場合は、Asana のほうが適しているかもしれません。

メリットとデメリット

• メリット: 人事チームと従業員の双方にとって使いやすく、標準的なオンボーディングタスクを管理しやすくなります。

• デメリット: 複数の部署や承認、依存関係が絡む複雑なオンボーディングワークフローでは、Asana ほどの柔軟性はありません。

5. Gusto: 給与計算と連携した中小企業のオンボーディングに最適

Gusto は、オンボーディング、給与計算、福利厚生を 1 つのシンプルなプラットフォームで管理したい中小企業に適しています。雇用主に必要な採用関連の手続きを支援し、書類を保管し、従業員データを手作業をほとんど介さずに給与計算へ反映します。そのため、人事のリソースが限られた小規模チームに向いています。使いやすいツールですが、より高度なワークフローやチーム間の連携が必要な場合は、Asana のほうが適しているかもしれません。

メリットとデメリット

• メリット: オンボーディングを給与計算、福利厚生、必要な採用書類と簡単に連携させられます。

• デメリット: 部門をまたぐオンボーディングワークフローへの対応は Asana ほど充実しておらず、海外でのサポートも限られています。

6. Donut: リモートチームとハイブリッドチームの交流促進に最適

Donut は、リモートチームやハイブリッドチームのメンバー同士が早い段階でつながりを築けるよう支援する、交流に特化したツールです。Slack や Microsoft Teams 上で動作し、オンボーディングバディの紹介やカジュアルなミーティングの設定、入社後数週間の定期的な雑談の機会づくりをサポートします。チームカルチャーの醸成には役立ちますが、オンボーディング全体を管理するものではないため、多くの組織ではタスクや承認依頼、業務の調整に Asana のようなツールが別途必要になります。

メリットとデメリット

• メリット: 新しいツールの使い方を覚えてもらう必要がなく、リモートチームやハイブリッドチームでも計画的に人間関係を築けます。

• デメリット: オンボーディングの一部分しかカバーしておらず、プロセス全体の管理に必要な Asana のようなワークフロー機能は備えていません。

7. Hibob: 企業文化を重視した従業員オンボーディングに最適

Hibob は、従来の人事システムよりも魅力的で、人を中心に据えたオンボーディング体験を求める組織向けに設計されています。オンボーディングワークフローに従業員プロフィール、ソーシャル機能、カスタマイズ可能なタスクを組み合わせることで、人事チームは職種や拠点に合わせてプロセスを柔軟に調整します。企業文化と従業員体験に重点を置いている一方、大規模な運用でタスク管理や部門間の連携を細かくコントロールしたい場合は、Asana のほうが実用的と感じるかもしれません。

メリットとデメリット

• メリット: 柔軟なオンボーディングの流れと充実した従業員向け機能により、新入社員にとって魅力的な体験を実現します。

• デメリット: ニーズがシンプルなチームにとっては割高に感じられる場合があります。部門をまたぐオンボーディングのワークフロー管理では、Asana のほうが強力です。

8. Workday: グローバルな大企業のオンボーディングに最適

Workday は、高度なレポート機能とグローバル対応を備えた包括的な人事システムの一部として、オンボーディングを管理したい大規模組織に適しています。複雑な組織体制に対応し、大人数のオンボーディングを標準化しながら、そのデータを従業員分析に活用します。ただし、機能が網羅的な分、運用の複雑さやコスト、セットアップにかかる時間が増える可能性があります。複数の部署が関わるオンボーディングを、より柔軟で使いやすいワークフローで運用したい場合は、Asana のほうが適応しやすいでしょう。

メリットとデメリット

• メリット: 大規模な人事業務、ガバナンス、レポート作成と連携したオンボーディングを必要とする大企業を支援します。

• デメリット: 多くの場合、多額の投資と管理上の負担を伴います。大企業向けシステムほどの負担をかけずにワークフローの調整を迅速化したいチームには、Asana のほうが柔軟な選択肢となります。

9. ClearCompany: 採用とオンボーディングの連携に最適

ClearCompany は、採用からオンボーディングまでの流れをシンプルにしたい組織に適しており、候補者がチームの一員になるまでのプロセスを円滑にします。採用時の情報をオンボーディングタスクや入社初期の目標設定と結び付け、採用目標と従業員の育成を一体で管理します。人材管理を担うチームには有用な構成ですが、より柔軟なワークフローや部門間の連携強化を求める組織には、Asana のほうが適しているかもしれません。

メリットとデメリット

• メリット: 採用プロセスとオンボーディングプロセスを連携させ、採用時の情報を入社初期の目標やタスクに反映します。

• デメリット: 広範な人材管理スイートの一部として使うことで真価を発揮するツールです。人材管理業務以外の領域にもオンボーディングワークフローを広げたいチームには、Asana のほうが柔軟に対応します。

10. TriNet HR Plus（旧 Zenefits）: 福利厚生を中心としたオンボーディングに最適

TriNet HR Plus（旧 Zenefits）は、オンボーディング時の福利厚生の加入手続きを重視する企業に適しています。Zenefits は 2022 年に TriNet に買収され、現在は TriNet HR Plus として提供されています。新入社員は医療保険プランの選択肢を確認して加入手続きを済ませられ、情報は人事、給与、福利厚生の各システム間で同期されます。複雑な福利厚生制度を持つチームにとって便利なツールですが、マネージャーや部署、プロジェクト間の連携を強化したい場合は、オンボーディング全体の管理に Asana のほうが適しているかもしれません。

メリットとデメリット

• メリット: 基本的なオンボーディング管理と並行して、福利厚生の加入手続きを効率化します。TriNet の人事サービスとあわせて利用できます。

• デメリット: 福利厚生と人事管理に重点を置いたツールです。オンボーディング全体の調整やワークフロー管理は、Asana のほうが強力に支援します。

オンボーディングツールの選び方と比較ポイント

自社に合うオンボーディングツールを選ぶには、組織のニーズを丁寧に見極める必要があります。宣伝文句だけにとらわれず、実際のオンボーディングプロセスや日々の業務に役立つ機能に注目しましょう。比較する際は、次のポイントをチェックリストとして活用してください。

電子署名と書類の一元管理

書類の手続きは、入社プロセスを遅らせる原因になりがちです。法的に有効な電子署名機能を備えているか、信頼できる電子署名ツールと連携できるツールを選べば、新入社員はどのデバイスからでも書類に署名できます。あわせて、必要な書類にすぐアクセスできる、安全で一元化された保管機能があるかも確認しましょう。

タスク管理と通知の自動化

ツールがオンボーディングプロセスそのものを管理するのか、それとも情報を保存するだけなのかを確認しましょう。優れたオンボーディングツールは、タスクを自動で割り当て、適切なタイミングでリマインダーを送信します。たとえば、IT 部門には機器の準備を、マネージャーには面談の日程設定を、新入社員には研修や eラーニングの受講を促します。こうした仕組みがあれば、採用人数が増えてもステップの漏れを防ぎ、進捗管理も容易になります。

プレオンボーディング機能

内定承諾から入社初日までの期間は、オンボーディング体験を左右する重要な時期です。ウェルカムメールの送信、社内規程の共有、プロフィールの設定など、入社前のプレオンボーディングを支援するツールを選びましょう。事前準備が整っていれば、新入社員は安心して初日を迎えられ、当日は研修やメンバーとの顔合わせ、企業文化の理解に集中できます。

料金体系と費用対効果

料金体系は、ユーザー数に応じた月額費用や、従業員数、モジュール単位での課金など、ツールによって異なります。初期費用やサポート費用の有無も含めて比較し、削減できる作業時間や早期離職の防止といった効果と照らし合わせて費用対効果を判断しましょう。無料トライアルや無料プランがあるツールなら、導入前に実際の業務で使い勝手を確かめられます。

新入社員オンボーディングツールの導入方法

オンボーディングツールは、段階的に導入するのが効果的です。スムーズな導入に向けて、次の手順で進めましょう。

1. 現在のプロセスを可視化する: 現在のオンボーディングの全ステップを書き出し、遅れや作業の重複、引き継ぎの抜け漏れを特定します。

2. 関係者と役割を明確にする: ツール上で役割を割り当てます。管理者、承認者、各チームの担当者を決め、人事、IT、経理の各部門が自分の責任範囲を把握できるようにします。

3. テンプレートを作成する: 職種ごとに統一されたテンプレートとオンボーディングチェックリストを用意します。エンジニアと営業担当者では、必要な研修や OJT の内容が異なるためです。

4. 既存のツールと連携する: 連携機能を使って、給与システムやコミュニケーションツール、その他の業務アプリとつなぎます。

5. 一部の新入社員で試験運用する: まずは少人数の新入社員に使ってもらいます。アンケート機能などを活用し、使いやすさや説明のわかりやすさ、オンボーディング全体の流れについてフィードバックを集めます。

6. 分析して改善する: レポート機能やダッシュボードで進捗状況と完了率を確認し、オンボーディングのワークフローを継続的に改善します。

Asana で新入社員の早期戦力化を実現

Asana は、従業員オンボーディングを管理するための柔軟な AI 搭載ソリューションです。新入社員ごとのオンボーディングを、期日、引き継ぎ、担当者が明確に設定されたワークフローとして運用します。AI が定型的な作業の自動化を支援し、判断や新入社員へのフォローはマネージャーが担うため、人にしかできない関わりに時間を使えます。

成長中の企業でも、すでに体制が整った企業でも、Asana はオンボーディングの調整と自動化を支援し、従業員体験を向上させます。スプレッドシートでの管理から脱却し、すべての新入社員に最高のスタートを切ってもらいましょう。まずは無料で Asana をお試しください。

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新入社員オンボーディングツールに関するよくある質問