反復的なタスクを自動化するための 5 つのステップ

チームは、プロジェクトのステータスを手動で更新したり、仕事リクエストを整理したり、延々と続くメールスレッドに対応したりといった、終わりのないサイクルに巻き込まれています。これらのタスクは、注意を必要としますが、組織の戦略目標にはほとんど貢献しません。 このような状況は、今日の企業ではあまりにも一般的であり、手作業のタスクが貴重なリソースを浪費し、主要な目標を脇へ追いやっています。 

そこで役立つのがオートメーションです。 反復的なタスクを自動化することで、生産性を高め、インパクトの大きい戦略的な仕事に集中できるようになります。 このガイドでは、反復的なタスクを特定して自動化プロセスに変換する方法をご紹介します。チームが意義のある仕事に集中できるようにしましょう。

反復的なタスクを特定して自動化するための 5 つのステップ

タスクのオートメーションプロセスを 5 つのステップに分けてご紹介します。ぜひお役立てください。 

ステップ 1: タスクを特定する

まずは、時間がかかる作業、手作業、ミスが発生しやすい作業に焦点を当てます。 多くの場合、プロジェクトのワークバックスケジュールの作成、進捗状況の確認、プロジェクトの最新情報の送信など、意思決定をあまり必要とせず、頻繁に発生するため時間がかかるタスクが該当します。 このような簡単にできるタスクは、オートメーションの対象として最適です。自動化することで、精度と効率の面で即座にメリットを得られます。 

そうしたタスクを見つけるには、まずは情報源であるチームに話を聞きましょう。 アンケート、非公式のインタビュー、直接観察などの戦略を使用して、チームの日々のワークフローの課題を理解し、パターンを特定します。 予測可能な頻度で繰り返されるタスクはどれですか？ ボトルネックの原因となる、または時間を浪費するプロセスはどれですか？ こうした質問に答えることで、何から手をつけるべきかを把握できます。また、チームのメンバーに参加してもらうことで、今後の変更に対する賛同を得られます。

さらに、以下のような主要な領域でオートメーションの可能性を評価します。

• タスクの割り当てと優先順位付け: オートメーションを使用すると、適切なチームメンバーへのタスクの割り当て、仕事リクエストの標準化、タスクのステージ間の移動など、時間のかかるタスクを削減できます。 

• プロジェクトの計画と実行:オートメーションは、さまざまなプロセスに対して信頼性の高いスケーラブルなワークフローを構築することで計画の工数を削減するため、すぐに仕事に取り掛かれます。 

• チームのコラボレーションとコミュニケーション: ステータス更新の自動化や、会話やタスク、コメントの要約を生成するAI 機能などの機能を使うことで、コミュニケーションを明確にし、チーム全員の認識を一致させられます。 

• パフォーマンスのモニタリング:事前に作成されたレポートダッシュボードを使用すれば、ワンクリックでチャートを追加して進捗状況を追跡できます。また、変更を組織全体に適用することも可能です。

ステップ 2: オートメーションの可能性を評価する

反復的なタスクを自動化するということは、単にルーチン業務を特定することではなく、オートメーションによって最大の効果が期待できるタスクを戦略的に選択することです。 自動化すべきタスクを決定する際には、タスクの頻度や規則性、複雑さ、節約できる時間やリソースの量などの基準を考慮します。

タスクのオートメーションは、バランスを取ることが重要です。人間によるインサイトや意思決定を犠牲にすることなく、オートメーションによって効率を最大限に高められる絶妙なポイントを見つける必要があります。 適切に実行すれば、作業スピードを上げられるだけでなく、部門間のプロセスを合理化し、一貫性のある効率的なワークフローを作成できます。

ステップ 3: オートメーションソリューションを検討する

ワークマネジメントプラットフォームは、反復的なタスクを自動化することで、チームがより戦略的でインパクトのある仕事に集中できるようにします。 適切なプラットフォームを探す際は、既存のテックスタックとの互換性、そして拡張性と使いやすさを優先して検討しましょう。 オートメーションに関しては、次のような機能を備えていることが重要です。

• 企業の特定のプロセスに合わせて、カスタムの合理化されたワークフローを作成する機能。 

• リクエストを標準化し、タスクを自動的に割り当ててスケジュールを設定し、仕事の始動を容易にするフォーム。 

• ワークフローバンドルなど、数回クリックするだけで組織全体のプロセスを編集・更新できるシンプルな標準化機能。 

• 仕事の割り当て、期日のリマインダー送信、タスクのステータス更新など、反復的なタスクを自動化するためのルール。 

• アプリの連携: チームが日常的に使用するツールをすべて 1 か所に集約し、ワークフローを効率化します。

• タスクにカスタムラベルを追加することで、特定の指標に基づいて仕事のソートや絞り込みを行ったり、自動でレポートを作成したりできます。 

• AI を活用したオートメーション機能: リアルタイムのデータや作業データを基に実行可能なアップデートを提供したり、組織全体のワークフローを最適化したりすることで、よりスマートな作業と意思決定を実現します。 

• テンプレート: 一般的なプロジェクトやタスクタイプの作業を標準化し、すぐに開始できるようにするのに役立ちます。 

ステップ 4: オートメーションを導入する

ワークマネジメントプラットフォームを選択したら、オートメーションの導入に取り組みましょう。これには、必要な承認リクエストやサポートを得るために IT 部門との連携、チームのオンボーディング、新しいプロセスのトレーニングなどが含まれます。

一般的なタスクやイニシアチブのワークバックスケジュールの自動化など、小規模なパイロットプロジェクトから始めることで、組織全体に広く展開する前にオートメーションプロセスをテストし、改善することができます。 

ステップ 5: 効果を測定する 

オートメーションの効果を測定するために追跡できる重要な指標は、以下のとおりです。

• インパクトの大きな仕事の増加: レポートダッシュボードを使用して、仕事の自動化によってチームの焦点がより戦略的で価値の高い活動にどのようにシフトしたかを評価します。 

• 時間の短縮: 時間追跡ツールとデータ分析を使用して、自動化の前後にタスクやイニシアチブに費やした時間を測定できます。

• コスト削減:財務管理ツールや予算分析レポートを使用して、プロセスの自動化に伴う運用コストの削減を評価します。 時間の節約、生産性の向上、ミスの削減など、間接的なコスト削減も考慮することをお忘れなく。

• 従業員の満足度:組織全体およびチーム単位のアンケートを実施することで、オートメーションがチームの士気や仕事の満足度に与える影響を把握できます。

• ミスの削減:手動のエラーログや従業員による自己申告を使用して、プロセスの自動化の前後のミスの頻度を比較できます。 

• 生産性の向上:全体的なアウトプットと効率の変化を確認して、生産性の向上度を測定します。 

• 手作業の削減:チームや部署におけるルーチンの手作業の減少を評価します。 

• 生産性の向上:レポートおよび分析ツールを使用して、アウトプットや成果物の増加をモニタリングすることで、生産性への影響をより深く理解できます。 

• プラットフォームの導入率:プラットフォームの分析機能を使用して、新しいオートメーションツールが組織全体でどの程度広く、効果的に使用されているかを追跡できます。 

• 会議の数と時間の削減:チームや部門全体でアンケートを実施したり、カレンダーデータを分析したりして、プロセスの自動化後に会議の数や時間が大幅に削減されたかどうかを確認します。 

このデータは評価だけでなく、継続的な改善にも役立つことをお忘れなく。 指標とフィードバックをもとに、オートメーション戦略を調整し、改善していきましょう。 オートメーションの導入は、チームがインパクトの大きい戦略的な仕事に集中し、ビジネスの成果を出せるようにすることを最終的な目的としています。 

オートメーションを活用してスマートに働く

反復的なタスクを自動化は、企業の運営方法を変革します。 これら 5 つのステップに従うことで、手作業を自動化されたプロセスに変換し、ミスを減らし、生産性を高め、チームがインパクトの大きな仕事に集中できるようになります。 準備はいいですか？ Asana でオートメーションを始める方法をご紹介します。 

タスクのオートメーションについて他にも質問がありますか？ よくある質問をご覧ください。

タスクのオートメーションとは

タスクの自動化とは、テクノロジーを使用して、反復的なルーチンタスクや手作業を自動化するプロセスです。 通常、ワークマネジメントプラットフォームのようなテクノロジーを使用して、ワークフローを自動化し、データ入力、スケジューリング、ワークバックの作成などのプロセスを手入力なしで標準化します。 

どのような種類の反復タスクを自動化できますか？

仕事やタスクのオートメーションは、日常的なルーチンタスクから、以下のような複雑な取り組みまで、さまざまな手作業の自動化に使用できます。

• データ入力の管理

• スケジュール作成とカレンダーの管理

• メールやコミュニケーションの応答の効率化

• レポート生成の自動化

• カスタムワークフローの作成とスケーリング  

• タスクの割り当ての調整 

• 仕事の受け付けの標準化 

反復タスクを自動化するメリットとは？ 

反復タスクを自動化することで、価値の低い仕事を減らし、チームはインパクトの大きな仕事に集中できるようになります。その結果、コスト削減をはじめ、以下のようなメリットが得られます。

• 効率の向上

• 生産性の向上

• ミスの減少

• 時間の短縮

• 従業員の満足度の向上

タスクのオートメーションと従来のタスク管理の違いは？ 

従来のタスク管理では、タスクの追跡と実行を手動で行います。 一方、タスクのオートメーションは、テクノロジーを使用して、手作業なしでタスクを自動的に管理し、完了させます。 

タスクのオートメーションは大企業向けに拡張できますか？ 

もちろんです。タスクのオートメーションは、大企業や成長を続ける組織に合わせて拡張性が高くなります。 多数のライセンスを追加したり、複雑なワークフローを自動化したりできるなど、スケーラブルでカスタマイズ可能なソリューションを備えたワークマネジメントプラットフォームをお探しください。 

タスクのオートメーションはどのような業界に適していますか？ 

タスクのオートメーションは、以下のようなさまざまな業界で活用できます。

• IT:サービスリクエスト、データの整理、データのバックアップ。 

• マーケティング:キャンペーン管理、コンテンツ作成、SNS への投稿、パイプラインの追跡。 

• オペレーション:リソース管理、プロセスの標準化、目標設定。 

• セールス:見込み客の開拓、リードの追跡と育成、スケジュール管理。 

• ヘルスケア:患者データの入力と管理、予約のスケジュール管理、チャート作成。  

• 小売:在庫管理、カスタマーサポート、請求書処理。 

• 財務:取引処理、発注書の生成、レポート作成。 

• 人事:求人情報の掲載、従業員のオンボーディング、福利厚生の管理、有給休暇の申請管理。