トップクラスの採用プロセスを構築する方法

ローマは一日にして成らずと言いますが、チームも同じです。適切な人材を採用するには時間がかかりますが、その価値はあります。なぜなら、チームメンバーは、目標達成の原動力となるからです。大きな目標を達成するには、信頼できるチームが必要です。そして、チームを作るには、注意深く計画された採用プロセスが必要です。

採用プロセスとは？

採用プロセスとは、新しいチームメンバー候補を見つけ、評価し、採用するための体系的なアプローチです。空きポストを埋める場合でも、新しい役職を作って求人する場合でも、新しい従業員を採用するたびに、標準化された一連のステップを踏むことになります。特に人手不足のときや後任者を採用する必要があるときは、採用は急を要するように思われますが、重要なのは採用プロセスを確立してから採用活動を始めることです。前もって時間をかけておけば、将来的に時間と手間を節約できます。

採用活動は通常、部門を超えたプロセスです。採用担当者や人事チームなどの関係者、さらに応募者の面接官を務める同僚と協力する必要があります。採用活動は、募集する人材や使えるリソースに応じて調整することもできます。たとえば、ソフトウェアエンジニアを採用するのと、臨床セラピストを採用するのとでは、必要なステップが異なります。また、人事部のない中小企業では、採用業務の分担が異なる可能性があります。

でも、何から手をつけていいかわからない、関係者を取りまとめるのは苦手、という方もご安心ください。標準化された採用プロセスなら、簡単にコラボレーションを実現できます。自分に合った方法を見つけ、各ステップを文書としてまとめれば、ロードマップができ、新しい人材を採用する際に、何をすべきか、誰の協力が必要なのかが明確になります。

採用プロセスとオンボーディングプロセスの違い

新しいチームメンバーを加える場合、採用プロセスとオンボーディングプロセスは同等に重要です。ただし、この 2 つのプロセスは、それぞれ異なる段階で実施されます。

新しいチームメンバーをオンボーディングする前に、その人材を雇用しなくてはいけません。つまり、採用プロセスには、採用基準を特定し、候補者を探し、面接を行い、最終的に内定通知を送ることが含まれます。このような大きなステップに加え、候補者と誰が連絡を取り合うのか、応募者をどのように評価するのか、といった詳細も採用プロセスに含まれます。要するに、採用には候補者が内定を承諾するまでのすべてのステップが含まれるのです。

オンボーディングプロセスは、候補者が内定承諾書に署名した後に始まります。この時点から、新規採用者を迎え入れ、必要な情報を提供し始めます。ノートパソコンやアクセスバッジ (社員証) の配布、初日の予定を知らせるメールの送信など、重要なオンボーディングのステップの一部は、意外と新規採用者の初出勤前に行われるのです。正式に入社した後も、オンボーディング期間は続きます。この期間中に、新規採用者は組織文化について学び、チームメイトを知り、それぞれの役割に必要なツールやプロセスについて学びます。

採用プロセスが大切な理由

採用プロセスを体系化することは、採用する企業側にとって日々の業務が楽になるだけでなく、関係者や応募者にとってもメリットがあります。ここでは、その理由をご紹介します。

応募者によい印象を与えられる

応募者が企業と接する際に受ける印象は、その企業文化を形成する重要な要素です。ある調査によると、78% の候補者が、面接や採用プロセスでの体験から、その企業がどれだけチームメンバーを大切にしているかがわかると答えています。つまり、応募者の企業に対する第一印象を決めるのは採用プロセスであり、そのプロセスにおいて最善を尽くすことが重要なのです。

採用プロセスを活用することで、応募者全員に公平な候補者体験を提供し、適切な情報を適切なタイミングで提供できます。採用プロセスが決まっていれば、応募者に次のステップの内容や各ステップにかかる時間を伝えられ、応募者が自分の立ち位置や採用プロセスの合間に何をすべきかを迷うことがなくなります。また、面接の準備に必要な情報を応募者に送ったり、別の応募者を採用したときにフォローアップメールを送るなど、採用プロセスに不可欠なコミュニケーションを組み込むことで、ステップを見落とす心配が無くなります。

無意識のバイアス (偏見) を回避できる

無意識のバイアス (偏見) とは、私たちが必ずしも意識していない、身につけた憶測、信念、態度を指します。これは、人間として当たり前のことでもあります。人間の脳は日々大量の情報を処理しているため、時には近道をすることもあるのです。たとえば、フロントガラスに霜が降りていたら外は寒い、ラッシュアワーは交通量が多い、買ったばかりの牛乳は飲んでも大丈夫、などと推測するでしょう。

上記の例は、かなり無害なものですが、バイアスは採用プロセスにも紛れ込み、特定の役割に誰を採用するかなどに影響を与えることがあります。たとえば、プリンストン大学の研究によると、交響楽団がブラインドオーディション (参加者の姿を見ない状態で行うオーディション) を行うようになったところ、女性音楽家が二次審査に進む確率が一気に 50% も高くなったそうです。つまり、審査員が応募者の性別を確認できると、無意識のうちに男性音楽家を選んでいたのです。

しかし幸いなことに、無意識のバイアス (偏見) について学ぶことで、それが起こっていることを認識し、事前に対策を講じられます。採用プロセスを体系化することで、すべての応募者に同じステップを使用でき、無意識のバイアスを回避できます。また、応募者ごとに同じ種類の情報を収集し、「カルチャーフィット (企業文化への適合性)」のような未定義の概念ではなく、データに基づいて意思決定を行えます。たとえば、採用プロセスに盛り込む面接用の質問を統一することで、すべての応募者が同じ領域で平等に評価されるようになります。

最適な応募者を採用できる

採用活動は、スピードデートに似ています。採用する企業側と応募者は、長期的な関係を築けるかどうかを判断します。企業は、応募者がチームに適しているかどうかを判断し、応募者はこの会社で働きたいかどうかを判断します。このプロセスを急ぐと、両者が最善の決断を下すための重要な情報が抜け落ちてしまいがちです。新規採用者が役割に適任でなかった場合、離職率の高さに悩む可能性があります。

しかし、あらかじめ決められた採用プロセスに従えば、採用の意思決定をする前に、採用する企業側と応募者の双方が必要な情報をすべて入手できます。採用プロセスを活用すると、初期の電話面接、自宅受験型のテスト、質問の時間を十分に盛り込んだ採用面接などの重要なステップを組み込めます。こうすることで、企業は、信頼できる情報を考慮して、最終決定を下せます。また、応募者は、特定の役割の日常業務を明確にイメージでき、その企業で働くことが実際にどのようなものかを知ることができます。

関係者と効率的にコラボレーションできる

採用活動は通常、採用担当者、人事担当者、面接官など複数の関係者と連携して行われます。プロセスのさまざまな段階で、さまざまな関係者と情報を共有する必要があるため、すべての要素を調整するのは難しい場合があります。たとえば、採用チームは求人広告の掲載や履歴書のスクリーニング、採用マネージャーは会社での面接の日程調整、面接官は各候補者に対するフィードバックの収集と共有を担当することが考えられます。

採用プロセスを体系化することで、チームが従うべき明確なロードマップが生まれます。これにより、各ステップでどの関係者に情報を共有するか、各タスクの担当者は誰か、採用プロセスの各ステージにかかる時間はどれくらいか、などが明確になります。プロジェクト管理ツールを使って、計画し、実行すると、採用プロセスがさらに簡単になります。たとえば、Asana では、プロセス内の各タスクを並べたテンプレートを作成できます。このテンプレートは繰り返し使え、タスクの担当者、期日、依存関係などを設定できます。

トップクラスの採用プロセスを構築する 11 のステップ

求人広告、面接、身元調査など、採用活動は複雑で大変なものです。しかし、多くのことと同じように、採用プロセスも、小さなステップに分割することで、シンプルにできます。そこで、多くの企業が共通して利用している採用プロセスの 11 のステップをご紹介します。これらのステップを試し、企業のニーズやリソースに合わせてカスタマイズしてください。

1. 採用ゴールを決める

採用プロセスを開始する前に、何を求めているのか、明確な目標を設定する必要があります。目標を設定することで、応募者を採用し、評価する際に目指すべき道しるべができます。空いたポジションを埋めるために募集要項を作成したり、目標に照らし合わせて候補者を評価したり、採用プロセスのタイムラインを管理したりするのにも役立ちます。目標を設定する際には、SMART (具体的、測定可能、達成可能、現実的、かつ期限がある) な目標であることを確認しましょう。

採用目標を設定するために、以下のことを検討します。

• 理想的な応募者像は？

• 具体的にどのようなスキルが必要なのか？

• どのレベルの過去の経験を持っているか？

• どのような採用ニーズや人材の穴を埋めようとしているのか？たとえば、採用活動を行う理由には、空いた役職を埋めるため、チームの余力を増やすため、新しい担当分野を追加するため、などが考えられます。

• この役割をいつまでに満たす必要があるか？採用プロセスにはどれくらいの期間が必要か？

2. 関係者を特定する

次に、採用プロセスで協力する関係者を特定します。これは企業によって異なりますが、最も一般的な関係者は以下のとおりです。

• 採用マネージャー: 新入社員を管理する人です。多くの場合、採用プロセスを推進し、どの応募者を採用するかの最終決定権を持っています。

• 人事と採用チーム: 企業の規模にもよりますが、採用担当者 (リクルーター) は、求人広告の掲載、企業説明会などの開催、初期スクリーニング、面接のスケジュール調整、内定交渉などを担当します。大企業では、採用担当者が採用プロセス全体を通じて応募者の主な窓口となる場合があります。中小企業では、採用マネージャーがこのような業務の一部または全部を担当することもあります。社内に採用チームがない場合は、採用代行会社にいくつかのステップをアウトソーシングすることもあります。

• 面接官: 各応募者を面接する人のことです。採用後にチームメイトになる従業員、他部門のパートナー、特定の専門分野を持つ人などが含まれます。たとえば、デザインの専門知識が必要な人を採用する場合、プロダクトデザイナーを面接官にするとよいでしょう。プロダクトデザイナーに、応募者のデザイン経験について具体的に質問するように指示するなど、各面接官にどのような質問をすべきかを指導してください。

関係者を特定する際、採用プロセスの各ステップにおいて、誰が Responsible (責任者)、Accountable (承認者)、Consulted (相談先)、Informed (報告先) なのかを示す RACI チャートの作成が役に立ちます。

3. 募集要項を書く

優秀な応募者を集めるには、優れた募集要項 (ジョブディスクリプション) がカギとなります。最終的に、募集要項の目的は、応募者が、この職務に就く人が実際に毎日どのような仕事をしているのかを理解し、応募するかどうかを判断できるようにすることです。つまり、職務の内容や責任を正確に反映させることが重要なのです。

募集要項は会社や役割などによって異なりますが、ここでは、記載すべき主要な要素をいくつかご紹介します。

• 役職名

• 仕事の目的

• 職務内容と責任

• 必要な資格 (学歴、経験、スキルなど)

• 望ましい資格

• 労働条件 (リモートワークか対面か、勤務時間など)

• 給与範囲や福利厚生の一覧

また、募集要項の中で、企業文化の主要な要素を説明することもできます。たとえば、Asana では、各募集要項の最後に、当社がいかにインクルージョンを重視し、あらゆる背景を持つ応募者を歓迎しているかを強調する段落を設けています。

4. 求人広告を出し、募集をかける

それでは、募集要項を実際に活用しましょう。優秀な人材を見つけるのは大変なことなので、多くの場合、企業は広告と積極的な採用活動を組み合わせて行います。会社に採用チームがある場合、通常、そのチームが両方を担当します。

• 求人広告を出すには、はじめに、社内で募集するのか、社外で募集するのか、あるいはその 2 つを組み合わせて募集するのかを決めます。たとえば、まず社内で求人広告を出し、その後、社外の応募者を募集することもできます。求人情報サイトや LinkedIn のような投稿サイト、合同企業説明会、会社のウェブサイトなどを利用して、まず社外に広告を出すとよいでしょう。また、紹介ボーナスを支給するなど社員紹介制度を利用して、現在の従業員に採用活動を手伝ってもらうこともできます。

• 募集をかけるには、LinkedIn、メール、SNS、合同企業説明会などを通じて、応募資格のある候補者に積極的にアプローチする必要があります。この採用プロセスを活用すると、積極的に求職活動をしていないけれども、適任だと思われる候補者が応募するきっかけを作れます。

5. 応募書類を確認する

この時点で、履歴書と志望動機が届きます。時間をかけて各応募書類に目を通し、募集要項に記載されている必要な資格を満たす応募者を特定します。この段階では、履歴書からソフトスキルを読み取ることは難しいので、ハードスキルや具体的な経験に重点を置くようにしましょう。また、確認中に起こる無意識のバイアス (偏見) に対処するために、ガイドラインを組み込むこともできます。たとえば、性別や人種によるバイアスを減らすために応募者の名前を隠したり、年齢差別を防ぐために勤続年数ではなく、関連する経験に焦点を当てたりすることができます。

応募者数が多い企業では、人事チームの採用担当者が事前にスクリーニングした履歴書をまとめ、管理職が目を通すこともあります。また、会社によっては、Greenhouse、Workday、ADP などの応募者追跡システムを使って、求人の応募書類や連絡先を保存、整理することもできます。

6. 電話面接を行う

電話面接は、応募者との最初の接触です。このステップは、ご想像の通り、電話で行われます。電話面接の目的は 2 つあります。まず、応募者が必要な資格を持っているか、組織文化や会社の価値観に合っているかを判断することです。2 つ目は、応募者に質問する時間を与えることです。応募者が、あなたのチームで働きたいかどうかを判断していることも忘れてはいけません。

採用チームが最初に電話面接を行い、応募者の適格性を評価し、その役割に本当に興味があるのかどうかを確認してから、マネージャーが選ばれた応募者と詳しい話をする場合もあります。

何から始めたらよいかわからないという方のために、電話面接の質問の例をご紹介します。

• 自己紹介をお願いします。自分はどんな人間だと思いますか？あなたの原動力は何ですか？朝食は何を食べましたか？

• この仕事を選んだ動機を聞かせてください。

• これまでの職歴を教えてください。それぞれの役割で、最も誇りに思うことは何ですか？

• 理想のチーム編成とはどのようなものですか？

• どのようなコラボレーションを好みますか？

• 成果を出すために、マネージャーやチームに何を求めますか？

• 何か質問はありますか？

7. スキルを評価する

面接でハードスキルをアピールするのは難しいことです。そのため、ライティング、データ分析、プログラミングなどのハードスキルに重きを置く役割では、スキル評価が重要になります。ソフトスキルを重視する職務 (カスタマーサービスなど) の場合は、このステップは必要ないかもしれません。

スキル評価は、自宅受験型のテスト、時間制限のあるオンライン形式のテスト、あるいは対面式のテストによって実施できます。たとえば、コピーライター候補を評価する場合はライティングのテストを、開発者候補の場合は時間制限のあるオンラインコーディングの演習を作成できます。上級職や部門を超えたコラボレーションが多い役割の場合、プレゼンテーション形式がよく使われます。この場合、応募者に自分が携わったプロジェクトについて発表してもらい、最後に関係者が質問をする時間を設けるとよいでしょう。

どのような形式であれ、スキル評価は応募者の経験やスキルを実際に確認できる効果的な方法です。

8. 面接を行う

面接には、さまざまな要素が絡んできます。しかし、前もって重要な点を押さえておけば、すべての要素を整理し、全員にとって可能な限りスムーズな面接プロセスを実現できます。

面接を計画する際に検討すべき重要な要素は、次のとおりです。

面接の形式

応募者の面接は、多くの場合、面接官と応募者一対一で行われます。しかし、同じような専門知識を持つ面接官を何人か集めてグループ面接を計画することもできます。チーム全員が参加する大規模な面接を行うこともできますが、この形式は応募者が気後れしてしまう可能性があるで、管理職を採用する場合に利用するとよいでしょう。

また、面接をオンライン形式で行うか、対面式で行うかを決める必要があります。オンライン面接の場合は、社外からアクセスしやすいビデオ会議プラットフォームを選ぶようにしましょう。

面接の長さ

これは、面接がオンラインか対面かによって異なります。調査によると、オンライン会議では 30 分でビデオ疲れが発生し、それを超えると集中力が低下するようです。逆に、対面で話しているときは、通常 45 分から 60 分は集中力を保つことができます。

面接の日程

複数の役割の人が応募者を面接するなら、対面面接の場合、同じ日に連続して日程を組むと、応募者が来社する数は一度で済みます。逆に、オンライン面接の場合は、ビデオ疲れを避けるために 2 日に分けて行った方がいいかもしれません。たとえば、同じ週に 90 分の面接を 2 回に分けて行うこともできます。面接を連続して行う場合は、応募者が立ち上がったり、ストレッチをしたり、トイレに行ったりできるように、面接の間に 5 分間の休憩を入れるようにしてください。

面接官が面接前に準備しておくべきこと

しっかりと準備をすることで、応募者の時間を大切にしていることを示せると同時に、応募者から有益な情報を引き出す機会が増えます。ここでは、面接官が面接に備え、効果的な面接を行うためにできることをご紹介します。

• まず、それぞれの面接官が、どのような能力を評価するのかを理解していることを確認します。たとえば、デザイナーがデザイン部門の応募者を面接する場合は、より技術的な質問をし、他部門の関係者は、コラボレーションに関する質問や、応募者がデザイン部門以外のチームメンバーとどのように協力するかについて尋ねる必要があります。

• 各面接官に事前に質問を考えてきてもらいましょう。こうすることで、面接官の準備が整うだけでなく、統一した質問をすることでバイアス (偏見) を減らすことができます。

• 面接官が初めて面接プロセスに参加する場合は、人事部が従業員を対象とした面接トレーニングセッションを開催しているかどうかを確認しましょう。

応募者が面接前に準備しておくべきこと

また、応募者が面接に備えられるようにすることも、同様に重要です。面接の前に、次のようなことを伝えておくとよいでしょう。

• 各面接の日時。オフィスを直接訪問する場合は到着すべき時間なども伝えましょう。

• オフィスへのアクセス方法。たとえば、ロビーで待ち合わせるのか、受付でチェックインするのか、などを明確にしましょう。オンライン面接の場合は、ビデオ会議システムへのアクセス方法を説明します。

• 面接官の名前と役職を含む、面接を担当する人の紹介。また、各面接官の専門分野をまとめると、応募者が事前に質問を準備する際に役に立ちます。

• その他の関連情報。たとえば、オフィスが特にくつろいだ雰囲気であれば、ビジネスカジュアルな服装でなくてもよいことを伝えましょう。

オンライン面接の場合、面接が始まる前に、採用担当者や IT 部門の担当者と 10 分程度の簡単なミーティングを予定しておくとよいでしょう。この間に、技術的な問題が発生した場合は、トラブルシューティングを行えます。

9. 決断を下す

選りすぐりの候補者を面接したら、次に決断を下しましょう。まず、非同期または対面でのミーティングで、面接官からフィードバックを集めます。最終的に誰を採用するかを決定するのは採用担当者ですが、各面接官から集めた意見も考慮しなければなりません。

同じような資格を持つ 2～3 人の応募者の間で迷っているなら、意思決定マトリクスを作成し、体系的に検討事項を比較して、証拠に基づいた選択をしましょう。

10. 身元調査とリファレンスチェックを実施する

このステップまでくれば、誰を採用するかは決まっているはずです。しかし、正式な内定を出す前に大切なのは、身元調査とリファレンスチェックを行うことです。ここでは、それぞれの内容について説明します。

• 身元調査は、通常、身元調査会社と協力して、応募者の職歴、学歴、犯罪歴など、履歴書などに記載された内容を確認するものです。

11. 内定を出し、交渉する

最後のステップでは、正式に内定を出します。採用担当者と連携している場合は、採用担当者が最初の内定を出し、条件交渉も担当するのが一般的です。誰がこのステップを担当するにしても、以下の点を頭に入れておきましょう。

• 条件交渉が終わったら、正式な内定通知を書面で送りましょう。口頭での内定と承諾は、正式な書面による内定通知書のような拘束力を持ちません。

• 応募者には、決断するまでの期間 (内定承諾の期限) を知らせましょう。

• 応募者が内定を承諾したら、他の応募者に不採用の連絡を入れましょう。

次のステップ: オンボーディング

おめでとうございます、新入社員が入社しました。新入社員が新しい職場で成功できるよう、オンボーディングプロセスを開始しましょう。

採用活動と同様、オンボーディングプロセスも標準化することが重要です。独自のプロセスを作成するには、当社の従業員オンボーディングテンプレートをご覧ください。また、最上のオンボーディングプロセスを生み出す方法や、リモートでのオンボーディングの一般的な課題とその解決策に関する記事もお読みください。