Asana を活用できる場面とは?

あなたの組織では、すでにファイル共有、メール、チャットのようなコラボレーションツールを使っていることでしょう。もちろんこれらのツールは有用ですが、誰が何をいつまでにやるのかを教えてはくれません。Asana で仕事を追跡するということは、関連する会話と文書を一つの場所にまとめ、真の意味で「フロー」に沿って仕事ができることを意味します。そもそも不確かな場合もある情報を、あちこち探し回る必要はもうありません。

Dropbox、Slack、Gmail、JIRA、Basecamp、その他のコラボレーションツールとの連携で Asana を活用できる場面

How to Asana を視聴する

ビデオがお好みなら、How to Asana でわかりやすくご説明します。

メール

  • メールはアクションツールとは言えません。チームの次のステップが決まらずに、必要な情報が分散しがち。受信トレイを整理する手間もあります。
  • Asana なら、完了、コメント、 タスクのステータス変更を行う度にチームに自動通知されるので、メールを書く時間が減り、その時間を仕事に費やすことができます。
  • Gmail か Outlook を使用しているなら、Asana for Gmail Add-on または Outlook app を使って、メールを Asana 上のタスクに変え、アクションと追跡を始めましょう。受信トレイから離れる必要はありません。
  • メールを x@mail.asana.com に転送すると、Asana 上のタスクに変えることができます。これで行動に移れるだけでなく、仕事の共有が可能になり、かつ責任者の割り当ても明確になります。
  • 仕事はチーム、プロジェクト、タスク毎に自動的に整理されるので、探すのが容易になります。また、高度な検索で特定の基準に基づいてあらゆるものを検索できます。

ファイル共有ツール

  • ファイル共有ツールはコラボレーションの強い味方ですが、資料が混在して探しにくくなることがあります。また、仕事自体とセットになっていないため、やはり誰が何をいつまでにやるのかが曖昧なままです。
  • Asana のタスクに直接ファイルを追加すれば、最新版がすばやく見つかり、コラボレーションが容易になります。
  • Asana は Google DriveOneDriveDropboxBox とシームレスに連携するので、既存のファイル共有ツールから添付ファイルを Asana に追加するのは簡単です。

PC またはファイル共有ツールから Asana にファイルを添付する方法

チャット

  • 緊急性のあることについてリアルタイムで会話する場合にチャットは重要ですが、集中を妨げ、検索が難しく、やるべきことの追跡は困難です。
  • Asana で 会話を利用して、チームメイトとタスクやプロジェクトについて意志疎通を図りましょう。会話の履歴は後で閲覧、検索が可能な上に、期日や担当者が明確になります。
  • あなたの組織が Slack を使っているなら、連携によって、チャットプラットフォームと Asana の間で情報のやり取りを行うことができます。

共有カレンダー

  • 仕事と別にカレンダーを作成すると、両方の更新が必要となり、一方が最新でなかったり、情報の記載がなかったり、ということが起こり得ます。二度手間は時間の無駄でもあります。
  • Asana では、タスクやプロジェクトが設定されるとカレンダーが自動的に作成されます。期日の変更はプロジェクトリストのタスク及びカレンダーの両方に反映されます。タスクはカレンダーから直接編集可能で、ドラッグしてタイムラインを更新することもできます。
  • Asana のカレンダーは、Google カレンダー、Outlook、Apple カレンダーなどの仕事用カレンダーツールと同期できます。同期すると、いつものカレンダーからクリックして Asana のタスクに移動できます。

Asana でカレンダービューを使う

個人の To-Do リストとタスク管理ツール

  • To-Do リストは進行中の仕事についてメモするには便利ですが、他のユーザーから見えるとは限らず、あなたも普通は他のユーザーのリストを確認できません。
  • Asana では、チームメイトのアバターをクリックすると、いつでもその公開タスクを見ることができます。仕事はプロジェクトの中にまとめられており、検索可能で、依存関係が設定されているので、個人のタスクが全体の目的とどのように関っているか把握できます。

エンタープライズソーシャルネットワーク

  • エンタープライズソーシャルネットワーク(ESN)では、会話のテーマは厳密に仕事やプロジェクトだけとは限りません。さまざまな会話の中で必要な情報を見つけるのは難しく、次のステップが必ずしも明確でないことがあります。
  • Asana の会話は仕事、つまりタスクやプロジェクトに直結しています。タスクのフォロワーは受信トレイ上で常に最新情報を受け取り、全員が仕事の情報を簡単に追跡できます。

チーム固有のプロジェクト管理や生産性ツール

  • 社内のすべてのチームが異なるツールを使用していると、他チームの仕事が見えないために、部門を跨いだコラボレーションが困難になります。
  • 社内の全員が Asana を使ってそのメリットを受けることで、チーム間のコラボレーションや生産性の向上につながります。使う人が増えるほど、Asana の効果が増大し、最終的には Asana で事業全体を運営する ことが可能になるでしょう。もちろん、複数のツールが混在してチームがばらばらになることもありません。

Wiki 及び参考資料

  • Wiki や参考資料を使って会社の情報を格納している場合、仕事と切り離されている上に、活用されにくく、更新も少なくなりがちです。
  • Asana はすべての公開タスクの履歴を保存するので、すべてが常に最新でアクセスが容易。そして仕事の文脈で @ メンションを使えば、仕事を参考資料と紐づけておくことができます。

メモ取りアプリ

  • テキストエディター、文書、ノート、付箋のメモはチームメイトからは見えず、後から探すのも難しいため、行動に結びつけやすいとは言えません。
  • Asana では、メモをタスクに記入するか、アイディアをプロジェクトに保存します。これでチームの全員が情報を受け取り、後で参照することもできます。
  • メモを非公開にしたい時は、自分だけが参照可能な非公開タスクを作成できます。Asana 上のその他の仕事と一緒に、メモにもすばやくアクセスできます。

日常のワークフローを他のツールから Asana に移すのは、すべての仕事を一つの場所で追跡するための大きな一歩です。チーム固有のワークフローの Asana への移行について詳しくは、続けて Asana ガイドをお読みください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。