Asana を活用できる場面とは?

あなたの組織では、すでにファイル共有、メール、チャットのようなコラボレーションツールを使っていることでしょう。もちろんこれらのツールは有用ですが、誰が何をいつまでにやるのかを教えてはくれません。Asana で仕事を追跡するということは、関連する会話と文書を一つの場所にまとめ、真の意味で「フロー」に沿って仕事ができることを意味します。そもそも不確かな場合もある情報を、あちこち探し回る必要はもうありません。

Dropbox、Slack、Gmail、JIRA、Basecamp、その他のコラボレーションツールとの連携で Asana を活用できる場面

How to Asana を視聴する

ビデオがお好みなら、How to Asana でわかりやすくご説明します。

メール

  • メールはアクションツールとは言えません。チームの次のステップが決まらずに、必要な情報が分散しがち。受信トレイを整理する手間もあります。
  • Asana なら、完了、コメント、タスクのステータス変更を行う度にチームに自動通知されるので、メールを書く時間が減り、その時間を仕事に費やすことができます。
  • Gmail か Outlook を使用しているなら、Asana for Gmail アドオンまたは Outlook アプリを使って、メールを Asana 上のタスクに変え、アクションと追跡を始めましょう。受信トレイから離れる必要はありません。
  • メールを x@mail.asana.com に転送すると、Asana 上のタスクに変換できます。これで行動に移れるだけでなく、仕事の共有が可能になり、かつ責任者の割り当ても明確になります。
  • 仕事はチーム、プロジェクト、タスク毎に自動的に整理されるので、探すのが容易になります。また、高度な検索で特定の基準に基づいてあらゆるものを検索できます。

ファイル共有ツール

  • ファイル共有ツールはコラボレーションの強い味方ですが、資料が混在して探しにくくなることがあります。また、仕事自体とセットになっていないため、やはり誰が何をいつまでにやるのかが曖昧なままです。
  • Asana のタスクに直接ファイルを追加すれば、最新版がすばやく見つかり、コラボレーションが容易になります。
  • Asana は Google ドライブOneDriveDropboxBox とシームレスに連携するので、既存のファイル共有ツールから添付ファイルを Asana に追加するのは簡単です。

PC またはファイル共有ツールから Asana にファイルを添付する方法

チャット

  • 緊急性のあることについてリアルタイムで会話する場合にチャットは重要ですが、集中を妨げ、検索が難しく、やるべきことの追跡は困難です。
  • Asana で 会話を利用して、チームメイトとタスクやプロジェクトについて意志疎通を図りましょう。会話の履歴は後で閲覧、検索が可能な上に、期日や担当者が明確になります。
  • あなたの組織が Slack を使っているなら、連携によって、チャットプラットフォームと Asana の間で情報のやり取りを行うことができます。

共有カレンダー

  • 仕事と別にカレンダーを作成すると、両方の更新が必要となり、一方が最新でなかったり、情報の記載がなかったり、ということが起こり得ます。二度手間は時間の無駄でもあります。
  • Asana では、タスクやプロジェクトが設定されるとカレンダーが自動的に作成されます。期日の変更はプロジェクトリストのタスク及びカレンダーの両方に反映されます。タスクはカレンダーから直接編集可能で、ドラッグしてタイムラインを更新することもできます。
  • Asana のカレンダーは、Google カレンダー、Outlook、Apple カレンダーなどの仕事用カレンダーツールと同期できます。同期すると、いつものカレンダーからクリックして Asana のタスクに移動できます。

Asana でカレンダービューを使う

個人の To-Do リストとタスク管理ツール

  • To-Do リストは進行中の仕事についてメモするには便利ですが、他のユーザーから見えるとは限らず、あなたも普通は他のユーザーのリストを確認できません。
  • Asana では、チームメイトのアバターをクリックすると、いつでもその公開タスクを見ることができます。仕事はプロジェクトの中にまとめられており、検索可能で、依存関係が設定されているので、個人のタスクが全体の目的とどのように関っているか把握できます。

エンタープライズソーシャルネットワーク

  • エンタープライズソーシャルネットワーク (ESN) では、会話のテーマは厳密に仕事やプロジェクトだけとは限りません。さまざまな会話の中で必要な情報を見つけるのは難しく、次のステップが必ずしも明確でないことがあります。
  • Asana の会話は仕事、つまりタスクやプロジェクトに直結しています。タスクのフォロワーは受信トレイ上で常に最新情報を受け取り、全員が仕事の情報を簡単に追跡できます。

チーム固有のプロジェクト管理や生産性ツール

  • 社内のすべてのチームが異なるツールを使用していると、他チームの仕事が見えないために、部門を跨いだコラボレーションが困難になります。
  • 社内の全員が Asana を使ってそのメリットを受けることで、チーム間のコラボレーションや生産性の向上につながります。使う人が増えるほど、Asana の効果が増大し、最終的には Asana で事業全体を運営することが可能になるでしょう。もちろん、複数のツールが混在してチームがばらばらになることもありません。

Wiki 及び参考資料

  • Wiki や参考資料を使って会社の情報を格納している場合、仕事と切り離されている上に、活用されにくく、更新も少なくなりがちです。
  • Asana はすべての公開タスクの履歴を保存するので、すべてが常に最新でアクセスが容易。そして仕事の文脈で @メンションを使えば、仕事を参考資料と紐づけておくことができます。

メモ取りアプリ

  • テキストエディター、文書、ノート、付箋のメモはチームメイトからは見えず、後から探すのも難しいため、行動に結びつけやすいとは言えません。
  • Asana では、メモをタスクに記入するか、アイディアをプロジェクトに保存します。これでチームの全員が情報を受け取り、後で参照することもできます。
  • メモを非公開にしたいときは、自分だけが参照可能な非公開タスクを作成できます。Asana 上のその他の仕事と一緒に、メモにもすばやくアクセスできます。

日常のワークフローを他のツールから Asana に移すのは、すべての仕事を一つの場所で追跡するための大きな一歩です。チーム固有のワークフローの Asana への移行について詳しくは、続けて Asana ガイドをお読みください。

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