Asana が活躍する場所とは?

あなたの組織は既にファイル共有、メール、チャットのようなコラボレーションツールを使っているかもしれません。これらのツールがいかに有用であっても、誰が何をいつまでにやるのかを教えてはくれません。Asana で仕事を追跡するということは、関連する会話と資料を一箇所にまとめ、真の意味で「フロー」に沿って仕事ができるということです。あちこちに散らばった情報を探して歩き、どこから手をつければ良いやらわからないということは、もうありません。

Dropbox、Slack、Gmail、JIRA、Basecamp その他のコラボレーションツールとの組合せで Asana が活躍する場所

How to Asana を参考にする

ビデオがよろしいですか? How to Asana で詳しく説明します。

メール

  • メールは実践的なツールとは言えません。チームの次のステップを特定してはくれず、必要な情報をあちこちにばら撒いてしまいます。受信トレイを整理する面倒については言わずもがなです。
  • Asana なら、完了、コメント、 タスクのステータス変更を行う度にチームに自動通知されるので、メールを書く時間が減り、その時間を仕事に費やすことができます。
  • Gmail か Outlook をお使いなら、 Asana for Gmail Add-on または Outlook app を使って、メールを Asana 上の実践的で追跡可能なタスクに変えてみて下さい。受信トレイはそのまま使えます。
  • メールを x@mail.asana.com に転送すると、Asana 上のタスクに変えることが出来ます。これで仕事は実践的に、共有可能になり、明快且つ合理的な割当てが出来るようになります。
  • 仕事はチーム毎、プロジェクト毎、タスク毎に自動的に整理されるので、仕事を見つけるのが容易になります。また、何を検索する場合でも 高度な検索 の具体的な基準を使うことができます。

ファイル共有ツール

  • ファイル共有ツールはコラボレーションの強い味方ですが、資料が整理されず探しにくくなることがあります。また、資料は仕事と一体ではないので、誰が何をいつまでにやるのか知らせてくれることはありません。
  • Asana のタスクに直接 ファイルを追加 すれば、最新版が素早く見つかりコラボレーションが容易になります。
  • Asanaは Google DriveOneDriveDropboxBox とシームレスに 連携 するので、既存のファイル共有ツールから添付ファイルを Asana に追加するのは簡単です。

PCまたはファイル共有ツールからAsanaにファイルを添付する方法

チャット

  • 緊急性のあることについてリアルタイムで会話する場合、チャットは重要ですが、集中を中断し、検索が難しく、やるべきことの追跡は困難です。
  • Asana で 会話を利用 して、チームメイトとタスクやプロジェクトについて意志疎通を図りましょう。会話の履歴は後で閲覧、検索が可能なので、期日や担当者が明確になります。
  • あなたの組織が Slack を使っていたら、連携を行うことで、これらチャットプラットフォームと Asana の間で情報のやり取りを行うことが出来ます。

共有カレンダー

  • カレンダーは仕事と別に作成されるので、変更が生じると両方を更新しなければならなくなり、いずれかが最新でない、または抜けてしまうということが起り得ます。二度手間は時間の無駄になります。
  • Asana では、タスクやプロジェクトが設定されると カレンダー は自動的に作成されます。期日の変更はプロジェクトリストのタスク自体及びカレンダーの両方に反映されます。タスクもカレンダーから直接編集可能で、更新済みのタイムラインに紐づきます。
  • Asana の全てのカレンダーは、Google カレンダー、Outlook カレンダー、Apple カレンダーを含むその他お使いのカレンダーツールと 同期 出来ます。同期後、お使いのカレンダーから Asana のタスクを直接クリック出来るようになります。

 Asana でカレンダービューを使う

個々の To-Do リストとタスク管理ツール

  • To-Do リストは仕掛り中の仕事を書き留めるには便利ですが、これはいつも他の人から見えるとは限らず、あなたからも他の人のリストが見えるとは限りません。
  • Asana では、チームメイトのアバターをクリックすると、いつでもその公開 タスク を見ることができます。仕事はプロジェクトの下にまとめられており、検索、接続が可能なので、各個人のタスクが全体の目的とどのように関っているか見ることが出来ます。

エンタープライズソーシャルネットワーク

  • エンタープライズソーシャルネットワーク(ESN)では、会話は常に厳密に仕事やプロジェクトに収斂されているわけではありません。会話が入り乱れているため、必要な情報を見つけるのは難しく、次のステップは必ずしも明確ではありません。
  • Asana では、会話は仕事に即して行われ、タスクとプロジェクトに直結しています。タスクのフォロワーは 受信トレイ 上で常に最新情報を受取るので、全員を仕事の軌道に乗せるのは簡単です。

チーム固有のプロジェクト管理や生産性ツール

  • 社内の全てのチームが異なるツールを使用していると、部門を跨いだコラボレーションが困難になります。他チームの仕事が見えないからです。
  • 社内の全ての人 が Asana を使ってその恩恵を受けることが出来、チームを越えた更なる協業と生産性の向上を実現します。Asana を使う人が増えるほど、効率が高まります。Asana で時間に関係なく ビジネス全体を回す ことが出来、ツールとそれを使うチームの間で断片化が起ることがなくなります。

Wiki 及び参照資料

  • Wiki や資料を会社情報の格納に使っている場合、往々にして活用は不充分で更新も間遠です。また仕事とは切り離して保存されています。
  • Asana は全ての公開タスクの履歴を保存するので、全てが常に最新でアクセスが容易です。そして仕事と整合が取れています。@mentioning を使って仕事を参考資料と紐づけておくことができます。

メモ取りアプリ

  • テキストエディター、資料、ノート、付箋上のメモはチームメイトからは見えず、後から探すのも面倒で実用的とは言えません。
  • Aasana では、メモをタスクにつけるか [アイディアをプロジェクトに保存] (/guide/examples/company/brainstorms) します。これでチームの全員が情報を受取り、後で参照することもできます。
  • メモを非公開にしたい時は、自分だけが参照可能な非公開タスクを随時作成できます。ここからAsana上のその他の仕事にも素早くアクセスできます。

日々のワークフローを他のツールから Asana に移すのは、全てを一括追跡するための大きな一歩です。チーム固有のワークフローの Asana への移行について、これから詳しくお話します。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。