Modello di programma del progetto

I progetti complessi di grandi dimensioni hanno bisogno di una struttura affinché vengano completati nei tempi previsti. Dopo aver suddiviso il progetto in passaggi più piccoli, dovrai definire il chi, il cosa e il quando di ogni attività da svolgere. È a questo punto che servono i programmi di progetto. Questi aiutano a non perdere di vista il progetto, grazie al fatto che collocano tutte le attività in un solo posto.

Cos'è un programma del progetto?

I programmi di progetto ti mostrano in maniera ordinata i traguardi, le attività e i risultati finali di un progetto su una cronologia. Dall'inizio alla fine, ti consentono di ottimizzare lo svolgimento dell'interno progetto in un unico spazio.

I programmi di progetto sono un elemento chiave del project management. In base alla roadmap e al ciclo di vita del tuo progetto, i programmi organizzano il lavoro in una sequenza traducibile in azioni.

Perché usare un modello di programma del progetto?

Durante le fasi di pianificazione tutto sembra possibile. Stai affrontando un nuovo lavoro e sei entusiasta di iniziare. Ma se ti getti a capofitto nel progetto senza un programma chiaro, puoi perdere rapidamente di vista il quadro generale: perché hai iniziato e cosa speri di ottenere. Se dedichi del tempo in anticipo alla creazione di un modello di programma del progetto, avrai un punto di riferimento che ti guiderà in ogni fase del processo. 

Esistono vari modi per gestire un modello di programma del progetto, ma usare uno strumento di project management ti aiuterà a sfruttarlo al meglio. Potrai salvare il tuo programma preferito sotto forma di modello e riutilizzarlo per ogni nuovo progetto. Inoltre, l'uso di uno strumento ti consente di:

• progettare il tuo programma all'interno di una cronologia visiva in cui puoi individuare in un attimo i collegamenti tra le cose da fare, i membri del team e le scadenze

• aggiungere le dipendenze, consentendo il completamento del lavoro nell'ordine corretto

• festeggiare e riconoscere le vittorie con i traguardi del progetto

• collegare tutte le informazioni del progetto, dalla lista delle attività ai resoconti, in un unico posto

• condividere il programma del progetto con team diversi per consentire la collaborazione e il supporto tra di essi

• automatizzare i flussi di lavoro all'interno del programma in modo da poterli impostare e poi non doverci pensare più

• spostare le scadenze quando cambiano le priorità

• fornire una panoramica dello stato del progetto a tutti gli stakeholder

Tipi di programma del progetto

In teoria, puoi creare un programma del progetto ovunque: su documenti di lavoro, carta straccia, software integrato. Prima dell'avvento dei software di project management, le aziende usavano calendari di carta e pesanti raccoglitori per monitorare i progetti. Adesso possiamo contare sull'utilizzo di strumenti digitali che monitorano automaticamente e si adattano a noi insieme al progetto, cosa che riduce le attività superflue e aumenta la produttività.

Ecco tre modi comuni per organizzare i programmi di progetto e i vantaggi e gli svantaggi di ciascuno.

1. Documenti digitali 

Sta diventando sempre meno comune utilizzare i documenti per i modelli digitali di programma del progetto, ma sono ancora i più accessibili.

Vantaggi. Di solito sono gratuiti, facili da creare e accessibili a tutti.

Svantaggi. I progetti possono cambiare per un capriccio, ma i documenti non cambieranno con essi. È quasi impossibile trasformarli in programmi aggiornati in tempo reale. A causa di ciò, richiedono molto tempo per la manutenzione e molti aggiornamenti manuali. Ciò aumenta il rischio di un errore umano, facendo sì che le attività vengano trascurate o le scadenze dimenticate. Inoltre, le persone devono ricordarsi di usarli come riferimento, poiché non esistono promemoria né strumenti per avvisare gli stakeholder di eventuali cambiamenti.

2. Fogli di calcolo 

È facile trasformare i fogli di calcolo in programmi di progetto, ma questo di solito è anche l'unico vantaggio.

Vantaggi. Il design a griglia dei fogli di calcolo si presta naturalmente a essere utilizzato per realizzare dei programmi. Puoi anche inserire regole e formule per automatizzare una parte del lavoro. Inoltre, sono accessibili alla maggior parte delle organizzazioni e il più delle volte gratuiti.

Svantaggi. I fogli di calcolo sono progettati per l'uso con regole e formule, ma tu devi conoscerli bene affinché ciò li renda efficienti. Chiunque può creare un foglio di calcolo, ma solo un gruppo selezionato di persone è abbastanza esperto da usarli bene. Altrimenti, non sono altro che il layout a griglia di un documento, con limitate capacità di automazione, regolazione e comunicazione col team.

3. Cronologie digitali 

Conosciuti anche come diagrammi di Gantt, questi programmi di progetto visivi mostrano le attività disposte lungo una cronologia.

Vantaggi. I modelli dei diagrammi di Gantt sono il modo ideale di creare un programma del progetto personalizzato. Sono progettati in maniera visiva e includono tutti i dettagli necessari. In questo modo puoi vedere tutto in una volta. Ciò risulta particolarmente utile per visualizzare il percorso critico o la sequenza minima di attività che devono essere completate per la buona riuscita del progetto. Forniscono agli stakeholder una panoramica istantanea dello stato del progetto e sono facili da modificare. Puoi apportare modifiche alle attività, ai membri del team o alle scadenze in pochi clic. Se aggiungi dipendenze e regole, puoi automatizzare l'intero flusso di lavoro del progetto dall'inizio alla fine.

Svantaggi. È spesso necessario uno specifico software di project management per creare facilmente delle cronologie digitali modificabili.

Crea il tuo programma personalizzato

Tutte le cronologie di progetto includeranno le stesse funzionalità di base: scadenze e attività. Dopodiché sta a te personalizzarle. Ciò dipenderà da come usi il modello di programma del progetto. Per esempio, se stai coordinando un lavoro di collaborazione incrociata, avrai bisogno di aggiungere le dipendenze del progetto che gestiscono il flusso di lavoro.

Funzionalità integrate

• Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai avere facilmente una visione d'insieme degli elementi del tuo piano. E inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze dell'attività. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

App consigliate

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

• Outlook. Mano a mano che ricevi email con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o una richiesta di risorse di progettazione di un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team e impostare una data di scadenza. Poi puoi aggiungerla a un progetto, in modo da collegarla ad altre attività attinenti.

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

Per iniziare a creare la cronologia del tuo progetto usa le seguenti buone pratiche.

• Usa un sistema che facilita la modifica delle scadenze. Con uno strumento di project management puoi modificare più scadenze in una sola volta e avvertire i principali stakeholder in tempo reale. 

• Usa le dipendenze del progetto per ridurre il rischio di perdere del lavoro. Ciò risulta particolarmente utile in situazioni in cui hai bisogno che un elemento venga completato per poter eseguire l'attività successiva. Per esempio, la necessità di ottenere l'approvazione del reparto legale prima di mettere online un sito web.

• Assegna le attività e delega il lavoro in modo tale che tutti gli stakeholder siano responsabili di un progetto.

• Aggiungi i traguardi del progetto per monitorare e festeggiare ogni successo.

• Definisci l'ambito di lavoro con risultati finali chiari e con una data d'inizio attesa e una data di fine stimata per ciascuna cosa da fare. 

Domande frequenti