La guida del manager per combattere il burnout

Nota dell’editor: questo articolo è stato pubblicato originariamente su Quartz.

Lo stress estremo è ormai un aspetto fin troppo comune del lavoro. L'anno scorso, il 71% dei lavoratori ha subito gli effetti del burnout almeno una volta. Inoltre, il numero di lavoratori che ha valutato la propria salute mentale come scarsa o molto scarsa è aumentato dal 5% al 18%, mentre il 42% ha valutato il proprio livello di stress come alto o molto alto. Questo livello elevato di stress e pressione è un chiaro segno dei tempi che corrono.

Nella stessa indagine, che fa parte dell'Indice dell'anatomia del lavoro 2021 di Asana, quasi la metà degli intervistati ha indicato l'avere troppo lavoro come una delle cause principali del burnout. In altre parole, la causa è da ricercare all'interno dell'ufficio (o di Zoom). Se a questo si aggiungono gli eventi del 2020 (una pandemia globale, elezioni cruciali negli Stati Uniti e una presa di coscienza a livello mondiale del razzismo sistemico e dell’anti-neritudine), è un miracolo che qualcuno riesca ancora a presentarsi al lavoro.

Il sovraccarico di lavoro non colpisce solo i singoli dipendenti; con l'aumento dell'esaurimento, il coinvolgimento diminuisce e intere aziende ne risentono. Tuttavia, ci sono molti cambiamenti che i manager possono apportare per contribuire a ridurre il burnout e lo stress, aumentare la chiarezza e la concentrazione dei dipendenti e mantenere le aziende resilienti.

1. Dare la parola ai dipendenti

I manager devono essere comunicatori proattivi e creare un dialogo aperto in cui tutte le parti si sentano a proprio agio nel parlare delle proprie esperienze. Gli spazi dedicati al feedback, come le riunioni individuali e le sessioni di domande e risposte, offrono ai dipendenti l'opportunità di condividere informazioni preziose con i dirigenti, i quali possono poi utilizzare questi approfondimenti per plasmare la cultura aziendale e tenere sotto controllo il burnout.

Una comunicazione fluida consente flessibilità anche in altre aree. Mostra apertura verso stili e pratiche di lavoro diversi, come il metodo pomodoro o i focus sprint. Promuovi e accogli queste pratiche e tieni conto dell'equilibrio tra lavoro e vita privata, soprattutto se la tua azienda lavora da casa. Incoraggia i dipendenti a definire e comunicare i propri limiti, rispettali e assicurati che gli altri facciano lo stesso.

2. Spiegare tutto

La flessibilità funziona solo quando c'è chiarezza. Attualmente, ogni settimana non viene rispettato il 26% delle Scadenze, in gran parte a causa di aspettative non realistiche o di processi poco chiari. Per evitare queste insidie, i manager devono dedicare il tempo necessario a definire in anticipo istruzioni o linee guida specifiche per i progetti. Dovrebbero inoltre essere pronti ad assegnare determinati compiti ai dipendenti e a risolvere eventuali problemi. In questo modo, i team potranno partire in quarta e mantenere una produttività effettiva, oltre a evitare che il lavoro venga trascurato.

Se il lavoro sfugge di mano (cosa che capita a tutti), sta ai manager intervenire o, quantomeno, segnalarlo. Per farlo, i manager devono seguire da vicino i progetti senza cadere nella trappola del micromanaging. Si tratta di un equilibrio delicato, ma risorse come le piattaforme di gestione del lavoro e un dialogo aperto consentono ai manager di monitorare il carico di lavoro del proprio team e di intervenire, fornire approfondimenti o coordinare le attività quando necessario.

3. Promuovere l'autonomia

I leader devono dare ai dipendenti la possibilità di decidere come svolgere il proprio lavoro. Sebbene la coesione a livello di team sia ancora fondamentale, concedere autonomia ai dipendenti è un approccio positivo che affronta le cause profonde del burnout e fa parte del più ampio modello Domanda-Controllo-Supporto, che i manager possono utilizzare a livello individuale, di team e aziendale.

I principi fondamentali di questo modello riducono le richieste nei confronti delle persone, offrono loro un maggiore controllo sulle proprie attività e aumentano il supporto che consente loro di portare a termine il lavoro. Ridurre le richieste potrebbe significare ridimensionare l'ambito di alcuni ruoli che sono arrivati a comprendere troppe responsabilità. Aumentare il controllo potrebbe significare consentire orari di lavoro flessibili o giorni interamente liberi. Aumentare il supporto non significa semplicemente togliere un'attività dalle responsabilità di qualcuno: i tuoi dipendenti hanno bisogno di aiuto per pagare l'assistenza all'infanzia? Di uno spazio per sfogare le proprie frustrazioni? Uno o più di questi elementi (richieste, supporto o controllo) possono essere implementati e adattati per rispondere al meglio al contesto della tua azienda.

Un altro metodo fondamentale per fornire supporto è ripensare al riposo. L'operatore della conoscenza medio dorme meno di sette ore a notte, poi si sveglia e ripete tutto da capo il giorno successivo. Spetta ai leader definire le aspettative e dare l'esempio dando priorità ai periodi di inattività in cui i dipendenti possono staccare la spina. Incoraggia periodi di disconnessione totale, imponi un minimo di ferie e consenti ai dipendenti di disconnettersi quando il loro lavoro è finito.

4. Ridurre al minimo le distrazioni

Hai mai avuto difficoltà a portare a termine il lavoro perché ti distrae… il lavoro? L’Indice dell’anatomia del lavoro rivela che il “lavoro superfluo” (comunicazioni sulle attività, ricerca di informazioni, passaggio da un’app all’altra, gestione del cambio delle priorità e monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti) occupa il 60% della giornata di un dipendente. I dipendenti dedicano meno della metà della loro giornata al lavoro qualificato e strategico per cui sono stati assunti. Come siamo arrivati a questo punto?

Pensa a quante app e piattaforme usi per lavoro durante la giornata: email, messaggistica istantanea, fogli di calcolo, calendari. Navigare tra queste piattaforme, oltre a monitorare le informazioni che vengono archiviate e condivise, può sembrare una corsa senza fine in una ruota per criceti. Strumenti completi, intuitivi e agili come Asana ti consentono di semplificare i processi di gestione del lavoro del tuo team, eliminando una parte significativa del lavoro improduttivo.

Inoltre, questo aiuterà sia i manager che i dipendenti a sfatare una volta per tutte il mito del multitasking. Nell'epoca attuale, in cui si idealizza la frenesia, ciò che tradizionalmente viene celebrato come multitasking in realtà non è altro che un inefficiente passaggio da un'attività all'altra, un processo aggravato dal fatto di avere tutte le app aperte contemporaneamente. Spesso, il multitasking porta a duplicazioni del lavoro, Scadenze mancate e frustrazione. Invece, i manager possono stabilire un periodo di tempo dedicato al lavoro senza interruzioni e programmare le riunioni e le comunicazioni al di fuori di questo intervallo di tempo protetto.

5. Affrontare la sindrome dell'impostore

Quasi due terzi delle persone intervistate hanno sofferto di sindrome dell'impostore, una forma di insicurezza cronica che può far sentire i lavoratori inadeguati, indipendentemente dai loro risultati o dalle loro capacità. Se i tuoi dipendenti non sentono di poter contribuire in modo positivo al successo della tua azienda, oltre che al loro, alla fine smetteranno di provarci.

La lotta contro la sindrome dell'impostore inizia nel momento in cui un dipendente entra a far parte della tua azienda e dovrebbe far parte della strategia di ogni manager, soprattutto nel contesto del COVID-19: quasi l'80% dei nuovi dipendenti che ha iniziato a lavorare durante la pandemia ha manifestato la sindrome dell'impostore, rispetto al 57% di quelli che hanno iniziato a lavorare prima del 2020. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che il lavoro da remoto ha ridotto significativamente le opportunità di riunirsi, celebrare i successi e rafforzare lo spirito di squadra tra i colleghi. È responsabilità collettiva dell'azienda, delle Risorse umane, dei team e, soprattutto, dei responsabili far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti sin dal primo giorno. Integrare i nuovi assunti nel team e creare uno spazio in cui si sentano sicuri e a proprio agio nell'esprimere le loro idee, nel raccontare chi sono e nell'affrontare le sfide li motiva a dare il meglio.

Anche i dipendenti che lavorano in un'azienda da un po' di tempo possono soffrire di sindrome dell'impostore, in particolare i genitori con figli a casa (67%); pertanto, questi impegni devono essere profusi costantemente. Ricorda ai dipendenti il loro valore e le loro capacità celebrando i loro successi, sia pubblicamente che in privato. Non deve trattarsi per forza di celebrazioni in senso letterale (dopotutto, stiamo ancora rispettando il distanziamento sociale), ma riconoscere i successi dei dipendenti, sia a loro che agli altri, infonde non solo a quel dipendente ma anche agli altri membri del team il coraggio e la fiducia necessari per continuare a progredire.

Per ulteriori analisi sulla gestione del lavoro e piani d'azione, consulta l'Indice completo dell'Anatomia del lavoro 2021.