Bagan proyek

Gol, anggaran, milestone, rencana komunikasi—memulai proyek baru bisa terasa melelahkan, bahkan bagi manajer proyek yang paling berpengalaman sekalipun. 

Untungnya, Anda tidak perlu selalu memulai dari nol. Templat bagan proyek memberi Anda cetak biru untuk digunakan setiap kali memulai upaya baru, jadi Anda tidak perlu khawatir melewatkan langkah dan membahayakan pekerjaan Anda.  

Apa itu bagan proyek?

Bagan proyek adalah representasi visual dari rencana proyek Anda. Ini menguraikan semua yang perlu Anda capai di satu tempat dan menggambarkan kesesuaian setiap hasil akhir dengan linimasa proyek Anda secara keseluruhan. Juga disebut Bagan Gantt, bagan proyek biasanya diformat sebagai grafik batang horizontal. 

Bagan proyek menggunakan bilah tugas untuk memetakan tanggal mulai dan batas waktu setiap hasil akhir proyek, sementara garis penghubung membantu memvisualisasikan dependensi tugas. Bagan ini juga dapat mencakup milestone proyek utama, serta anggota tim yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. 

Apa itu templat bagan proyek?

Templat bagan proyek (atau templat Bagan Gantt) adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang memungkinkan Anda menyiapkan bagan proyek dengan cepat untuk inisiatif baru. Ini menyediakan cetak biru untuk semua langkah yang Anda butuhkan untuk merencanakan, melaksanakan, dan menyerahkan proyek Anda dengan sukses. Artinya, Anda tidak perlu memulai dari awal atau khawatir melewatkan langkah-langkah penting saat memulai proyek baru. Templat Anda menyediakan peta, jadi Anda hanya perlu memasukkan detail spesifik untuk inisiatif Anda saat ini. 

Manfaat templat bagan proyek digital

Sebagai manajer proyek, Anda membutuhkan lebih dari sekadar spreadsheet Excel statis untuk melacak hasil akhir proyek. Anda memerlukan dokumen yang hidup dan bernapas yang diperbarui secara dinamis saat tim menyelesaikan tugas—jadi semua orang dapat melihat progres pekerjaan dari waktu ke waktu. 

Membuat templat bagan proyek digital berarti Anda dapat menghemat waktu untuk memperbarui dokumentasi dan memiliki lebih banyak waktu untuk bekerja guna mencapai gol proyek. Dan berkat perangkat lunak manajemen proyek, Anda tidak perlu membuat rencana dan bagan proyek terpisah. Sebaliknya, keduanya adalah dokumen yang sama yang divisualisasikan dengan cara berbeda.

Saat membuat templat bagan proyek di Alat manajemen proyek dan bukan di dokumen statis, Anda dapat: 

• Memvisualisasikan rencana proyek dan menyimpan informasi proyek di satu tempat.

• Mengatur ulang bagan serta memperbarui tenggat dan status jika prioritas berubah. 

• Melihat progres proyek secara real time. 

• Membagikan jadwal proyek, status, dan hasil akhir kepada pemangku kepentingan dengan mudah.

• Menghindari pekerjaan duplikat karena bagan proyek dapat berfungsi ganda sebagai rencana proyek. 

• Berkolaborasi pada hasil akhir proyek di tempat yang sama dengan tempat Anda melacaknya. 

• Memastikan Anda tidak melewatkan langkah-langkah proyek utama. 

• Melampirkan dokumen, gambar, atau spreadsheet yang relevan. 

Hal yang harus dicantumkan dalam templat bagan proyek

Templat bagan proyek yang efektif mudah dinavigasi oleh pemangku kepentingan dan memberikan banyak detail kontekstual. Idealnya, templat bagan proyek Anda harus memiliki fungsi yang memungkinkan pemangku kepentingan mengeklik setiap tugas dan mengakses informasi yang lebih mendetail jika perlu. Dengan begitu, bagan Anda bukan sekadar cara memvisualisasikan tugas—ini juga merupakan sumber kebenaran tunggal tempat semua orang dapat mengakses informasi proyek utama.

Berikut cara membuat templat bagan proyek:   

• Bagilah templat bagan proyek Anda menjadi beberapa bagian untuk setiap fase proyek— inisiasi proyek, perencanaan, pelaksanaan, kinerja, dan penutupan proyek. Ini memberi pemangku kepentingan tampilan sekilas tentang tahap proyek Anda. Selain itu, ini membantu tim memahami berbagai fase proyek dan memastikan mereka mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap fase. 

• Isi terlebih dahulu tugas standar yang ingin Anda sertakan untuk setiap proyek, tetapi sisakan ruang untuk hasil akhir tambahan. Templat bagan proyek Anda harus menguraikan langkah-langkah utama yang harus diambil setiap proyek—seperti membuat Brief Proyek dan menentukan gol proyek. Dengan begitu, templat Anda menyediakan peta jalan yang harus diikuti untuk setiap proyek baru. Karena setiap upaya sedikit berbeda, anggota tim dapat menambahkan hasil akhir tambahan sesuai kebutuhan saat menggunakan templat. 

• Petakan dependensi antar-tugas. Dependensi adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas lain. Membuat dependensi ke dalam templat membantu Anda menjadwalkan tugas dalam urutan yang benar—jadi Anda dapat menghindari kemacetan dan memastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk memulai setiap tugas. 

• Buat milestone untuk momen penting seperti rapat perdana proyek atau hari peluncuran produk. Milestone memberi tim Anda checkpoint untuk dicapai melalui proses manajemen proyek, jadi Anda tahu kapan fase selesai atau kapan fase atau aktivitas baru diluncurkan. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua Tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dalam rencana Anda. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal.

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan.

• Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Hubspot. Buat Tugas Asana secara otomatis menggunakan HubSpot Workflows. Dengan HubSpot Workflows, Anda dapat menggunakan semua data pelanggan di HubSpot CRM untuk membuat proses otomatis. Integrasi ini memungkinkan Anda untuk menyerahkan pekerjaan antar-Tim dengan lancar, misalnya, saat penutupan kesepakatan atau tiket di HubSpot.

• Lucidchart. Integrasi Lucidchart + Asana menyematkan diagram, diagram alir, peta proses, dan wireframe dengan lancar ke dalam proyek Asana Anda. Konteks proyek penting ada di tempat yang Anda butuhkan: Di Asana. Tim dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang tepat saat bekerja tanpa bergonta-gonti aplikasi yang berbeda.

Pertanyaan Umum