Modèle de plan de projet de construction

Les projets de construction sont extrêmement complexes et exigeants, et il y a de nombreux éléments à prendre en compte : approvisionnement en matériaux, établissement d’un calendrier, construction et exécution du projet. Pour autant, il faut veiller à ne pas se laisser dépasser. Avec un modèle de plan de projet de construction, vous pouvez rationaliser votre processus de construction et garder chaque livrable sous contrôle.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de projet de construction ?

Un modèle de plan de projet de construction est un guide réutilisable qui décrit chaque étape de votre processus de construction. Il sert de feuille de route à votre équipe et vous évite d’avoir à reprendre le processus de planification depuis le début à chaque nouvelle initiative. Et comme vous avez tout à portée de main dans votre modèle, vous pouvez facilement planifier le calendrier de votre projet et vous assurer que votre équipe ne manque aucune étape critique du processus de construction.

Quels sont les avantages d’un modèle numérique de plan de projet de construction ?

Les logiciels de gestion de projet ne sont pas réservés aux tâches administratives, ils facilitent aussi la planification et la coordination du travail des équipes. Et dans un domaine aussi complexe que la construction, il est utile de disposer d’un outil flexible qui vous permet de vous adapter lorsque les échéances, les ressources ou les priorités changent. En créant votre modèle dans un outil numérique, vous éviterez de travailler avec des modèles Microsoft Excel ou des documents papier, qui peuvent rapidement devenir obsolètes. Avec un modèle numérique, vous pourrez déplacer et attribuer des tâches où que vous soyez, et collaborer avec les membres de votre équipe en temps réel.

Avantages d’un modèle numérique de plan de projet de construction :

• Consulter toutes les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet au même endroit.

• Obtenir des informations en temps réel sur le statut et l’échéance de chaque tâche.

• Fixer et ajuster les échéances pour estimer avec précision le calendrier de votre projet de construction.

• Répertorier les tâches dans une liste de tâches numérique ou passer facilement à un format plus visuel (par ex. : chronologie avec diagramme de Gantt ou tableau Kanban) sans effort.

• Attribuer et déléguer des tâches aux autres membres d’équipe.

• Communiquer et coordonner avec les parties prenantes et les membres de l’équipe projet au même endroit.

• Joindre les fichiers pertinents aux tâches (plans, spécifications ou documents de tarification).

• Accéder et mettre à jour son plan de projet directement sur les chantiers grâce à l’application mobile Asana.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan de projet de construction

Un modèle de plan de projet de construction répertorie les livrables de votre projet au même endroit : vous pourrez y consulter l’échéance, le responsable et le statut de chaque tâche. Avec ce type de modèle, il peut être utile de créer une section différente pour chaque phase du processus de gestion de projet de construction, puis d’ajouter toutes les tâches que vous devez accomplir pour chaque étape. Voici les six phases que l’on retrouve dans la plupart des projets de construction :

1. Le démarrage : travaillez aux côtés du client pour identifier les besoins de ce dernier et déterminer comment vous allez y répondre.

2. La préparation : constituez votre équipe et finalisez les détails du plan comme le budget du projet, la feuille de route et le plan de communication.

3. L’exécution du projet : passez à l’action avec votre équipe et les sous-traitants.

4. La mise en service : effectuez une dernière vérification et présentez le bâtiment terminé à votre client.

5. La prise de possession des lieux et la période de garantie : le client s’installe dans le bâtiment. Vous pouvez encore être tenu d’assumer certaines responsabilités, tout dépend des termes de votre contrat.

6. La clôture du projet : organisez une réunion post-mortem et réglez officiellement les derniers détails.

Une fois que vous avez créé vos sections, ajoutez des colonnes pour suivre le statut de chaque livrable et vérifier s’il est « non commencé », « en cours » ou « terminé ». Vous pouvez également créer des jalons pour identifier les points clés du processus de construction, comme l’achèvement des fondations ou de l’extérieur d’un bâtiment.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Version mobile : Asana est disponible sur iOS et Android. Vos tâches sont donc à portée de main, même en déplacement. Consultez les nouvelles notifications de votre boîte de réception, envoyez des messages et accédez aux tâches pour rester au courant des dernières mises à jour de vos projets.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

Autres types de modèles de gestion de projet de construction et conseils pour apprendre à les créer

À l’instar de toute initiative, les projets de construction s’articulent autour de différents éléments, comme le budget, le calendrier ou les livrables. Voici d’autres modèles que vous pouvez créer pour organiser chacun de ces éléments clés :

Modèle de calendrier de construction

Un modèle de calendrier de construction s’apparente à votre plan de projet et consiste en une liste de vos livrables et de leur échéance respective. Vous pouvez inclure votre calendrier dans votre plan de projet, mais créer un modèle de calendrier de construction distinct peut s’avérer utile si vous devez préciser les dates de début et de fin des tâches. Par exemple, votre calendrier peut indiquer qu’un plombier doit installer l’équipement de salle de bains entre 9 h et 12 h, avant qu’un électricien puisse procéder au câblage dans l’après-midi.

Lorsque vous créez votre modèle de calendrier de projet, veillez à ajouter une plage de dates et une heure limite à chaque tâche pour préciser exactement quand le travail doit être effectué. Pour garder le cap, vous pouvez également indiquer les dépendances, c’est-à-dire les tâches qui doivent être terminées avant de pouvoir en commencer d’autres.

Modèle de budget de construction

Un modèle de budget de construction (également appelé modèle de budget prévisionnel) vous aide à planifier et à suivre le montant de vos dépenses au cours d’un projet. L’organisation de votre budget vous permet d’estimer avec précision les coûts pour les clients, d’éviter les dépassements de budget et d’améliorer la gestion de vos ressources.

Pour créer un modèle de budget de construction, divisez tous les livrables de votre projet en sous-dépendances, puis estimez le coût de chaque poste. Par exemple, si l’un des livrables consiste à repeindre l’intérieur d’une maison, les sous-dépendances peuvent inclure l’achat de peinture, la pose de protections de sol et l’application de ruban de masquage sur les plinthes. Si vous êtes quelqu’un de visuel, pensez à créer un organigramme des tâches. Il s’agit d’un outil qui divise les tâches sur plusieurs niveaux. Votre objectif principal apparaît en haut, avec en dessous les livrables et sous-dépendances.

Pour optimiser l’organisation, ajoutez des colonnes pour suivre le coût et l’échéance de chaque poste budgétaire, et vérifiez que le client a donné son approbation.

Modèle de liste de contrôle de construction

Un modèle de liste de contrôle de construction répertorie toutes les tâches à accomplir avant l’achèvement de votre projet de construction. Pour faire court, il s’agit d’une liste de contrôle que votre équipe peut utiliser lors de sa vérification finale afin de s’assurer que votre projet, une fois terminé, répond aux exigences. Pour élaborer un modèle de liste de contrôle de construction, créez des colonnes distinctes :

• Numéro de la tâche : il facilite la communication entre les membres de l’équipe, qui identifient facilement la tâche concernée.

• Nom de l’élément ou de la tâche.

• Description générale de la tâche.

• Responsable de la tâche.

• Dates de début et de fin de la tâche afin de déterminer quand elle doit être terminée.

• Statut de la tâche.

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