Pourquoi recruter un freelance ? Avantages et conseils

Vous demandez-vous pourquoi faire appel à un travailleur freelance pour gérer vos projets ? C’est une question à laquelle ont répondu de nombreuses entreprises, en incluant régulièrement dans leurs équipes ces travailleurs indépendants. 

Les freelances occupent différents secteurs, allant du journalisme au développement informatique, en passant par le marketing et bien d’autres encore. Aux USA, on estime qu’il y aura en 2027 plus de 86 millions de freelancer, ce qui représentera plus de 50 % des travailleurs actifs. La situation est la même dans d’autres parties du monde, et même si l’Europe est encore un peu à la traîne concernant ces nouvelles méthodes de travail, de plus en plus d’entreprises confient leurs projets à des travailleurs freelance. 

Les entreprises évoluant dans l’IT, le marketing ou la communication ont tout intérêt à recruter des freelances pour développer leurs projets. Lisez notre article pour découvrir les avantages à travailler avec ces profils et suivez nos conseils pour réussir l’onboarding de vos travailleurs freelance. 

Qu’est-ce qu’un freelance ?

Le freelancing est un type de travail indépendant. Au lieu d’être employés par une entreprise, les freelances travaillent à leur compte, en tant qu’indépendants, fournissant leurs services sur la base d’un contrat ou d’un projet.

Les entreprises de tous types et de toutes tailles peuvent engager des freelances pour mener à bien un projet ou une tâche, mais les freelances doivent payer leurs propres impôts, leur protection sociale et leurs cotisations personnelles. 

Puisqu’ils travaillent pour eux-mêmes, les freelances doivent également prendre en charge leurs frais de vacances. En même temps, les travailleurs indépendants peuvent fixer leurs propres horaires de travail et prendre des dispositions qui correspondent à leur style de vie - en travaillant à distance ou dans les bureaux de leurs clients. 

Il existe de nombreux types de freelances, mais il s’agit généralement de travailleurs intellectuels qui possèdent un haut niveau de compétences et de connaissances dans un domaine, comme les concepteurs, les rédacteurs, les programmeurs, les développeurs, les traducteurs, experts SEO, les chefs de projet, etc.   

Quel statut juridique pour un freelance ? 

Les freelances n’ont par définition pas de contrat de travail salarié, ils adoptent en général le régime de la microentreprise (auto-entrepreneur), ou de l’entreprise individuelle. Des sociétés de portage salarial permettent aux travailleurs indépendants d’obtenir un statut de salarié pour bénéficier, entre autres, du régime général de la sécurité sociale. En contrepartie, la société de portage touche un pourcentage du chiffre d’affaires de l’indépendant.

Selon le type d’activité et les charges inhérentes, certains freelancers optent pour la création d’une société de type SASU, EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée), EURL ou SARLU.

Une fois une mission décrochée, le travailleur établit un contrat de prestation qui détermine la mission freelance, la durée et la rémunération. Le travailleur indépendant n’a pas de lien de subordination avec son client, il agit en tant que prestataire de services.

Quels sont les avantages et les inconvénients du travail en freelance ? 

Recruter un indépendant présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une mission ponctuelle ou d’un projet s’étalant sur la durée, le travailleur freelance apporte une flexibilité non négligeable. 

Les avantages des travailleurs freelance 

Voici pourquoi travailler avec des freelances peut être utile à l’entreprise :

En cas de charge de travail instable

Vous serez sûrement d’accord : il y a des périodes avec beaucoup de travail et d’autres où il n’y en a presque pas. C’est typique des entreprises qui travaillent sur la base de projets, comme les agences de marketing et de relations publiques ou les sociétés de développement informatique. Le fait d’engager des freelances et de s’appuyer sur un pool de freelances avec lesquels travailler régulièrement offre une flexibilité certaine. 

Pour la maîtrise des frais fixes et de la masse salariale

Les freelances ne comptent pas dans les charges de personnel. S’agissant de prestataires, ils sont comptabilisés en prestations de services et charges externes, ce qui permet à l’entreprise de conserver des frais fixes raisonnés. 

Certaines entreprises choisissent de ne pas lever de fonds au début de leur existence pour éviter la dilution ou pour disposer d’un processus décisionnel plus souple et plus rapide. Cependant, le fait de ne pas avoir de source de financement externe exige un contrôle rigoureux des coûts. Embaucher des personnes qui seront sous-utilisées parce que l’entreprise ne croît pas encore assez vite est une recette qui mène rapidement au désastre. La meilleure option est d’engager des freelances pour toutes les tâches ponctuelles ou irrégulières.

Pour répondre aux besoins de compétences rares

Imaginez que vous ayez à développer un ERP et que vous ayez besoin d’une personne ayant de l’expérience. Le projet devant être achevé dans six mois, la personne que vous embauchez ne sera plus utile par la suite. Quelles sont les options qui s’offrent à vous ? Engager un employé à temps plein et essayer de lui trouver un autre rôle une fois le projet terminé ou plutôt confier le projet à un travailleur freelance ?  

Des personnes qualifiées et disponibles immédiatement

Lorsqu’une expertise minimale est requise, il est facile d’engager des freelances et de s’appuyer sur un vivier de personnes susceptibles d’apporter leur créativité et de voir le problème d’un point de vue différent. Ceci est particulièrement valable pour les concepteurs, rédacteurs ou experts en marketing digital qualifiés. 

Le fait d’engager des experts avec des compétences et des expériences différentes ajoute de la valeur à l’équipe. Il semble que les freelances qui ont plus d’un client apportent un regard neuf et peuvent résoudre un problème plus rapidement, car ils ont déjà été confrontés à un défi similaire en travaillant pour un autre client.

Les limites 

Bien sûr, il y a des cas où l’embauche de freelances n’est pas la solution. Il s’agit notamment de processus complexes, de formation et d’intégration fastidieuses et, dans certains cas, de risques liés à la confidentialité des données et à la violation des droits de propriété intellectuelle. 

Comment intégrer un freelance dans une équipe ? 

Le freelance a par définition choisi de travailler en autonomie, ce qui ne signifie pas pour autant qu’il n’est pas capable de s’intégrer à une équipe, loin de là. Nous l’avons vu plus haut, les avantages à faire appel à un travailleur indépendant sont nombreux, reste à mettre en place quelques outils pour faciliter l’organisation et la communication au sein de l’équipe.

1. Prenez le temps de sélectionner votre freelance

Un freelance est bien souvent un expert en son domaine, et cela tombe bien, car vous avez besoin d’une personne immédiatement efficace pour votre projet. Pour autant, il reste un être humain, au même titre que les autres membres de votre équipe. Ces derniers, vous les avez sélectionnés avec soin, pour leurs compétences, mais aussi pour leurs capacités à s’adapter à vos méthodes de travail. Choisir un freelance devrait suivre la même logique. Au moment du recrutement, analysez ses compétences, mais aussi ses soft skills et assurez-vous que le profil corresponde bien aux attentes de l’équipe tout entière. 

2. Cherchez à comprendre comment travaille un freelance

Le travailleur indépendant aura évidemment un mode de fonctionnement différent. Même s’il s’efforcera de son côté de s’adapter aux besoins et aux attentes de l’équipe, il faudra vous aussi faire un pas dans sa direction. Par exemple, le freelance n’a pas toujours des horaires fixes, ses plages sont flexibles et ne correspondent pas toujours à celle de votre équipe. Vous pourrez évidemment définir des plages communes durant lesquelles organiser vos réunions d’équipe. Mais contraindre le freelance à adopter un rythme d’entreprise n’est pas forcément une bonne idée. 

3. Déterminez les responsabilités de chacun

Le freelance est en quelque sorte un électron libre chargé de s’intégrer dans une équipe déjà formée et dont les rôles et responsabilités sont clairement définis. Pour éviter toute confusion, il est important d’instaurer un climat de confiance ainsi que des conditions de travail favorables. Pour cela, vous pouvez utiliser une matrice RACI qui vous permettra de communiquer explicitement sur les rôles et les missions de chacun des membres de l’équipe.

4. Programmez l’intégration de votre travailleur freelance

Même s’il ne fait pas officiellement partie du personnel, le freelance va partager de longues heures de travail avec vous. L’accueil qui lui sera réservé devrait donc être le même que pour un travailleur salarié. Vous pouvez par exemple organiser un instant convivial lorsque débute la collaboration. C’est le moment de lui présenter les autres membres de l’équipe et de définir de quelles façons vous allez pouvoir communiquer et travailler ensemble. Abordez également les valeurs de l’entreprise, même si le freelance n’est pas tenu d’y adhérer. Soyez à l’écoute de ses demandes et des éventuelles difficultés auxquelles il pourrait être confronté.  

5. Faites-le participer au projet

L’autonomie du freelance a un coût, celui de se sentir parfois mis à l’écart d’une équipe faisant partie d’une même entreprise. Pour qu’il n’ait pas la sensation d’être un intrus ou une pièce rapportée, vous pouvez l’inviter aux activités de team-building, aux séminaires d’entreprise et bien sûr, à toutes vos réunions d’équipe. Si les compétences sont très importantes, le climat relationnel l’est tout autant pour mener à bien les projets de votre équipe.

Les outils de gestion de projet pour les freelance 

 L’autonomie et la liberté qu’apporte le statut de freelance peuvent être à double tranchant. Le travailleur indépendant doit en effet tout gérer, depuis sa prospection jusqu’à la comptabilité, en passant bien sûr par la gestion de projet en lui-même. 

Pour éviter de vous laisser submerger, d’accumuler les Post-its ou les onglets sur vos fichiers Excel, n’hésitez pas à utiliser des outils de gestion du travail.

• Planifiez vos projets sur Asana et faites le suivi de vos tâches sous forme de listes ou de calendrier;

• Utilisez vos tableaux Kanban ou un diagramme de Gantt pour visualiser l’avancement de votre travail;

• Servez-vous de la fonction Tableau de bord pour voir quelle part du projet a déjà été réalisée;

• Ajoutez des sous-tâches, fixez des deadlines et des rappels pour ne jamais manquer aucune échéance;

• Échangez avec les membres de votre équipe sur les projets en cours, toute la communication sera concentrée sur un seul et même endroit, et visible par tous;

Fédérer votre équipe au complet autour d’un projet

Salarié ou travailleur indépendant, chaque individu intervenant sur un projet requiert en fait le même niveau de considération. Embaucher un freelance pour la gestion de projet est de plus en plus courant, les avantages, nous l’avons vu, sont nombreux.  

Pour faciliter le recrutement et l’intégration de ces travailleurs indépendants, certaines entreprises créent des postes de Chief Freelance Officer (CFO). Un nouveau métier venu des USA, en plein développement en France et dont le rôle est d’assurer l’harmonisation de l’équipe. Pour ce faire, il recrute les bonnes personnes, il veille à leur intégration et il les fidélise. 

Que vous fassiez appel à un Chief Freelance Officer ou que vous vous chargiez vous-même du recrutement des freelances, vous aurez à gérer, organiser, communiquer ou encore déléguer. Avec Asana, vous pouvez concentrer tous vos outils de planification et de communication sur une seule et même plateforme.