Tableau de bord de projet

Présentation

Le Tableau de bord est une fonctionnalité intégrée aux projets. L’onglet Tableau de bord vous propose de prendre un peu de recul et de bénéficier d’une vue d’ensemble de la progression de votre équipe grâce à des diagrammes et des graphiques. Vous identifiez ainsi instantanément les freins éventuels afin de maintenir le rythme de vos projets.

L’onglet Tableau de bord comprend des indicateurs pertinents composés de données qui vous offrent un aperçu rapide de la progression du projet.

Le Tableau de bord est disponible pour tous les clients disposant d’une formule Asana payante (Premium, Business ou Enterprise).

accès aux graphiques préétablis

Pour accéder au Tableau de bord :

  • Cliquez sur l’onglet Tableau de bord depuis le projet de votre choix
  • Vous accédez alors à des graphiques dont les données sont automatiquement extraites par Asana.

Le Tableau de bord vous offre une vue d’ensemble des tâches de votre projet.

Personnalisez votre graphique pour visualiser les données qui vous intéressent.

Le Tableau de bord et ses graphiques

Vous pouvez consulter l’avancée de votre projet en temps réel depuis votre Tableau de bord. Utilisez les graphiques créés à partir de données extraites automatiquement, générez facilement des rapports et communiquez toute mise à jour de la progression du projet, avec clarté et fiabilité.

Éléments du Tableau de bord

Lorsque vous accédez à l’onglet Tableau de bord, plusieurs graphiques s’affichent. Aucune configuration n’est nécessaire, les données du projet sont extraites automatiquement. Les données sont mises à jour chaque fois que vous accédez à l’onglet Tableau de bord ou que vous actualisez la page. Ainsi, vous bénéficiez en permanence des toutes dernières informations.

Utilisez les options du menu déroulant situées à côté du titre des graphiques pour personnaliser ces derniers. Triez ainsi vos données comme bon vous semble, selon vos besoins.

Fonctionnement :

L’onglet Tableau de bord se compose de plusieurs éléments.

  • Comptes des tâches *(terminées, non terminées, en retard, total)
  • 3 graphiques personnalisables
  • Graphique de progression
  • Total des champs personnalisés numériques

Types de graphiques

Diagramme à barres

Tâches non terminées par section.

diagramme à barres

Pour personnaliser le diagramme :

  1. La flèche du menu déroulant à côté de Tâches par section vous permet de remplacer le champ section par le champ statut d’achèvement ou tout autre champ personnalisé disponible dans le menu déroulant. Vous accédez ainsi à une répartition verticale des points de données. Libre à vous de les comparer et de les mettre en perspective.

Vous pouvez :

  • Afficher les tâches par section pour identifier les points de blocages au sein de l’équipe
  • Modifier les champs personnalisés grâce au menu déroulant pour suivre la progression du projet et identifier les freins éventuels

Grahique en anneau

Tâches par statut d’achèvement - toutes.

donut chart, graphique en anneau

Grâce à ce diagramme, vous pouvez :

  • Obtenir un aperçu rapide de la santé de votre projet : par exemple, vos tâches non terminées représentent-elles une petite ou une grande part de l’anneau ?
  • Trier vos champs personnalisés et afficher une représentation visuelle de vos tâches par statut d’achèvement ou de vos tâches par section grâce aux options déroulantes.

tâches par section

Vous pouvez également afficher les jalons et les approbations par statut d’achèvement en utilisant la flèche du menu déroulant à côté de Tâches.

options déroulantes

Le menu déroulant de chaque graphique vous permet d’afficher une liste de champs et de les modifier pour comparer vos données. Ce menu déroulant modifie instantanément la façon dont les données sont organisées.

Graphique des tâches par responsable

Tâches par responsable - à venir.

graphique en bâtons de sucette

Ce graphique vous permet de :

  • Comprendre la répartition des tâches au sein de votre équipe. Identifiez rapidement les personnes productives et celles susceptibles d’être surchargées
  • Modifier les options de tri : afficher les tâches à venir, non terminées, terminées, en retard ou toutes les tâches, par responsable

Sur le graphique en bâtons de sucette, passez votre souris sur la barre du responsable de votre choix pour afficher le nombre de tâches qu’il doit accomplir. Seules les cinq premiers responsables (en fonction du nombre de tâches à accomplir) sont affichés sur votre tableau de bord. Cliquez sur + _ de plus pour afficher les autres responsables.

Graphique de progression

graphique de progression

Ce graphique vous aide à mesurer et suivre la vitesse à laquelle votre équipe progresse au fil du temps.

Total des champs personnalisés numériques

Il est possible d’ajouter un champ numérique à votre projet pour afficher sur votre graphique la somme totale de ses valeurs.

Enrichissez votre rapport de données : affichez la somme totale des champs personnalisés numériques du projet. Quels que soient vos champs personnalisés, les données qui y sont contenues sont extraites afin de créer un panneau numérique récapitulatif. Le menu déroulant vous propose une nouvelle fois des options de personnalisation.

champs personnalisés numériques

Il est possible de présenter le total de chaque champ personnalisé numérique d’un projet. Nous vous recommandons d’utiliser ce visuel lorsque vous comparez vos estimations aux chiffres réels (comparaison entre le budget prévu et les coûts réels par exemple), ou si vous souhaitez évaluer le temps passé sur le projet par votre équipe.

Si votre projet comporte des champs personnalisés numériques, ils s’afficheront automatiquement sur le Tableau de bord.

Exporter un graphique

Vous pouvez télécharger chaque graphique sous forme d’image (.png).

Si vous désirez ajouter des graphiques à votre mise à jour de statut, téléchargez le graphique souhaité et ajoutez-le simplement à votre mise à jour de statut en pièce jointe. Une fois téléchargé, il est aussi possible d’intégrer le graphique choisi dans un e-mail, un message Slack ou une diapositive de présentation pour rendre compte de la progression de l’équipe.

image

Pour télécharger un graphique sous la forme d’une image :

  1. Dans le Tableau de bord, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit du graphique souhaité.
  2. Cliquez sur Télécharger l’image

Il n’est pas possible d’exporter l’ensemble du tableau de bord sous la forme d’une seule image.

Obtenir des informations détaillées :

Afin d’obtenir plus de détails, zoomez sur les points de données en passant votre souris sur les différents visuels. Pour aller plus loin, cliquez directement sur la barre d’un graphique pour accéder aux tâches et obtenir des informations plus précises.

passer la souris sur le tableau de bord

Les sous-tâches n’apparaissent pas sur les graphiques et ne sont pas regroupées dans le panneau numérique. Pour que les sous-tâches apparaissent sur votre tableau de bord, vous devez les associer manuellement au projet concerné, comme indiqué dans notre guide.

Cas d’utilisation

Les visuels permettent aux utilisateurs d’avancer en toute confiance, car ils bénéficient d’un aperçu de leurs activités clés sous la forme d’une image claire et étayée par des données. Ces mêmes utilisateurs sont ainsi en mesure de présenter leur travail à divers collaborateurs en toute transparence, mais aussi de faciliter et accélérer l’exécution du projet. Vous visualisez le chemin parcouru et ce qu’il vous reste à accomplir.

Les managers, directeurs et responsables de programmes chargés de l’exécution des objectifs stratégiques de leur entreprise ont besoin de visuels pour se concentrer sur le travail qui compte vraiment.

Dans quel but utiliser le Tableau de bord ?

La fonctionnalité Tableau de bord d’Asana est un tableau de bord de données qui affiche des indicateurs clés de performance liés à des projets spécifiques. Il est possible d’afficher des indicateurs de performance et de progression pour un projet dans son ensemble, mais aussi de mettre en évidence les problèmes qui nécessitent une attention particulière.

Illustrez vos rapports de données visuelles : les personnes qui consultent ces rapports comprennent alors rapidement les informations présentées, puis sont en mesure d’analyser les résultats obtenus grâce à ces données.

Utilisez le Tableau de bord pour :

  • Suivre les activités d’un ou plusieurs projets et identifier tout frein ou obstacle potentiel
  • Suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs, puis rendre compte du statut des activités à la direction
  • Analyser les difficultés majeures de votre projet afin de les signaler aux participants grâce à différents visuels
  • Obtenir une analyse fiable de vos projets
  • Donnez du sens à vos données et prenez une longueur d’avance
  • Obtenir une vue d’ensemble de l’état d’avancement d’un projet

Utiliser ces graphiques et visuels pour communiquer c’est :

  • Gérer et simplifier votre flux de travail
  • Garantir responsabilité et transparence
  • Transformer vos données en plans d’actions exploitables
  • Transmettre un message plus percutant, plus rapidement

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.