Intégration des nouveaux employés

Lorsqu’un nouvel employé arrive, il est parfois difficile de lui donner toutes les informations dont il a besoin, de vérifier qu’il remplit les formalités nécessaires et que la transition se fait sans heurt : cela demande généralement de longs échanges d’e-mails. Habituellement, il faut huit mois pour qu’un nouvel employé atteigne sa productivité optimale. En utilisant un modèle de projet sur Asana, vous pouvez suivre le processus d’intégration du début à la fin. Les employés savent ce qu’ils doivent faire et où trouver les informations : ils sont opérationnels rapidement.

Vous souhaitez passer la configuration ? Essayez le modèle d’accueil des nouveaux employés sur Asana.

Créer un modèle d’intégration

  1. Créez un projet à utiliser comme modèle d’intégration. Nommez le projet « Modèle d’intégration RH [Nom] ». Pour chaque nouvel employé, vous copierez ce projet et modifierez le nom du projet avec son nom.

  2. Organisez le projet en y ajoutant des sections comme « Prestations sociales », « Plan épargne retraite », « Informatique » ou « Références ».

  3. Ajoutez des tâches à chaque section comme « Inscription pour les prestations sociales », « Inscription au plan épargne retraite », « Connexion de l’ordinateur aux imprimantes de l’entreprise ». Donnez des instructions claires dans la description de la tâche, joignez-y les fichiers nécessaires et utilisez les @mentions pour faire référence à d’autres tâches ou projets. Attribuez les tâches comme « Commander un ordinateur » à un membre du service approprié.

  4. Enregistrez votre projet comme modèle. Cliquez sur le menu déroulant dans le titre du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle. Ainsi, chaque fois qu’un nouvel employé arrive, il vous suffit de copier le modèle. Vous pouvez mettre à jour le modèle suite aux commentaires de nouveaux employés pour améliorer l’expérience d’accueil.

  5. Invitez les collègues concernés par le processus d’intégration à rejoindre le projet et attribuez des tâches à votre nouveau collègue.

  6. Lorsque le nouvel employé commencera, il saura quels documents remplir et quelles tâches accomplir pour finaliser son intégration. Les nouveaux employés peuvent également poser leurs questions directement dans une tâche et passer à l’étape suivante.

HR Onboarding Template project in Asana

Aller plus loin avec l’intégration

Intégration spécifique à une équipe

Outre le projet de RH pour les formalités et les prestations sociales, chaque équipe ou responsable peut créer projet modèle pour chaque intégration spécifique. L’intégration à une équipe peut comprendre des tâches qui concernent un rôle, mais pas l’entreprise entière. Si certaines des tâches sont les mêmes dans chaque modèle, vous pouvez enregistrer des tâches dans plusieurs projets pour éviter les doublons ou toute confusion.

Par exemple, l’équipe des ventes peut avoir un document concernant le pipeline des ventes et le lead scoring : créez une tâche dans le modèle pour l’examen de ces sujets et joignez les documents. Les tâches peuvent être « Prendre le café avec John » aussi bien qu’« Examiner le plan stratégique ». Attribuez-les aux membres de l’équipe adéquats pour que l’intégration de votre nouveau collègue se déroule sans heurt.

Utiliser des champs personnalisés

Avec les champs personnalisés, les informations importantes d’une tâche apparaissent clairement et sont facilement parcourues. Les noms et les valeurs des champs peuvent être personnalisés, et la création de champs déroulants, numériques ou textuels permet de saisir des informations précises. Pour l’accueil de nouveaux employés, l’utilisation d’une liste déroulante de priorités peut indiquer l’importance d’une tâche d’intégration et aider votre nouvelle recrue à prioriser son travail.

Vous pourriez aussi classer les tâches comme « à mettre en  œuvre » ou « pour référence », afin que les nouveaux employés trouvent facilement certaines informations, comme les plans du bureau, ou en conservent d’autres une fois la tâche connexe terminée, puisqu’il est ensuite possible de chercher et de trier par champ personnalisé.

Ajoutez des champs personnalisés à votre projet d’organisation d’événements en cliquant sur le menu déroulant des actions de projet et en sélectionnant Gérer les champs personnalisés. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés pour les dépenses ou les autres données que vous devez suivre.

Comment créer des champs personnalisés sur Asana Comment gérer les champs personnalisés sur Asana

Voir la progression de l’intégration

Si vous êtes responsable des RH, ajoutez les projets d’intégration des nouveaux employés à votre tableau de bord pour suivre leur progression. Vous pouvez également ajouter une tâche à votre intention directement dans le modèle pour penser à faire le point avec chaque nouvel employé après une semaine.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Utilisez Asana pour suivre tout le processus d’intégration.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de