L’intégration de nouveaux employés

Lorsqu’un nouvel employé arrive, il est parfois difficile de lui donner toutes les informations dont il a besoin, de vérifier qu’il remplit les formalités nécessaires et d’assurer la fluidité de la transition : cela demande généralement de longs échanges d’e-mails. Habituellement, il faut compter huit mois pour qu’un nouvel employé atteigne sa productivité optimale. En utilisant un modèle de projet sur Asana, vous pouvez suivre le processus d’intégration du début à la fin. Les employés savent ce qu’ils doivent faire, où trouver les informations et sont opérationnels rapidement.

Consultez cet article pour créer votre propre projet d’intégration et jetez un coup d’œil aux autres ressources partagées ci-dessous.

Ressources pour l’intégration des nouveaux employés Lien
Modèle créé par Asana Utiliser le modèle
Étude de cas Découvrez comment Weploy s’adapte à une croissance rapide en intégrant ses nouveaux employés grâce à Asana.

Comment créer un projet d’intégration des nouveaux employés

  1. Créez un projet à utiliser comme modèle d’intégration. Nommez-le « Modèle d’intégration RH [Nom] ». Pour chaque nouvel employé, vous dupliquerez ce projet et ajouterez son nom.

  2. Organisez le projet en y ajoutant des sections telles que « Prestations sociales », « Plan épargne retraite », « Informatique » ou « Références ».

  3. Ajoutez des tâches à chaque section, par exemple : « Inscription aux prestations sociales », « Inscription au plan épargne retraite », « Connexion de l’ordinateur aux imprimantes de l’entreprise ». Donnez des instructions claires dans la description de la tâche, joignez-y les fichiers nécessaires et utilisez les @mentions pour faire référence à d’autres tâches ou projets. Attribuez les tâches telles que « Commander un ordinateur » à un membre du service approprié.

  4. Enregistrez votre projet comme modèle. Cliquez sur le menu déroulant dans le titre du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle. Ainsi, chaque fois qu’un nouvel employé arrive, il vous suffit de copier ce modèle. Vous pouvez le mettre à jour en fonction des commentaires des nouveaux employés afin d’améliorer le processus d’intégration.

  5. Invitez les collègues concernés par le processus d’intégration à rejoindre le projet et attribuez des tâches à votre nouveau collègue.

  6. Lorsque le nouvel employé commencera à travailler, il saura quels documents remplir et quelles tâches accomplir pour finaliser son intégration. Les nouveaux employés peuvent également poser leurs questions directement dans une tâche et passer à l’étape suivante.

projet Modèle d’intégration RH sur Asana

Astuces pour gérer votre projet d’intégration des nouveaux employés

Vous avez beaucoup de nouveaux employés ? Suivez l’avancée de leur intégration dans un portefeuille

Que vous soyez responsable du recrutement ou que vous travailliez en étroite collaboration avec les nouveaux employés pour les intégrer, il peut être difficile de suivre les progrès de chacun, surtout si beaucoup de personnes commencent en même temps. Au lieu de conduire des entretiens individuels ou d’espérer qu’ils viendront vous poser leurs questions, vous pouvez garder un œil sur tout le monde en ajoutant les projets d’intégration à un portefeuille. Vous verrez ainsi tous les changements en un seul endroit et pourrez intervenir en cas de problème.

Créez aussi des projets d’intégration spécifiques aux équipes

Outre le projet de RH pour les formalités et les prestations sociales, chaque équipe ou responsable peut créer un projet modèle pour chaque intégration spécifique. L’intégration à une équipe peut comprendre des tâches qui concernent un rôle, mais pas l’entreprise entière. Si certaines tâches sont les mêmes dans chaque modèle, vous pouvez les enregistrer dans plusieurs projets pour éviter les doublons ou de perturber vos recrues.

Par exemple, le service commercial peut utiliser un document à propos du pipeline des ventes et du lead scoring : créez une tâche dans le modèle pour l’examen de ces sujets et joignez les documents. Les tâches peuvent être tout aussi bien « Prendre le café avec Jean » qu’« Examiner le plan stratégique ». Attribuez-les aux membres de l’équipe en question pour que l’intégration de votre nouveau collègue se déroule du mieux possible.

Utilisez des champs personnalisés pour trier les tâches d’intégration par priorité ou par type

Avec les champs personnalisés, les informations importantes d’une tâche apparaissent clairement et sont faciles à parcourir. Les noms et les valeurs des champs peuvent être personnalisés, et la création de champs déroulants, numériques ou textuels permet de saisir des informations précises. Pour l’accueil de nouveaux employés, l’utilisation d’une liste déroulante de priorités peut indiquer l’importance d’une tâche d’intégration et aider votre nouvelle recrue à établir ses priorités.

Vous pouvez aussi classer les tâches dans des catégories « à faire » ou « pour référence », afin que les nouveaux employés trouvent facilement certaines informations, comme le plan du bureau, ou en conservent d’autres une fois la tâche terminée, puisqu’il est ensuite possible de chercher et de trier par champ personnalisé.

Ajoutez des champs personnalisés à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés pour les dépenses ou les autres données à suivre.

Création d’un champ personnalisé sur Asana en cliquant le lien bleu en haut du projet

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.