Suivre le travail de son équipe avec un modèle gratuit de feuille de temps

Navré de vous décevoir, l’outil que nous vous proposons est bien loin de la pointeuse que vous apercevez dans les films d’époque. Rassurez-vous, le système ayant connu quelques évolutions, les feuilles de temps modernes vous permettront d’évaluer la charge de travail de votre équipe, de limiter les risques de burnout et d’évaluer l’ensemble des progrès réalisés.

En plus d’assurer le suivi des heures de travail, les feuilles de temps aident les entreprises à atteindre leurs objectifs commerciaux et à respecter leur budget. Ces tableaux de données contribuent ainsi à la réussite de vos projets et de vos équipes. Dans cet article, découvrez à quoi ressemble un modèle de feuille de temps et comment l’utiliser, mais aussi les avantages que présente un suivi du temps en ligne pour vous et votre équipe.

Suivi du temps en ligne ou manuel ?

Généralement imprimées en début de journée ou de semaine, les feuilles de temps vous aident à recenser les heures de travail réalisées par les membres de votre équipe. Même si l’idée est parfois tentante, utiliser des feuilles de temps sur papier présente quelques inconvénients non négligeables : faciles à perdre et peu adaptables aux changements de dernière minute, elles ne favorisent pas l’idée d’une unique source de référence.

Se tourner vers la technologie de suivi du temps en ligne est donc largement préférable de nos jours. Les feuilles de temps en ligne favorisent en effet la flexibilité et permettent aux équipes de déclarer leurs heures de travail en temps réel. Contrairement à celui sur papier, ce suivi en ligne vous offre la possibilité de :

• Partager les feuilles de temps au sein de votre équipe

• Visualiser les changements en temps réel

• Modifier les feuilles de temps en cas de besoin

• Créer des feuilles de temps pour des projets particuliers

• Ajouter de multiples variables aux feuilles de temps

Intégrer un suivi du temps en ligne au processus quotidien de votre équipe peut simplifier la gestion de la paie, vous aider à contrôler certains éléments comme les disponibilités et les dépenses de votre équipe, mais aussi réduire les risques de surmenage et de burnout. Même si vous utilisez des feuilles de temps sur papier pour recenser les heures de travail de vos employés, rien ne vous empêche d’utiliser Asana pour mieux coordonner leur charge de travail et gagner en efficacité.

Les différents types de feuilles de temps

Le type de feuille de temps que vous utiliserez dépendra non seulement de la fréquence à laquelle les membres de votre équipe sont payés, mais aussi des lois locales et nationales en vigueur. Faire concorder les feuilles de temps avec la période de paie de l’entreprise vous permet de clairement visualiser les blocs de temps, de calculer les salaires, voire même de mettre en commun le suivi du temps avec d’autres services.

Les types de feuilles de temps les plus fréquemment utilisés sont :

• La feuille de temps journalière : ce type de feuille de temps s’avère très utile si les membres de votre équipe ont des plannings de travail plutôt complexes. Ceux dont les horaires varient régulièrement devront faire bien attention à ne rien oublier de déclarer. Ces feuilles de temps permettent également de mesurer le temps alloué à certaines tâches quotidiennes comme les réunions internes, le travail administratif ou encore les projets en cours.

• La feuille de temps bimensuelle : cette feuille de temps vous aide à visualiser les performances de votre équipe par blocs de temps de 80 heures. Elle conviendra donc tout particulièrement aux employés recevant un salaire toutes les deux semaines (selon les lois locales et nationales en vigueur).

• La feuille de temps mensuelle : généralement alignée sur la période de paie des entreprises, cette feuille de temps offre un bien meilleur aperçu des heures de travail réalisées. Vous pouvez par exemple vous en servir pour analyser les taux d’utilisation et les modèles de travail de votre équipe.

Bien que les équipes choisissent généralement d’utiliser des feuilles de temps de type mensuel ou bimensuel, rien ne vous empêche d’en préférer une plus efficace ou plus pratique. Mais attention, veillez à bien vous renseigner auprès des équipes juridiques et RH de votre entreprise concernant les lois locales ou nationales à prendre en compte avant de modifier votre feuille de temps.

Comment utiliser un modèle de feuille de temps ?

Rassurez-vous, utiliser des feuilles de temps n’a rien de sorcier. Cependant, gare à celles et ceux qui les rempliraient à la légère. En effet, non seulement le service RH a d’autres choses à faire que de corriger vos oublis, mais votre salaire risquerait d’en prendre un coup. Pour éviter ce type de situation désagréable et limiter le risque d’erreur, expliquez clairement le processus à l’ensemble des membres de votre équipe.

1. Choisissez un modèle

La première étape pour assurer un suivi du temps consiste à sélectionner un modèle de feuille de temps. Vous disposerez ainsi d’un planning prédéfini à partir duquel travailler. Faites appel aux équipes juridiques et RH de votre entreprise pour choisir un modèle correspondant à la période de paie de votre équipe. Vous pouvez par exemple faire en sorte que le nombre total d’heures figurant au bas de chaque feuille de temps corresponde au contrat de chacun. Que vous préfériez vous concentrer sur la productivité de votre équipe ou sur la facturation des clients, libre à vous de personnaliser les feuilles de temps en fonction de vos propres besoins.

Une feuille de temps de projet peut par exemple recenser le nombre d’heures de travail allouées aux différentes tâches de celui-ci. Les membres de votre équipe peuvent également établir un suivi de leur temps de travail en dénombrant les heures consacrées à divers projets tout au long de leur journée.

Conseil : si votre équipe se compose en majorité d’indépendants ou encore raffole du télétravail, faites appel aux équipes juridiques et RH de votre entreprise pour créer un modèle de feuille de temps adapté à votre planning de travail unique en son genre. Un tableau de données avec des colonnes correspondant aux heures et des lignes aux jours fera très probablement l’affaire. Il vous suffira d’y apporter votre touche personnelle pour l’ajuster au mieux et répondre aux besoins de votre équipe.

2. Ajoutez les informations personnelles des membres de l’équipe

À chaque membre de l’équipe son modèle de feuille de temps ! D’où l’importance de les étiqueter. N’oubliez pas d’ajouter une section en haut de chaque feuille de temps pour y inscrire les éléments suivants :

• Nom du membre de l’équipe

• Nom du responsable

• Service

• Dates de la période de paie

• Taux horaire

Ces informations permettront à votre équipe de rester organisée et favoriseront un suivi standardisé des feuilles de temps à long terme.

Conseil : le suivi du temps en ligne permet de mieux vous organiser et de gagner en efficacité. Appuyez-vous sur la fonctionnalité de gestion des ressources d’Asana pour intégrer un outil de suivi du temps et garder une trace de l’ensemble des feuilles de temps, les partager avec d’autres services, préparer des évaluations de performance ou encore facturer des clients.

3. Incluez des catégories personnalisées

Ajouter certaines catégories à vos modèles de feuilles de temps peut vous donner un aperçu plus précis des heures de travail réalisées par votre équipe. En voici quelques exemples :

• Heures supplémentaires

• Heures de congé

• Heures de congé de maladie

Ou encore, selon le type de feuille de temps que vous utilisez :

• Heures passées à travailler sur chaque projet

• Heures facturables

• Temps total passé en réunion

• Temps de déplacement

• Tâches administratives (e-mails, gestion des tâches, rapports hebdomadaires, etc.)

L’ajout de ces quelques catégories personnalisées aide les membres de votre équipe à mieux compter les heures passées loin de leur bureau. Il serait dommage de perdre la notion du temps et d’oublier de déclarer certaines heures de dur labeur.

Conseil : n’abusez cependant pas des catégories. Les membres de votre équipe pourraient s’y perdre et ainsi mal remplir leur feuille de temps. Pour trouver le bon équilibre, évitez les catégories qui se chevauchent (les heures facturables et les heures passées à travailler avec des clients par exemple). En effet, votre équipe risquerait de déclarer son travail en double ou au contraire d’en oublier la moitié.

4. Formez les membres de votre équipe à l’utilisation des feuilles de temps

Avant d’utiliser votre nouveau modèle de feuille de temps, proposez aux équipes juridiques ou RH d’organiser une séance de formation pour en expliquer clairement le fonctionnement à votre équipe. Saisissez cette occasion pour rappeler l’ensemble des règles qui s’appliquent, par exemple :

• Le délai dans lequel compléter la feuille de temps

• Comment gérer les heures supplémentaires

• La marche à suivre en cas de retard

Il sera bien évidemment préférable que cette formation soit encadrée par un membre de l’équipe ayant connaissance des lois locales et nationales applicables en matière de paie.

5. Assurez le suivi des heures de travail

Une fois votre équipe formée à l’utilisation des feuilles de temps, plus d’excuses ! Chaque membre de votre équipe devra assurer son propre suivi du temps, et ce, sans faire d’erreurs. Vous ne pouvez évidemment pas passer votre journée derrière leur dos à noter leurs moindres faits et gestes. Rien ne vous empêche cependant de leur donner un petit coup de pouce et de guider ceux qui en éprouvent le besoin.

Vous pouvez également leur faire gagner un temps précieux en leur prodiguant quelques conseils comme :

• Chronométrer le temps consacré au suivi de projet.

• Noter le temps passé à travailler sur chaque projet.

• Enregistrer son heure d’arrivée et de départ du travail.

• Tester des techniques de gestion du temps, comme le « Timeboxing » ou le « Time blocking ».

Disposer d’un processus de suivi du temps permet aux membres de votre équipe de se concentrer sur le travail qui compte vraiment tout au long de la journée.

Conseil : lorsque le suivi du temps fait partie intégrante du processus de travail, il devient naturel aux yeux de votre équipe. Plus efficace qu’un modèle de feuille de temps peu adaptable, un outil en ligne vous permettra d’enregistrer facilement vos tâches et d’en faciliter le suivi.

6. Faites l’addition

Très pratiques, les modèles de feuilles de temps simples permettent de visualiser clairement les heures travaillées. Vous devrez cependant toujours veiller à bien calculer le temps de travail total en additionnant entre elles les heures de chaque journée. L’avantage d’utiliser une feuille de temps alignée sur la période de paie de votre entreprise est la visualisation claire qu’elle offre à vos employés quant au salaire qu’ils recevront par rapport au total d’heures travaillées.

Calculer le temps total travaillé avec vos feuilles de temps peut également vous aider à évaluer la disponibilité de votre équipe et à planifier les projets futurs. Si vous remarquez une charge de travail trop importante, vous pourrez y remédier en ajustant les horaires de travail de vos collègues en conséquence.

Conseil : pour calculer le temps de travail total, rien de mieux que d’utiliser un logiciel en ligne. Simplifiez-vous la vie et utilisez des formules de calcul automatique et des tableaux de données pour visualiser en toute simplicité les heures de travail. Qui sait ? Cela vous permettra peut-être de découvrir certaines tendances jusqu’alors insoupçonnées.

Modèle et exemple de feuille de temps

Découvrez ci-dessous un exemple de feuille de temps sur 2 semaines dans lequel plusieurs informations sont à remplir, et ce, pour chaque jour de la semaine. Par exemple :

• Heure d’arrivée

• Heure de début de la pause-déjeuner

• Heure de fin de la pause-déjeuner

• Heure de départ

• Congés annuels/maladie

• Heures normales

• Heures supplémentaires

• Total des heures travaillées

Ce modèle de feuille de temps inclut de nombreuses variables comme les pauses-déjeuner, les absences et les heures supplémentaires. Tant que les membres de votre équipe déclarent correctement le temps passé, ce modèle devrait vous assurer un compte rendu précis des heures travaillées. Il sera tout de même préférable d’y jeter un coup d’œil et de corriger les erreurs éventuelles avant de le remettre au service RH.

Vous cherchez un modèle de feuille de temps sur plusieurs semaines ? La version gratuite à télécharger ci-dessous devrait répondre à vos attentes. Vous pouvez également vous en servir pour créer des modèles de feuilles de temps journalières, hebdomadaires ou mensuelles pour votre équipe. Assurez-vous seulement de les soumettre aux équipes juridiques et RH de votre entreprise et d’y apporter les modifications nécessaires avant toute utilisation.

Gérez vos processus et assurez le suivi du temps sur une seule plateforme

Bien que les modèles de feuilles de temps à imprimer puissent sembler pratiques pour commencer, croyez-nous, un suivi du temps en ligne restera tout de même idéal. Il vous permettra de gagner en flexibilité, de corriger les erreurs, d’assurer le suivi des heures de travail en temps réel et de surveiller les performances de votre équipe. Avec un logiciel de gestion du travail comme Asana, simplifiez-vous la vie et gérez l’ensemble de vos processus, de l’attribution des tâches au suivi du temps, sur une seule plateforme.