Qu’est-ce qu’une epic Agile ? En avez-vous besoin ?

Il n’existe pas de solution unique pour la gestion de projet. Les méthodes linéaires, comme la gestion de projet en cascade, font passer les projets par différentes phases dans un ordre séquentiel. Les méthodologies de gestion de projet Agile, comme Kanban et Scrum, utilisent un processus itératif, permettant aux équipes d’adapter et d’ajuster le projet au fur et à mesure de leur travail.

Si vous avez déjà utilisé la méthodologie Agile, vous savez que les projets Agile sont divisés en sprints, qui sont des blocs de travail de 2 à 4 semaines. Avant chaque sprint, les membres de l’équipe extraient des tâches d’un backlog produit. Chaque tâche individuelle est appelée user story.

Dans ce système, deux situations peuvent se produire :

1. Le user story est trop volumineux pour être géré par une seule personne et doit être décomposé en éléments plus petits.

2. Les user stories sont liées et contribuent à un objectif plus large. 

Dans les deux cas, vous pouvez utiliser des epics pour organiser les user stories et travailler sur des composants plus faciles à gérer pour chaque sprint. 

Qu’est-ce qu’une epic Agile ?

Une epic est un ensemble de tâches, composé de petites tâches et de user stories, que votre équipe termine au cours de plusieurs sprints. Les epics créent une hiérarchie du travail, reliant les user stories aux objectifs à long terme du projet et permettant à votre équipe de comprendre facilement l’impact de chaque sprint. 

Quel est le rôle des epics dans le management agile ?

Comme tout travail, vos epics sont en définitive reliées à vos objectifs commerciaux généraux. Voyons cela pas à pas pour comprendre comment procéder : 

1. Votre équipe se fixe des objectifs annuels.

2. Ces objectifs annuels sont divisés en grandes initiatives (en fonction de la taille de votre équipe, vous pouvez avoir 1 à 3 initiatives par trimestre).

3. Chaque initiative est composée d’une variété d’epics, qui constituent les grandes masses de travail au sein de l’initiative.

4. Chaque epic est ensuite décomposée en une user story.

5. Les user stories sont stockées en tant qu’éléments du backlog produit.

En utilisant des epics et des initiatives, vous pouvez clairement relier des objectifs plus larges à des user stories individuelles afin que votre équipe sache toujours pourquoi son travail est important, à l’instar du format de la pyramide de la clarté.

Prenons l’exemple du lancement d’une mise à jour produit. Le résultat global est le lancement, mais cela ne donne pas beaucoup d’informations à ceux qui travaillent sur le projet. Les membres de l’équipe qui examinent cet objectif ne savent pas comment l’atteindre, ce qui peut vite devenir décourageant. En décomposant le projet en une feuille de route produit et, plus tard, en epics, vous pouvez réduire ce sentiment de surmenage, stimuler la productivité et renforcer le moral.

Les avantages des epics Agile

Les epics Agile font avancer les projets en transformant de grandes quantités de travail en tâches concrètes. Sans elles, les projets risquent de stagner et les équipes peuvent être victimes de burnout en travaillant sans but précis. 

Divisez les charges de travail importantes en tâches

Les objectifs généraux que vous créez en tant que thèmes Agile sont d’excellents guides de projet, mais ils ne vous aideront pas à accomplir le travail. Pour cela, vous aurez besoin de tâches plus détaillées. Dans les projets Agile, ces tâches détaillées, appelées user stories, sont regroupées en epics. En utilisant des epics, vous pouvez suivre la progression de vos objectifs au fur et à mesure que les membres de l’équipe terminent les stories qui leur sont attribuées.  

Définissez le « qui, quoi, quand » des projets

Décomposer les initiatives en epics vous montre comment le travail sera effectué. Pour chaque epic, vous indiquerez également le Product Owner, la personne responsable de l’achèvement, les tâches à accomplir et une échéance. 

Permettre aux parties prenantes de consulter le statut du projet en un clin d’œil

Les epics regroupent les user stories sous un même toit. Lorsque les parties prenantes externes et internes ont besoin d’accéder à des informations, qu’il s’agisse d’une échéance ou d’un rapport d’avancement, elles peuvent simplement vérifier la progression de vos epics Agile. Cela élimine le besoin de réunions de suivi inutiles et d’interruptions quotidiennes. 

Faciliter le suivi du travail

Les epics sont limitées dans le temps, ce qui signifie qu’elles ont une date de début et une date de fin. Grâce à des graphiques d’avancement et des rapports visuels, vous pouvez utiliser une epic pour suivre la progression globale du projet. 

Réduire la dérive des objectifs

Lorsque vous élaborez votre plan de projet, vous déterminez la portée du travail et les livrables. Mais les projets Agile sont flexibles, c’est l’un de leurs principaux avantages. Cette flexibilité est idéale pour inspirer la créativité, mais pas pour respecter la portée initiale. Les epics aident à prévenir la dérive des objectifs et le surmenage en définissant des tâches ciblées.   

Booster la productivité

Les objectifs généraux et ambitieux peuvent sembler insurmontables. Il est difficile de travailler sur un projet qui n’est encore qu’un concept. Pour progresser sur ces types d’objectifs, vous devez transformer le travail en quelque chose de réalisable. Les équipes seront plus motivées à terminer les epics que si elles poursuivaient simplement des initiatives plus importantes.

Exemple d'epic Agile

Pour mieux comprendre le fonctionnement des epics, prenons un exemple. 

Cette année, vous avez défini un OKR pour améliorer la satisfaction des clients. Vous recevez des commentaires de clients indiquant que certains de vos clients d’entreprise ne sont pas satisfaits des rapports visuels de votre produit. Au lieu de se contenter de pourcentages, ils veulent un rendu plus impressionnant et professionnel qu’ils pourront partager avec fierté. Ces informations sont utiles, mais elles sont trop générales pour être exploitées en l’état. 

Objectif : augmenter la satisfaction client de 10 % cette année.

Initiative : améliorations du produit au T1

Epic : créer un meilleur tableau de bord de rapports pour que l’utilisateur final puisse suivre la progression dans l’application.

User stories : 

• Je souhaite disposer d’un tableau de bord pour les rapports, afin de pouvoir consulter rapidement les données.

• Je souhaite télécharger des rapports afin de pouvoir les partager avec les parties prenantes.

• Je souhaite disposer de graphiques pour présenter le travail visuellement, afin de pouvoir les inclure dans des rapports et des présentations formels.

• Je souhaite ajouter toutes les parties prenantes à Mon tableau de bord, afin que chacun ait accès à la progression du projet.

Créer une epic Agile

Lorsque vous créez une epic Agile, abordez-la sous un angle stratégique. L’epic guidera votre travail et vos tâches quotidiennes. Elle doit être suffisamment petite pour être terminée (ce n’est pas la phase d’idéation) et suffisamment spécifique pour que vous puissiez mesurer sa réussite. 

Étape 1 : définir l'epic

Pour maximiser les avantages de vos epics, suivez ces bonnes pratiques.  

1. Suivez les objectifs intelligents. Rendez chaque epic SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini. Lorsque vous créez une epic, vous devez supprimer toute ambiguïté et généralisation. Les objectifs intelligents permettent de cibler et de détailler les epics, afin que chacun sache exactement à quoi s’attendre. 

2. Définissez la façon dont vous allez mesurer les objectifs. En d’autres termes, comment saurez-vous que le projet est terminé ? C’est à ce moment-là que vous décidez des résultats spécifiques, à la fois quantitatifs et qualitatifs. 

3. Utilisez un système pour suivre la progression et en rendre compte. Assurez-vous de créer des epics dans un système où vous pouvez suivre et rendre compte correctement de la progression et surveiller les backlogs. Au moment de choisir l’outil à utiliser, tenez compte des parties prenantes, de vos priorités et de la capacité de l’équipe. Si vous préférez disposer d’une source d’information centralisée où tout le monde a accès au travail, par exemple, recherchez un outil ou une structure qui le permet. 

4. Fixez un délai. Les epics ne doivent être ni trop longues ni trop courtes. L’échéance peut varier, mais pour inclure plusieurs sprints, vous devez viser entre 1 et 4 mois pour chaque epic. 

Étape 2 : divisez votre epic en scénarios utilisateurs individuels

L’objectif d’une epic est de combler le fossé entre vos objectifs les plus importants et vos user stories les plus petites. N'oubliez pas : une user story est le résultat souhaité de l'epic, du point de vue de l'utilisateur final.

Par exemple, imaginons que la user story principale qui guide votre epic Agile est la suivante : « En tant que client, je souhaite réduire le temps nécessaire pour obtenir ce dont j’ai besoin dans le produit. » Une petite user story pourrait être : « En tant que client, je souhaite réduire le nombre de clics nécessaires pour accéder à mon tableau de bord Personal. »

Étape 3 : décidez comment hiérarchiser votre epic

La plupart des équipes choisissent un cadre Agile en raison de sa flexibilité. Lorsque vous décomposez vos epics Agile en user stories plus petites, n'oubliez pas que cela doit fonctionner pour votre équipe. Ces répartitions sont des suggestions, pas des règles. Pour déterminer la répartition à utiliser, tenez compte de la taille de l'epic, de son niveau de priorité et de ses éventuelles dépendances.

Par processus

Pour utiliser des processus pour vos epics, vous devez les décomposer en tâches. Ces tâches sont ensuite utilisées pour créer un processus, dans lequel vous pouvez ajouter des membres de l’équipe, des échéances et des dépendances, le cas échéant. Le principal avantage d’un processus est sa fonctionnalité, qui permet à un chef de projet de déléguer, de distribuer et de hiérarchiser les tâches. Si vous utilisez un outil de gestion de projet, vous pourrez également automatiser ces tâches de processus et connecter des applications qui vous aideront à mieux travailler.

Par chronologie

Le temps est un moyen simple de hiérarchiser le travail. Elle vous permet d’examiner l’épopée dans son ensemble et de décider si elle peut s’intégrer dans un sprint ou si vous devez la diviser en plusieurs sprints. Utilisez ce système lorsque vous devez utiliser des échéances pour hiérarchiser le travail. Pour une meilleure convivialité, vous pouvez également structurer visuellement la chronologie sous la forme d’un diagramme de Gantt. 

Par rôle

Certaines épopées sont davantage définies par les rôles de l'équipe que par les tâches elles-mêmes. Dans ce cas, l’epic Agile sera décomposée par rôle et par équipe. Vous structurerez l'epic en fonction de l'équipe dont vous avez besoin. Si vous travaillez sur le lancement d’une fonctionnalité, votre répartition des rôles pourrait être la suivante :

Epic Agile : lancement d’une nouvelle fonctionnalité

• Rôle : ingénierie

  • Tâches

• Rôle : responsable marketing produit

  • Tâches

• Rôle : designer

  • Tâches

Faites de votre prochain projet une réussite

La gestion de projet Agile est une méthode de planification du travail plus flexible et adaptable, et les epics Agile vous aident à mener à bien ce travail. Elles aident à démystifier le travail et à clarifier tous les aspects du projet, améliorant ainsi le processus à chaque itération de sprint. Grâce à cette clarté et à cette orientation, l’équipe peut se concentrer sur le travail qu’elle fait le mieux, en faisant avancer les projets avec moins d’efforts et plus de concentration.